Complexe big data-puzzels: hoe kun je er als controller het beste mee omgaan?

Immers, controllers beleven ook op het werk veel plezier aan het verklaren van de organisatieprestaties uit een complexe gegevenspuzzels. Door de toenemende hoeveelheid data in combinatie met voortschrijdende technologie, worden die puzzels wel steeds complexer. Hoe ga je daar als controller mee om?

Voor een groot bedrijf in de consumentenelektronica heb ik een paar jaar geleden eens de eerste aanzet gegeven tot het oplossen van zo’n ingewikkelde puzzel. Het verzoek vanuit de organisatie was om een model te ontwikkelen ter ondersteuning van het forecastproces voor de resultatenrekening. Het forecast-model was in feite de gehele puzzel en alle puzzelstukjes tezamen vormden de nettowinst. 

Puzzelstukjes vergelijken
Hoe werkt zo’n puzzel? Laten we als voorbeeld een puzzel nemen waarvan elk puzzelstukje een grootboekrekening voorstelt. De som van deze grootboekrekeningen vormt dus de nettowinst, in dit geval de geforecaste nettowinst. Wanneer je nu een kopie maakt van deze puzzel en die het label ‘budget’ opplakt, kan je de totale puzzel maar ook de individuele stukjes één op één vergelijken. Verder zijn er altijd bepaalde rekenregels tussen de puzzelstukjes. De ene keer moet je optellen, de andere keer aftrekken of een gewogen gemiddelde pakken, maar uiteindelijk vormen ze tezamen de nettowinst. 

Miljoenmiljard
De hoeveelheid puzzelstukjes hangt af van tot op welk detailniveau je de nettowinst wilt verklaren. Nieuwe technologie en, daarmee samenhangend, de opkomst van big data zorgen ervoor dat dit soort puzzels letterlijk kunnen uitgroeien naar een miljoenmiljard stukjes. Stel, we focussen ons binnen de grootboekrekening op het puzzelstukje ‘brandstofkosten’. Uit onderzoek blijkt dat die kosten hoger zijn dan begroot. Je kunt dan bijvoorbeeld een analyse maken van de data uit de brandstofkaarten. Deze kan bestaan uit variabelen zoals tankstations, brandstofverbruik van het wagenpark en brandstofprijzen om een eerste verklaring te kunnen geven. Hiermee splits je in feite het puzzelstukje brandstof in nog kleinere puzzelstukjes, en dit is nog maar het begin. Wanneer je met big data-vraagstukken te maken krijgt, neemt het aantal puzzelstukjes exponentieel toe naar een miljoenmiljard en zelfs meer! 

Algoritmes
De puzzel van de organisatie in consumentenelektronica had slechts een paar honderd variabelen, maar dat maakt voor de benadering van het vraagstuk niet uit. Je past namelijk altijd hetzelfde grapje toe, of het nu tien of een miljoenmiljard puzzelstukjes betreft. Dit is de manier waarop developers naar dergelijke puzzels kijken. Het maakt een goede developer namelijk niet uit of de puzzel nu het label ‘forecast’ of ‘budget’ heeft, of dat de totale puzzel het predicaat ‘nettowinst’ heeft. Het zijn voor hem allemaal variabelen, die allemaal andere eigenschappen hebben met onderling bepaalde rekenregels. In de basis zit dezelfde logica erachter, met dezelfde soort algoritmes. 

 
Verstopte oplossingen
Wanneer je als controller échte big data aan de puzzel wilt toevoegen, is het de vraag of je de verbanden nog wel zelf kunt leggen, omdat je domweg niet de tijd – en misschien ook niet de kennis van IT en algoritmes- hebt om die te analyseren. Dat is jammer, want verstopt in de big data-puzzelstukjes ligt hoogstwaarschijnlijk het antwoord op de vraag hierboven over de brandstofkosten. Denk hierbij aan gegevens uit de auto’s over het rijgedrag van werknemers of aan informatie over het weer en verkeer. De oplossing van de puzzel over brandstofkosten komt met de toenemende beschikbaarheid van big data dan ook niet meer uit de koker van de controller maar van de developer.

Samenwerken met IT
Besef dat er vanuit de organisatie steeds meer vraag komt naar het oplossen van complexe puzzels. Die kun je als controller geven, maar samenwerking met IT’ers zal vaker noodzakelijk zijn. In veel gevallen zullen zij niet snel het verband leggen tussen de hoger brandstofkosten en de veelvuldige sneeuwval met ellenlange files tot gevolg tijdens de voorbije periode, Wél kunnen developers, met gerichte sturing van een controller, de antwoorden uit de verschillende systemen halen. Dus misschien is het een goed moment om een developer op je verlanglijstje te zetten.

Christiaan Vrieling is controller en bedrijfskundige, gespecialiseerd in vraagstukken rondom business intelligence. Hij is ondernemer en directeur van SUMMAVIEW, een jong bedrijf gespecialiseerd in Team Business Intelligence. Christiaan schrijft graag over onderwerpen als data-science, machine learning, database-optimalisatie en fancy dashboards.