10 tips om meerwerkkosten van uw accountant te voorkomen

06 oktober 2014

Meerwerk is één van de grootste ergernissen bij de jaarrekeningcontrole en tegelijkertijd een belangrijk verdienmodel voor de accountant. Volgens onderzoek van BreakThrough Solutions blijft niemand bespaard, van MKB tot internationaal beursgenoteerde onderneming. Krijg uw meerwerk onder controle door onderstaande tips toe te passen.

Download hier de Bijlage – Voorbeeld audit budget in controleplan accountant

Door Hèlen Sturm & Vincent Knottnerus

Meerwerk is een belangrijk verdienmodel voor zowel voor de lokale accountantskantoren als voor de gerenommeerde kantoren uit de Big4. Natuurlijk kan een organisatie door een juiste, volledige en tijdige oplevering al veel doen om meerwerk te voorkomen. Desondanks zien de experts van BreakThrough Solutions in de praktijk ook bij ondernemingen met een strakke oplevering meerwerkfacturen, die oplopen tot meer dan 100% van de afgesproken audit fee. U kunt dit voorkomen met de volgende 10 tips.

Tip 1: Maak nooit gebruik van een flat fee in ‘black box vorm’

Accountants maken graag gebruik van het flat fee concept. Voor een vast bedrag wordt jaarlijks de financial audit uitgevoerd. De werkzaamheden die voor deze flat fee worden uitgevoerd zijn vaak een black box of worden onvoldoende uitgewerkt. Het verdienmodel van de accountant wordt hierdoor intransparant.

De accountant zal u voorzien van uitgebreide uitdraaien van de urenadministratie met meerwerk. Welke werkzaamheden vallen onder de reguliere werkzaamheden en waar begint het meerwerk? U heeft geen voet om op te staan. Een ander nadeel van de black box is dat meevallers in de vorm van minderwerk niet worden doorberekend, terwijl het meerwerk scherp wordt bewaakt.

Laat om deze reden – zelfs als u een flat fee afspraak heeft met de accountant – altijd een bijlage aan het auditplan toevoegen met de geplande uren en tarieven. Uw accountant is een urenfabriek en beschikt over uitgebreide urenadministraties, met gedetailleerde urenplanningen en urenverantwoordingen per opdracht. Een uitdraai uit het systeem is een zeer beperkte inspanning.

Tip 2: Manage expectations

Laat er geen misverstand over bestaan dat u van uw accountant in het controleplan een realistische inschatting van de reguliere controlekosten verwacht. Geen enkele organisatie is perfect en de marktomstandigheden zijn nooit stabiel. De accountant geeft dit echter vaak aan als oorzaken voor het ontstaan van meerwerk. Laat duidelijk blijken dat u meerwerk als verdienmodel niet accepteert. Slechts in uitzonderlijke situaties of als uw organisatie ernstig in gebreke blijft is meerwerk acceptabel.

______________________________________________________________________________________________

Ontdek hoe u bespaart op accountantskosten

Zijn de kosten van uw accountant ook te hoog? Kunt u tienduizenden euro’s besparen op uw audit fee? Hoogstwaarschijnlijk. Onderzoek toont aan dat er enorme verschillen zijn in de kosten van de jaarrekening. Het ene bedrijf betaalt soms wel twee keer zo veel als het andere. Na het volgen van de training Accountantskosten Besparen weet u exact hoe u uw audit fee kunt verlagen. Maak geen onnodige accountantskosten. Meld u direct aan.

________________________________________________________________________________________________

Tip 3: Let op uitgangspunten

In uw audit- of controleplan is een paragraaf opgenomen met uitgangspunten, die op uw organisatie van toepassing zijn. Deze uitgangspunten zijn gedefinieerd in termen van juist, volledig, effectief, efficiënt en tijdig. In het perspectief van de accountant belooft u hiermee de ideale controlecliënt te zijn. In discussies over meerwerk zult u aan het kortste eind trekken. Indien u deze voorwaarden al accepteert, laat dan dat de uitgangspunten minimaal SMART uitwerken door de accountant.

Tip 4: Begrijp het verdienmodel van uw accountant

Uw accountant is expert op het gebied van het maximaliseren van omzet en winst. Hij kan uw organisatie daarbij ondersteunen, maar ook zijn eigen organisatie is hierop ingericht. Al vanaf het niveau van trainee word je getraind en beloond voor het zien en benutten van kansen. Meerwerk is hier een belangrijk onderdeel van. De huidige generatie partners heeft zijn positie in de regel te danken aan zijn / haar commerciële vaardigheden en de kwaliteiten om omzet en winst op opdrachten te genereren. Uw (gespreks)partners zijn in de regel geslepen onderhandelaars.

Accountancy is een zeer winstgevende bedrijfstak met goede marges. Een partner binnen een Big4 kantoor verdient ook in de recessiejaren gemiddeld 4,5 – 5 ton. En dat ondanks de scherpe tarieven op uw opdracht en de tegenvallers die ze voor hun rekening hebben genomen.

Tip 5: Laat meerwerk altijd vooraf accorderen

Voor een accountant is het heel normaal om achteraf één of meerdere meerwerkfacturen te versturen in verband met aanvullend gemaakte uren (meerwerk). In veel gevallen komt deze factuur als een complete verrassing of kijkt de organisatie in wanhoop uit naar deze afrondende factuur. De hoogte van de factuur is namelijk vaak substantieel. Naast de gemaakte uren dragen ook de gehanteerde meerwerktarieven hieraan bij. Uw accountant zal u wijzen op: vragen die vanuit uw organisatie zijn gesteld, de eerder genoemde uitgangspunten die niet volledig zijn nagekomen, bevindingen tijdens controles en alle overige onvoorziene ontwikkelingen. Met name impairmentanalyses en fair value waarderingen hebben de afgelopen jaren tot hoge aanvullende accountantskosten geleid.

Een belangrijke regel om meerwerk te voorkomen is het principe om alleen meerwerk te betalen als hier vooraf een formeel akkoord voor is gegeven door een geautoriseerde medewerker. Dit betekent dat de accountant duidelijk en tijdig moet aangeven dat hij tegen meerwerk aanloopt, inclusief de oorzaak en de manier waarop de organisatie dit alsnog kan repareren. Laat de accountant een meerwerkofferte (p*q) opstellen met een gespecificeerd maximaal budget. Het maximeren van het budget is hierbij een belangrijk aspect. Door het principe van vooraf accorderen strikt te hanteren, voorkomt u vervelende discussies achteraf.

Tip 6: Initieer meerwerkbewaking accountant

Een goede meerwerkbewaking is geen luxe en de kosten worden eenvoudig terugverdiend. Zet het voorkomen van meerwerk op de vaste overlegagenda met de accountant of wijdt er specifieke overleggen aan. Alleen zwaarwegende redenen kunnen aanleiding zijn tot meerwerk. Er mag niet gestart worden aan meerwerk voordat deze is geaccordeerd door een bevoegde functionaris.

Tip 7: Maak afspraken over de te hanteren meerwerktarieven

Zoals eerder aangegeven zijn de meerwerkfacturen vaak fors. Naast de gemaakte uren dragen ook de gehanteerde meerwerktarieven hieraan bij. In veel gevallen hanteren accountants afwijkende meerwerktarieven. Deze kunnen oplopen tot 100 procent hoger dan de reguliere tarieven. Uw accountant is in de regel tijdens meerwerk goed aan u aan het verdienen. Veel ondernemingen zijn achteraf blij met de (enorme) kortingen die ze weten te onderhandelen op de meerwerkfacturen. Wij moeten u teleurstellen, dit is vaak een sigaar uit eigen doos… Bij een korting van 30-50% betaalt u namelijk nog steeds het reguliere tarief van de accountant.

Het is om deze reden van belang om inzicht te hebben in de verschillende tarieven die uw accountant hanteert in het hoogseizoen, laagseizoen en tijdens meerwerk. Indien u de perverse prikkels voor meerwerk wilt beperken, adviseren we u om in te zetten op flink lagere meerwerktarieven. In een door de accountant gehanteerd kostprijstarief zitten nog diverse opslagen voor partners, etc. Er is ruimte in het verdienmodel om het tarief substantieel terug te brengen. Zorg dat het voorkomen van meerwerk een win-win situatie wordt voor zowel u als de accountant.

Tip 8: Blijf alert in de laatste weken/dagen van de financial audit

Bij ondernemingen die reeds actief proberen te sturen op meerwerk is een ander fenomeen waarneembaar: de hoogoplopende meerwerkkosten in de laatste weken voor de deadline. Ondanks uw communicatie, de duidelijke meerwerkafspraken en periodieke bewaking ontstaat er onder de druk van de naderende AvA een meerwerkrekening die behoorlijk oploopt. Druk voor deadlines maakt vaak veel vloeibaar.

Belangrijkste les: u mag nooit verslappen. Intensiveer in deze fase de meerwerkbewaking naar wekelijks of dagelijks indien nodig. Blijf alle gemaakte afspraken handhaven om meerwerk te voorkomen.

Tip 9 Controleer de meerwerkfacturen

Zorg voor een gedegen controle op de binnengekomen meerwerkfacturen aan de hand van de geaccordeerde contracten. Zorg dat de facturen zijn gespecificeerd conform de gemaakte afspraken (p*q). Laat de facturen voorzien van de urenverantwoordingen. Vaak zijn er door partners en directors in het kader van het meerwerk aanvullende kwaliteitscontroles uitgevoerd en hebben aanvullende afstemmingen plaatsgevonden. Indien deze kosten niet vooraf zijn geaccordeerd hoeft u deze niet te betalen.

Tip 10 Wees hard op de zaak en zacht op de mens

Wij spreken vaak CFO’s en groepscontrollers die het vervelend vinden om de accountant aan te spreken op meerwerk. Door vooraf goede meerwerkafspraken te maken en deze te handhaven, voorkom je juist deze vervelende gesprekken. Met een accountant kunt u prima harde afspraken maken, maar zorg dat opmerkingen nooit persoonlijk worden. De integriteit van de accountant is een erg gevoelig onderwerp. Het recept voor een kwalitatieve en betaalbare financial audit is het resultaat van een goede en transparante samenwerking tussen u en de accountant.

Begrijp dat voor uw accountant meerwerk een normaal en belangrijk verdienmodel is. Belangrijker is dat uw accountant begrijpt, dat meerwerk voor uw onderneming een uitzondering gaat zijn. Het verdienmodel van meerwerk gedijt bij intransparantie en een gebrek aan afspraken en handhaving daarvan. Zorg voor heldere afspraken ten aanzien van meerwerk, waaronder het altijd vooraf accorderen van meerwerk. Handhaaf de afspraken tot de financial audit is afgerond. De uren die u steekt in het voorkomen en beheersen van meerwerk van de accountant, kunnen achteraf wel eens uw meest winstgevende blijken…

Drs. Hèlen Sturm RC heeft haar sporen verdiend binnen de accountancy en in het aansturen van financial audits, de fast close, het rapportage proces en corporate finance. Bij vele multinationals en beursgenoteerde bedrijven heeft zij het auditproces grondig gestroomlijnd en hiermee de totale doorlooptijd aanzienlijk weten te verkorten.

Drs. Vincent Knottnerus heeft meer dan 15 jaar ervaring in procesmanagement, ICT en ERP implementaties. Hij is gecertificeerd projectmanager Prince II (Practitioner) en Lean 6 sigma (Black Belt). Vincent heeft enorm veel ervaring met het stroomlijnen van processen en begeleiden van verandertrajecten.

Hèlen en Vincent zijn de oprichters van BreakThrough Solutions en de bedenkers van de Financial Audit Challenger®. De afgelopen jaren hebben zij vele (beursgenoteerde) bedrijven ondersteund om de regie op het audit proces terug te krijgen, dit proces te optimaliseren en drastisch op audit kosten te besparen.

Redactie FM