3 pijlers voor optimaliseren van inkoopadministratie

Iedere organisatie heeft er mee te maken: inkoopfacturen. De afhandeling van deze facturen verloopt in iedere organisatie anders, al is er (bijna) altijd één gemeenschappelijke deler: overal komen ongeveer dezelfde knelpunten naar boven. De oplossing voor deze knelpunten? Je inkoopadministratie optimaliseren door processen te digitaliseren, standaardiseren en vervolgens te automatiseren. Hierdoor creëer je niet alleen inzicht, rust en gemak maar bespaar je ook nog eens tijd en geld.

Hoe je dit doet? Door het volgen van drie kritieke pijlers:

1. Automatiseren

De eerste pijler betreft digitalisering, standaardisering en automatisering. Met digitalisering gaat het om het digitaliseren van het proces van de ontvangst van de factuur tot het betalen van de factuur, waardoor er minder papieren documenten in omloop zijn. Als het proces digitaal verloopt, kan het gestandaardiseerd worden om vervolgens de stap te zetten naar automatisering. Hierbij moet je jezelf afvragen: welke werkzaamheden zijn terugkerend, en kunnen dus makkelijker? Neem bijvoorbeeld het factuurverwerkingsproces, dit bestaat grotendeels uit repeterende werkzaamheden en is daarom zeer geschikt om te automatiseren. Software herkent automatisch de belangrijkste gegevens van een factuur, doet direct een boekingsvoorstel en stuurt de factuur via een digitale goedkeurflow door naar de juiste persoon voor de benodigde goedkeuring. Automatisering van processen is minder foutgevoelig en beperkt  tijdrovende, terugkerende handelingen.

2. Controleren

Naast het automatiseren van processen zijn controlerende functies de tweede pijler. Zaken die je normaal handmatig of misschien wel niet of nauwelijks controleert, controleert software gemakkelijk digitaal en automatisch. Zo stuur je facturen via de goedkeurflow gemakkelijk rond voor de juiste controle en zie je in de historie van een factuur precies welke route de factuur heeft doorlopen in de organisatie. Daarnaast biedt software nog meer controlerende functies, zoals controle op dubbele facturen of een controle of de betaling aan het juiste IBAN-nummer wordt gedaan. Tot slot kan software in auditlogs eenvoudig bijhouden welke wijzigingen er gedurende een proces of gedurende de tijd plaatsvinden in facturen en/of gebruikers. Digitale en automatische controles zorgen ervoor dat de steekproef (eindelijk) vervangen wordt door een procescontrole waar men daadwerkelijk op kan vertrouwen.

3. Context geven

Door het volgen van de eerste twee pijlers wordt automatisch context gecreëerd over het hele proces heen. Je weet namelijk niet alleen waar een factuur zich in het proces bevindt en wie er wat met een factuur gedaan heeft, maar je kan facturen ook onderling met elkaar vergelijken, patronen herkennen wat er in het verleden met een factuur gedaan is, et cetera. Digitalisering en standaardisering zorgen er bovendien voor dat er data beschikbaar komt, waarmee een proces verder geoptimaliseerd kan worden.  Met behulp van (Power BI)-dashboards worden de processen rondom de verwerking van facturen zeer transparant en kunnen als leidraad dienen voor verdere procesoptimalisatie. Hierbij kan gedacht worden aan dashboards die je informatie geven over onder andere de matching van facturen met inkooporders, het aantal creditnota’s (en dus manco’s) per leverancier, de betaaltermijn (per leverancier) per periode, het aantal verwerkte facturen per periode, de snelheid van goedkeuren van facturen, et cetera. Door data toegankelijk te maken voor gebruikers en te vertalen naar informatie die gebruikt kan worden bij het maken van (dagelijkse) beslissingen, wordt  context en inzicht gegeven waar een gebruiker daadwerkelijk iets mee kan.

Samenvattend: voor het optimaliseren van de inkoopadministratie is het van belang om drie pijlers te volgen: Automatiseren, Controleren en Context geven. Deze drie pijlers versterken elkaar en resulteren in een eliminatie van repeterende handelingen, betere kwaliteit (en data) en hiermee treedt een besparing op in tijd en geld. Benieuwd hoe je dit doet? Maak dan kennis met Blue10.

Blue10 helpt organisaties met cloud software voor het automatiseren van administratieve processen, zoals de digitale verwerking van inkoop- en verkoopfacturen, pakbonnen en bonnetjes. Blue10 automatiseert, controleert en geeft context in de administratieve processen van jouw organisatie. Dat maakt Blue10 jouw ideale assistent op de financiële administratie. Ben jij benieuwd naar de drie pijlers en Blue10? Op 3 oktober is Blue10 aanwezig op Financial Systems, waar zij graag meer vertellen over hun oplossing en de drie pijlers. Wil je nu al meer weten? Ga dan naar www.blue10.com.