10 tips om meerwerkkosten van uw accountant te voorkomen

________________________________________________________________________________________________

 

In uw audit- of controleplan is een paragraaf opgenomen met uitgangspunten, die op uw organisatie van toepassing zijn. Deze uitgangspunten zijn gedefinieerd in termen van juist, volledig, effectief, efficiënt en tijdig. In het perspectief van de accountant belooft u hiermee de ideale controlecliënt te zijn. In discussies over meerwerk zult u aan het kortste eind trekken. Indien u deze voorwaarden al accepteert, laat dan dat de uitgangspunten minimaal SMART uitwerken door de accountant.

 

Uw accountant is expert op het gebied van het maximaliseren van omzet en winst. Hij kan uw organisatie daarbij ondersteunen, maar ook zijn eigen organisatie is hierop ingericht. Al vanaf het niveau van trainee word je getraind en beloond voor het zien en benutten van kansen. Meerwerk is hier een belangrijk onderdeel van. De huidige generatie partners heeft zijn positie in de regel te danken aan zijn / haar commerciële vaardigheden en de kwaliteiten om omzet en winst op opdrachten te genereren. Uw (gespreks)partners zijn in de regel geslepen onderhandelaars. 

 

Accountancy is een zeer winstgevende bedrijfstak met goede marges. Een partner binnen een Big4 kantoor verdient ook in de recessiejaren gemiddeld 4,5 – 5 ton. En dat ondanks de scherpe tarieven op uw opdracht en de tegenvallers die ze voor hun rekening hebben genomen. 

 

Voor een accountant is het heel normaal om achteraf één of meerdere meerwerkfacturen te versturen in verband met aanvullend gemaakte uren (meerwerk). In veel gevallen komt deze factuur als een complete verrassing of kijkt de organisatie in wanhoop uit naar deze afrondende factuur. De hoogte van de factuur is namelijk vaak substantieel. Naast de gemaakte uren dragen ook de gehanteerde meerwerktarieven hieraan bij. Uw accountant zal u wijzen op: vragen die vanuit uw organisatie zijn gesteld, de eerder genoemde uitgangspunten die niet volledig zijn nagekomen, bevindingen tijdens controles en alle overige onvoorziene ontwikkelingen. Met name impairmentanalyses en fair value waarderingen hebben de afgelopen jaren tot hoge aanvullende accountantskosten geleid.

 

Een belangrijke regel om meerwerk te voorkomen is het principe om alleen meerwerk te betalen als hier vooraf een formeel akkoord voor is gegeven door een geautoriseerde medewerker. Dit betekent dat de accountant duidelijk en tijdig moet aangeven dat hij tegen meerwerk aanloopt, inclusief de oorzaak en de manier waarop de organisatie dit alsnog kan repareren. Laat de accountant een meerwerkofferte (p*q) opstellen met een gespecificeerd maximaal budget. Het maximeren van het budget is hierbij een belangrijk aspect. Door het principe van vooraf accorderen strikt te hanteren, voorkomt u vervelende discussies achteraf.

 

Een goede meerwerkbewaking is geen luxe en de kosten worden eenvoudig terugverdiend. Zet het voorkomen van meerwerk op de vaste overlegagenda met de accountant of wijdt er specifieke overleggen aan. Alleen zwaarwegende redenen kunnen aanleiding zijn tot meerwerk. Er mag niet gestart worden aan meerwerk voordat deze is geaccordeerd door een bevoegde functionaris.

 

Zoals eerder aangegeven zijn de meerwerkfacturen vaak fors. Naast de gemaakte uren dragen ook de gehanteerde meerwerktarieven hieraan bij. In veel gevallen hanteren accountants afwijkende meerwerktarieven. Deze kunnen oplopen tot 100 procent hoger dan de reguliere tarieven. Uw accountant is in de regel tijdens meerwerk goed aan u aan het verdienen. Veel ondernemingen zijn achteraf blij met de (enorme) kortingen die ze weten te onderhandelen op de meerwerkfacturen. Wij moeten u teleurstellen, dit is vaak een sigaar uit eigen doos… Bij een korting van 30-50% betaalt u namelijk nog steeds het reguliere tarief van de accountant.

 

Het is om deze reden van belang om inzicht te hebben in de verschillende tarieven die uw accountant hanteert in het hoogseizoen, laagseizoen en tijdens meerwerk. Indien u de perverse prikkels voor meerwerk wilt beperken, adviseren we u om in te zetten op flink lagere meerwerktarieven. In een door de accountant gehanteerd kostprijstarief zitten nog diverse opslagen voor partners, etc. Er is ruimte in het verdienmodel om het tarief substantieel terug te brengen. Zorg dat het voorkomen van meerwerk een win-win situatie wordt voor zowel u als de accountant.

 

Bij ondernemingen die reeds actief proberen te sturen op meerwerk is een ander fenomeen waarneembaar: de hoogoplopende meerwerkkosten in de laatste weken voor de deadline. Ondanks uw communicatie, de duidelijke meerwerkafspraken en periodieke bewaking ontstaat er onder de druk van de naderende AvA een meerwerkrekening die behoorlijk oploopt. Druk voor deadlines maakt vaak veel vloeibaar.

 

Belangrijkste les: u mag nooit verslappen. Intensiveer in deze fase de meerwerkbewaking naar wekelijks of dagelijks indien nodig. Blijf alle gemaakte afspraken handhaven om meerwerk te voorkomen.

 

Zorg voor een gedegen controle op de binnengekomen meerwerkfacturen aan de hand van de geaccordeerde contracten. Zorg dat de facturen zijn gespecificeerd conform de gemaakte afspraken (p*q). Laat de facturen voorzien van de urenverantwoordingen. Vaak zijn er door partners en directors in het kader van het meerwerk aanvullende kwaliteitscontroles uitgevoerd en hebben aanvullende afstemmingen plaatsgevonden. Indien deze kosten niet vooraf zijn geaccordeerd hoeft u deze niet te betalen.

 

Wij spreken vaak CFO’s en groepscontrollers die het vervelend vinden om de accountant aan te spreken op meerwerk. Door vooraf goede meerwerkafspraken te maken en deze te handhaven, voorkom je juist deze vervelende gesprekken. Met een accountant kunt u prima harde afspraken maken, maar zorg dat opmerkingen nooit persoonlijk worden. De integriteit van de accountant is een erg gevoelig onderwerp. Het recept voor een kwalitatieve en betaalbare financial audit is het resultaat van een goede en transparante samenwerking tussen u en de accountant.

 

Begrijp dat voor uw accountant meerwerk een normaal en belangrijk verdienmodel is. Belangrijker is dat uw accountant begrijpt, dat meerwerk voor uw onderneming een uitzondering gaat zijn. Het verdienmodel van meerwerk gedijt bij intransparantie en een gebrek aan afspraken en handhaving daarvan. Zorg voor heldere afspraken ten aanzien van meerwerk, waaronder het altijd vooraf accorderen van meerwerk. Handhaaf de afspraken tot de financial audit is afgerond. De uren die u steekt in het voorkomen en beheersen van meerwerk van de accountant, kunnen achteraf wel eens uw meest winstgevende blijken…