10 tips om een financieel pakket te selecteren

1. Maak een selectie
Een pakketselectie is voor ieder type pakket anders. Typerend voor financiële pakketten is dat zij voor een groot deel aan dezelfde eisen moeten voldoen met als gevolg dat ze stuk voor stuk bijna dezelfde functionaliteit bieden. Om snel tot een korte lijst van goede leveranciers te komen moet je daarom niet gaan selecteren op functionaliteit (die in grote lijnen toch hetzelfde is) maar op andere factoren zoals prijs, de gehanteerde taal, lokale ondersteuning of ondersteuning door anderen dan de leverancier zelf.

2 Stel een projectorganisatie samen
Beschouw het selecteren van een pakket als een project en richt hiervoor een projectorganisatie in. Met alleen de aanschaf van een pakket ben je er namelijk niet! Denk bijvoorbeeld aan de implementatie van het pakket (waarvan de kosten nog hoger dan de aanschafprijs kunnen uitvallen) en de impact van het systeem op de rest van de organisatie. Richt een projectorganisatie in die bestuurd wordt door voldoende beslissingsbevoegden.

3 Analyseer
Bepaal intern de selectiecriteria en ken hier wegingsfactoren aan toe. Het vergt vaak echte actie die soms nog even uitgesteld wordt als men eens goed nadenkt over wat nu echt belangrijk is; en dat is vaak niet hetzelfde als hetgeen al in de organisatie aanwezig is

4 Voorselectie
Doe een voorselectie op basis van de meest discriminerende factoren om snel tot een korte lijst van relevante leveranciers te komen. De ‘normale’ financiële functionaliteit is bij deze pakketten niet discriminerend genoeg (dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld een geavanceerd planningssysteem). Na de voorselectie mag je nog maximaal 30 leveranciers op je lijst hebben staan. Een veel gemaakte fout is dat er te weinig of onvoldoende naar onderscheidende factoren wordt gekeken waardoor je te lang een groot aantal leveranciers blijft beschouwen.

5. Draagvlak
Communiceer tijdig, wees duidelijk en eerlijk om voldoende draagvlak te creëren.

6. Detailselectie
Stuur uitgebreide checklists met de criteria die in de analysefase zijn gedefinieerd naar de overgebleven leveranciers en laat hen die invullen. In het geval van een financieel pakket gaat het nu wel over de functionaliteit (die vaak maar marginaal van elkaar afwijkt) en de wegingsfactoren die voor het bedrijf belangrijk zijn. Kies de vijf beste uit.

7. Keuze
Nodig alle vijf uit om een demo te geven of eventueel een casus ter plekke te laten oplossen. Daarnaast kun je referentiebezoeken aan klanten van de betreffende leverancier plannen om helemaal een goed beeld te krijgen. Daarna vindt de uiteindelijke keuze plaats. Probeer voor de daadwerkelijke aanschaf het softwarepakket uit en controleer of er voldoende kennis in de markt aanwezig is.

8. Kosten
Maak een doorberekening van alle kosten (inclusief implementatiekosten). Spreek een vaste prijs af met de leverancier zodat onverwachte kosten niet op u worden afgewenteld.

9. Eigen medewerkers
Betrek de eigen medewerkers bij de implementatie van het pakket.

10. Expert
Maak daar waar nodig tijdig gebruik van externe expertise.

door Michel Hoeymans, consultant bij Ab Ovo Nederland.