6 dingen waar je blij van wordt bij automatische factuurverwerking

Een handmatig factuurverwerkingsproces – of een zeer minimaal ‘geautomatiseerd’ proces levert frustraties op. Gebrekkig inzicht is één van de grootste frustraties. Dat je niet direct een antwoord hebt voor de leverancier die belt waarom zijn factuur nog niet betaald is, of dat je niet direct zicht hebt op wáár een factuur zich precies in het proces bevind. Frustraties die eenvoudig op te lossen zijn door inzet van automatisering, en dáár wordt je als financieel professional toch blij van?!

1. Altijd inzicht
Waar een factuur ook is in het proces, bij geautomatiseerde factuurverwerking heb je realtime inzicht in de status. Is de status ‘on-hold’ dan weet je precies waarom en door wie die status afgegeven is. Elke stap wordt vastgelegd, voor helder inzicht, maar ook voor een complete audittrail.

2. Zoekgeraakte facturen zijn verleden tijd
Een stapeltje facturen mee naar huis nemen om ’s avonds op een rustig moment af te handelen? Facturen raken zo gemakkelijk kwijt. Een rustig moment kiezen kan nog steeds, maar met automatisering heb je geen stapeltje meer, maar is alles digitaal beschikbaar. Lekker opgeruimd bureau dus!

3. Het archief is voortaan digitaal
Vergeet de uitpuilende ordners in net zo volle archiefkasten. En vergeet het koortsachtige zoeken als de accountant een specifieke factuur wil inzien. Zoek eenvoudig op factuurnummer of nóg eenvoudiger, geef de accountant leesrechten zodat je zelf iets heel anders kunt gaan doen tijdens zijn controle.

4. Verwerkingstijd van facturen is korter
De grootste tijdbesparing van automatisering zit aan de start van het proces. Vergeet handmatig gegevens overnemen en facturen inboeken, een intelligente OCR oplossing neemt dit saaie werk uit handen. Ook het proces wat er op volgt verloopt efficiënter, in tegenstelling tot een papieren factuur kan een factuur in een geautomatiseerd proces bij meerdere budgethouders tegelijk aangeboden worden, of automatisch een procuratieschema in een bepaalde volgorde doorlopen. Je hebt er haast geen omkijken naar.

5. Een geautomatiseerd proces is een accuraat proces
Met name de processtappen die om overnemen van gegevens van het ene systeem naar het andere systeem vragen, zijn foutgevoelige stappen. Een lees- of typefout is snel gemaakt. Met de eerder genoemde OCR oplossing of – als je nóg efficiënter werkt – met e-facturatie, wordt het aantal fouten geminimaliseerd. Onterechte en/of dubbele betalingen zijn verleden tijd.

6. Professionalisering van de financiële afdeling
Minder handwerk = meer tijd over voor andere zaken. Tijd die je kunt besteden door bijvoorbeeld te focussen op strategisch advies of verdere optimalisatie van processen. Een omslag die zorgt voor uitdagender werk.

Wordt je hier ook blij van? Download deze whitepaper en ontdek waar je aan moet denken als je wilt overstappen naar geautomatiseerde factuurverwerking.

Dit artikel wordt u aangeboden door Easy Systems.