‘Bank spelen is niet onze doelstelling’

‘Wat wij doen is altijd maatwerk’, zegt John van Asperen. ‘Wij werken voornamelijk projectmatig. De systemen van Schiphol en de Rotterdamse haven zijn goede voorbeelden van wat we realiseren. We maken, installeren en onderhouden de systemen.’ Omdat HITT aan grote projecten werkt, gaat inkoop om grote bedragen.

‘Wij spelen als het ware aannemer voor onze opdrachtgever en sturen subaannemers aan. Als er één partij verantwoordelijk is, voorkom je gaten in de leveranties.’ Het ICT-bedrijf maakt software, maar koopt namens de opdrachtgever de benodigde hardware in, zoals computers, infrastructuren, sensoren en soms ook gebouwen.

Positieve kasstroom
Alleen al bij een recent project van HITT – de haven van Hongkong – ging 20 miljoen euro om, waarvan het Nederlandse bedrijf ruim de helft had ingekocht via subaannemers. HITT zorgt ervoor dat de opdrachtgever eerder betaalt dan dat het zelf kosten maakt voor inkopen.

‘Als wij eerder inkopen dan dat we daarvoor betaald worden, rekenen we daar uiteraard een bepaalde rente over. Per opdracht verschillen de afspraken daarover. Feit is dat vooruitbetaling sowieso een positieve kasstroom en een batig saldo oplevert. Bank spelen is niet onze doelstelling, maar soms gaat het wel zo.’

Goed begeleiden
HITT focust op inkoop bij de inrichting van corporate performance management. Veel van het huidige management informatiesysteem van HITT is dan ook op inkoop geënt. ‘Inkoop moet je goed begeleiden en bijsturen waar en wanneer nodig. We moeten alle projecten heel compleet in beeld brengen’, verduidelijkt Van Asperen. ‘Natuurlijk konden we dat al wel, maar het kon veel efficiënter. Dat realiseren we door te focussen op inkoop bij de implementatie van ons CPM-systeem.’

Volledigheid en detail
De CFO van HITT legt de inkooporganisatie voortdurend onder de loep. HITT’s inkoopmanager is uiteraard de eerste verantwoordelijke, maar uiteindelijk staat Van Asperen voor het financiële wel en wee van de onderneming. ‘Ik ben hier de penningmeester. Van alle in- en uitgaande stromen wil ik toch wel graag op de hoogte zijn.’

Van Asperen is echter niet geïnteresseerd in de details van sommige ingekochte goederen. ‘De administratie van die details mag achterwege blijven. Dat wij van computers soms willen weten welke componenten erin zitten, wil niet zeggen dat alle inkopen op dat detailniveau gedaan moeten worden.’

Dogmatisch alles op dezelfde manier per project bestellen is volgens de CFO niet efficiënt. ‘Soms werkt het beter om een maandbestelling te doen of een afroepcontract op te stellen. Dat scheelt in het aantal bestellingen, het aantal ontvangsten en het aantal facturen. Ook dat scheelt veel werk. Volledigheid en detail moeten niet met elkaar verward worden.’