Besparen door inkoopuitbesteding

Inkoop wordt nog mondjesmaat uitbesteed. Als de indruk leeft dat het uitbesteden van inkoop betekent dat relaties met leveranciers of het uitgeven van geld aan derden overgedragen wordt, bestaat er begrijpelijkerwijs terughoudendheid. Maar organisaties onderkennen ook de noodzaak van een professionele inkooporganisatie die de gewenste toegevoegde waarde levert aan de overige bedrijfsactiviteiten. De realiteit laat zien dat het lastig is om zelf een ‘Best in Class’ inkoopfunctie op te bouwen én in stand te houden, Wellicht is het daarom de moeite waard uitbesteding van inkoop te overwegen?

Uitbesteden levert geld en kennis op
Uitbesteden van inkoop levert geld en kennis op. En daarvoor hoeft u helemaal niet de regie uit handen te geven. Maar zijn organisaties bereid hun inkoopfunctie over te dragen aan een derde? En evenzeer belangrijk, kan de markt van inkoopdienstverleners invulling geven aan de uitbesteding van inkoop?

Het uitbesteden of outsourcen van inkoop gebeurt nog weinig. “Zonde, want het bespaart kosten en kan betere resultaten opleveren”, weet Fulco van Esveld. De managing consultant bij inkoopdienstverlener Emeritor is in het kader van zijn MBA studie recent afgestudeerd op het onderwerp ‘outsourcen van inkoop’. Uit zijn op theorie én praktijk gebaseerde onderzoek blijkt dat dit vele voordelen biedt.

Van Esveld: “Met name het uitbesteden van de indirecte inkopen levert meerwaarde op. Een organisatie kan zich hierdoor focussen op haar primaire activiteiten en tegelijkertijd meer resultaat halen uit de inkoop van producten en diensten voor o.a. HR, Facilities, gebouw gebonden kosten, ICT en marketing. Dit wordt immers overgenomen door inkoopspecialisten die dit dagelijks doen op basis van benchmarkinformatie en met grondige kennis van leveranciersmarkten. Iets wat de meeste bedrijven, ook door de veelheid aan verschillende inkooppakketten, zelf niet kunnen bijhouden”.

Marktontwikkelingen
De inkoopfunctie heeft zich de afgelopen jaren sterk geprofessionaliseerd. Inkoop heeft zich ontwikkeld van een ondersteunende, administratief georiënteerde functie tot een innovatie-bevorderende, waarde toevoegende bedrijfsactiviteit, opererend vanuit een integrale ketenbenadering. Het verschilt echter van organisatie tot organisatie of deze ontwikkeling daadwerkelijk plaatsgevonden heeft.

Voor het uitbestedingsvraagstuk is het daarom in eerste instantie van belang om vast te stellen of inkoop binnen de organisatie als een strategische activiteit wordt gezien. Bij organisaties die veel activiteiten outsourcen, een ‘cost leadership’ strategie volgen, een groot inkoopvolume hebben en een aanzienlijke macht op leveranciersmarkten, is inkoop veelal een strategisch wapen en is uitbesteding niet aannemelijk. Voor in hoge mate verticaal geïntegreerde organisaties, met overwegend indirecte inkoopuitgaven is inkoop waarschijnlijk alleen operationeel relevant en is uitbesteding een veel reëlere optie.

De markt voor inkoopdienstverlening is het afgelopen decennium flink gegroeid en is vandaag de dag volwassen en sterk concurrerend. Nieuwe aanbieders zijn toegetreden, variërend van ZZP’ers tot detacheerders en van uitzendbureaus tot de grote, internationale consultancy bureaus. Dit betekent dat inkoopdienstverleners zich moeten herpositioneren en bepalen hoe hun diensten vorm te geven om winstgevendheid en continuïteit zeker te stellen. Inkoopuitbesteding heeft nog geen prominente plaats bij inkoopdienstverleners, maar er wordt over nagedacht hoe deze dienstverlening te ontwikkelen.

Voor- en nadelen van het uitbesteden van inkoop
Er zijn veel voordelen aan het uitbesteden van inkoop . Enerzijds is dit het kunnen focussen op strategische inkoopactiviteiten. Anderzijds betekent het toegang tot externe kennis en capaciteit. Verder biedt uitbesteding operationele flexibiliteit en de mogelijkheid om sneller in te spelen op ontwikkelingen. En natuurlijk kostenvoordelen.

Vaste kosten worden omgezet in variabele kosten en efficiënter werken, onder andere door de inzet van inkoopsystemen, levert lagere kosten van de inkoopfunctie op. Maar het belangrijkste bij het uitbesteden van inkoop is het realiseren van hogere besparingen . De inkoopdienstverlener is dagelijks in de markt aanwezig en kan sneller tot een beter resultaat komen . Nadelen zijn  het verlies van controle, afhankelijkheid van de inkoopdienstverlener, het mogelijk teruglopen van innovaties en de impact op relaties met leveranciers. Ook wordt genoemd het overdragen van de verantwoordelijkheid voor het uitgeven van geld aan een derde, wanneer bij organisaties het idee leeft dat dit één van de consequenties van uitbesteding is.

Inkooppotentieel
Dat het uitbesteden van inkoop soms nog gevoelsmatig een drempel heeft, en bij medewerkers op weerstand stuit, snapt Van Esveld heel goed. “Het geeft wellicht het idee dat een ander de portemonnee beheert. Dat is heel begrijpelijk, maar zeker niet het geval. Sterker nog, een bedrijf houdt de regie volledig in handen. Ze blijft altijd bepalen bij welke leveranciers, tegen welke prijs, welke producten en diensten afgenomen worden. Ze bepaalt ook zelf welke mate van risico gelopen wordt bij de levering.”

Uitbesteden kan stap voor stap. Organisaties die de uitbesteding van inkoop overwegen, zouden zich achtereenvolgens de volgende vragen moeten stellen:
•    Is inkoop een strategische activiteit of niet?
•    Welke doelstellingen wil de organisatie met inkoop realiseren?
•    Zijn deze doelstellingen te realiseren met de huidige inkoopbezetting?
•    Zo niet, is de organisatie in staat hiervoor de juiste mensen aan te trekken en te behouden?
•    Welke inkoopcategorieën en -activiteiten lenen zich voor uitbesteding?
•    Is de business case (kosten versus besparingen) voor het uitbesteden van inkoop haalbaar?
•    Welke dienstverlener past het beste bij de organisatie voor uitbesteding van de inkoop? 

Drs Fulco van Esveld MBA (44) is Managing Consultant bij Emeritor en werkt bijna 15 jaar aan verbetering van de inkoopfunctie in de private sector. Op basis van jarenlange inkoopervaring heeft hij de afgelopen jaren als programmamanager inkoopverbeteringen gerealiseerd die daadwerkelijk bijdragen aan de doelstellingen en ‘bottom line’ resultaten van de onderneming.