8 tips om beter te benchmarken

1 Bepaal wat je wilt bereiken
Een benchmark moet een doel en een focus hebben. Bepaal van tevoren wat je wilt bereiken, zoals aanknopingspunten vinden voor verbetering van een of meerdere specifieke organisatieprocessen. En bepaal tevens welk deel van de organisatie betrokken is, bijvoorbeeld een afdeling, een productgroep of een specifiek product.

2. Zet de benchmark systematisch op
Wil een organisatie leren van een benchmark en daadwerkelijk verbeteren dan is een systematische opzet noodzakelijk. Na bepaling van het doel, volgt de keuze voor de vorm van benchmarken, zoals een productvergelijking, een procesbenchmark of een prestatiebenchmark. Zoek vervolgens de overige deelnemers.

Bepaal met de deelnemers de te benchmarken kengetallen en stem deze af met elkaar. Bepaal tevens hoe vaak de benchmark moet worden uitgevoerd en de mate van discretie. Gebruik waar nodig een onafhankelijke organisatie om de discretie te waarborgen. Op basis van de afspraken leveren deelnemers gegevens aan en vindt via de resultaten de vergelijking plaats. Iedere deelnemer analyseert daarop de eigen prestatie.

Op basis van de analyse kan de organisatie haar eigen handelen beoordelen en waar nodig verbeteren. De benchmark kan op kortere of langere termijn worden herhaald, volgens Demmings pdca-cyclus van plan (voorbereiden), do (uitvoeren), check (analyseren) en act (verbeteren).

3. Vergelijk geen appels met peren
Voordat de benchmark wordt uitgevoerd, moet de organisatie kengetallen dusdanig op elkaar afstemmen tussen de deelnemers zodat deze vergelijkbaar zijn. Zo voorkomt de organisatie dat appels en peren met elkaar worden vergeleken en investeert men in bruikbare inzichten voor verbeteringsmogelijkheden.

4. Benchmark regelmatig
Kies de juiste frequentie Een eenmalige of ad hoc benchmark levert ook slechts eenmalig inzicht op en kost relatief gezien veel tijd. Een dergelijke benchmark is wel geschikt bij een dieptebenchmark, hoewel organisaties ook deze na verloop van tijd herhalen. Een product- of prestatievergelijking moet echter regelmatig plaatsvinden omdat een prestatie op één moment niet veel inzicht geeft en de trend juist belangrijk is.

####

5 Wees eerlijk
Eerlijkheid wint. Verkeerde antwoorden invullen om de concurrent op een verkeerd spoor te zetten, veroorzaakt slechte resultaten en maakt de benchmark onbruikbaar voor alle deelnemers.

6. Kopieer de concurrent niet
Kijk om je eigen processen te verbeteren niet naar de concurrent. Doel is om de concurrenten uit te dagen. Zorg daarom dat je eigen processen beter worden dan die van hen. Om echte doorbraken te realiseren, zou je kunnen kijken naar dezelfde processen van organisaties in andere branches of kun je met je eigen medewerkers brainstormen over procesverbeteringen.

7. Geef analyse een kans
Wees voorzichtig met conclusies trekken op basis van een verschil in prestatie. Zo’n resultaat geeft niet weer hoe een excellente positie is bereikt en in stand wordt gehouden. Bovendien kan een verschil wenselijk zijn op basis van de gekozen organisatiestrategie. Geef daarom voldoende aandacht aan de analyse van de uitkomsten.

8. Bepaal de juiste vergelijkingsgroep
Benchmarken doe je met een groep organisaties waarmee je wilt worden vergeleken. Hoe groter en diffuser de groep, hoe minder bruikbaar de benchmark. Het is beter om twee benchmarks uitvoeren met twee specifieke groepen, dan één benchmark met een te grote, nietszeggende groep.

Tonnis van Dam, Compare to compete t.vandam@compare2compete.com

Geselecteerd speciaal voor u: 8 tips voor betere samenwerking Sales en Creditmanagement