8 tips voor betere samenwerking sales en creditmanagement

1. Sleutelwoord: cash!
Eerste actie: het puur sturen op omzetcijfers moet veranderd worden in het sturen op marges en/of cash-in-activiteiten. De bal ligt als eerste bij de directie / aandeelhouders. Deze beleidsstrategen moeten inzien dat omzet pas omzet is, als deze betaald is. Pas als de noodzaak hiervan op het hoogste niveau is doorgedrongen, kunnen vervolgstappen worden gezet.

2. Acceptatiebeleid
Het is zaak de verkopers her op te leiden. Als zij pas verderop in het traject hun bonussen incasseren, worden ze gedwongen om mee te denken over het initiële acceptatiebeleid. Het acceptatiebeleid begint dan niet – zoals nu nog gebruikelijk – bij het aandragen van een nieuwe klant, maar al bij het evalueren van de prospects in markt. Een prospectlijst kan helpen bij het filteren van kredietwaardige klanten die op tijd betalen. Hoe strikter men kredietwaardigheid en goed betaalgedrag vooraf bepaalt, hoe minder nieuwe klanten er kunnen worden toegevoegd aan het klantenbestand. Echter, de klanten die toegevoegd worden, zullen hoogst waarschijnlijk op tijd hun betalingsverplichtingen nakomen. Het is aan de directie, verkopers en debiteurenbeheerders om de goede mix tussen aannemen en afwijzen van prospects te vinden. Het actieve klantenbestand kan hierbij tevens inzicht verschaffen. Aan de hand van dit bestand kun je bestaande, op tijd  betalende klanten spiegelen aan de markt en zo je ‘best fit prospects’ vinden.

_______________________________________________________________________________

Opleiding Controller in een Week
Gaat u werken als controller of bent u controller maar u heeft nog geen specialistische opleiding tot controller gevolgd? De animo is groot voor deze intensieve opleiding.
Klik hier voor meer informatie en inschrijven.
_______________________________________________________________________________

3. Condities vaststellen
De condities die de verkoper afspreekt met een nieuwe klant, dienen in lijn te zijn met de gecalculeerde marge op een product of service. Is er veel marge, dan kan er duidelijk een langere betalingstermijn afgesproken worden. Echter, wanneer er vooraf aanwijzingen zijn dat de nieuwe klant later betaalt dan afgesproken, is het zinvol om de eerste orders nauwlettend in de gaten te houden en niet te veel ruimte weg te geven aan deze klant. Ook het afspreken van de condities zou een één-twee tussen verkoper en debiteurenbeheerder moeten zijn. Verder is het goed om met de verkoopafdeling niet meer dan een handvol condities af te spreken. Te veel voorwaarden zorgen voor verwarring en kunnen een goede cash-forecast in de weg staan.

4. Datakwaliteit
Wanneer marge hoog op de agenda staat, is tijd evenredig belangrijk. Meningsverschillen zijn tijdsintensief en dus margedodend. Snel en goed incasseren begint al bij het invoeren van een klant in het ERP-systeem. Zijn de gegevens correct? Zijn de aanspreekpartners bekend (zowel op inkoop als ook op de crediteurenafdeling)? Zijn de afleveradressen bekend en staan de afgesproken prijzen en condities correct in het systeem? Veel informatie die goed verwerkt dient te worden. Het is derhalve aanbevelenswaardig om een brondocument op te zetten voor de verkoper, zodat deze direct alle noodzakelijk informatie vastlegt. Hiermee kan vaak al een keur aan disputen voorkomen worden. Het is ook aan te bevelen om condities even kort via e-mail of brief bij de nieuwe klant te bevestigen. Data veranderen in de loop der jaren, daarom is het periodiek checken van alle adressen noodzakelijk. Het lijkt op het eerste gezicht een tijdsintensieve klus, maar het incassotraject zal later sneller en soepeler verlopen.

####

5. Ordermanagement en facturatie
Het accuraat en snel afhandelen van orders is essentieel om in de latere incassocyclus niet tegen verrassingen aan te lopen. De lijnen tussen verkoop, klantenafdeling, facturatie en debiteurenbeheer moeten zo kort mogelijk zijn. Orders die niet op tijd geleverd zijn, kunnen discussies opleveren. Als iedereen binnen het bedrijf direct hiervan op de hoogte is, vermindert dat overbodige communicatie naar klant toe.

6. Incasso
Uw bedrijf moet een eenheid vormen richting de klant die te laat betaalt. Het kan altijd zijn dat er onenigheid is tussen de afdelingen verkoop en debiteurenbeheer, maar dat mag de klant nooit merken; hij kan de twee afdelingen tegen elkaar uitspelen. Periodiek onderling overleg over lopende disputen, moeilijke cash-ins en mogelijke incassozaken is essentieel. Bij een cash-in-gedreven bedrijf is dit zelfs een must omdat de verkopers dienen mee te helpen bij het incasseren van openstaande posten. Verder ziet de verkoper op die manier dat er een verschil kan zijn tussen de klantgrootte in order versus klantgrootte in openstaande posten. Wat in de perceptie van de verkoper de grootste klant is, kan voor debiteurenbeheer een onbekende klant blijven, omdat hij op tijd betaalt. De verkoper ziet dus mogelijk andere klanten in de openstaande postenlijst dan in zijn omzetlijsten.

7. De voordelen uitleggen
A. Uw bedrijf creëert dankzij cash-in een hogere mate van risicobewustwording (risk awareness). Er zijn verbeteringen op het gebied van klantkwaliteit, klantcommunicatie en tijdsafhandeling van de cyclus. Daardoor zal uiteindelijk het risico over de gehele portefeuille afnemen.

B. De beloning van de verkoper verplicht hem om actief mee te denken en mee te doen in het accepteren en incasseren van klanten. Hij maakt nu integraal deel uit van de quote-to-cash-cycle, evenals de debiteurenbeheerder.

C. Er zal meer uniformiteit gecreëerd worden binnen het bedrijf omdat niet zo maar condities afgesproken kunnen worden. De richtlijnen zijn immers samen opgesteld en dus dient men zich ook gezamenlijk hieraan te houden. De traditionele frictie tussen verkoop en debiteurenbeheer zal afnemen.

D. De omzet van de onderneming wordt schoner, minder risicovol. Minder afschrijving en verbeterd werkkapitaal.

8. Discussiepunten overwinnen
U loopt waarschijnlijk tegen een flink aantal discussiepunten aan. Wanneer bijvoorbeeld krijgt de verkoper geen bonus meer? Is dat wanneer de vordering als onincasseerbaar is afgeschreven? Of als de vordering ouder dan een X-aantal dagen is? Of misschien pas als de berekende marge opgebrand is? En wat gebeurt er met de bonus op het moment dat er een conflict is ontstaan op een order/factuur? Wordt de bonus dan bevroren tot deze uiteindelijk misschien toch kan worden geïncasseerd? En wat gebeurt er met de bonus op moment dat de klant failliet gaat? De vordering lijkt dan geheel oninbaar, maar misschien komt er nog verspreid over een aantal jaren een bedrag binnen om een deel van de schuld af te lossen. Krijgt de verkoper dan met terugwerkende kracht alsnog een deel van zijn bonus? Bovendien kan een pay by cash-in systeem tot gevolg hebben dat een onderneming te strikt is in haar acceptatiebeleid en dus omzet verliest die wel te incasseren was geweest. Dat kan een werkkapitaalvermindering tot gevolg hebben. Voordat u besluit het pay by cash-in” systeem in te voeren, moeten er dus een flink aantal regels en voorwaarden goed worden besproken en vastgelegd. Maar uiteindelijk is het zeker de moeite waard!
 

Luc Godfroid is werkzaam als Risk Management Solutions Consultant bij Dun & Bradstreet Nederland

Aanrader van de redactie: 8 kenmerken van duurzaam werkkapitaalmanagement