Werkkapitaalmanagement: 7 succesfactoren (3)

Beheersing van werkkapitaal is vanzelfsprekend binnen projectmanagement. Blijf echter evalueren.

Een serie blogs over werkkapitaalmanagement bij bouwbedrijven.

BLOG - De laatste twee van zeven succesfactoren voor bouwbedrijven om zo goed mogelijk werkkapitaal te beheersen zijn correct projectmanagement en regelmatige evaluatie. Daarmee is de serie compleet.

Door Dick van Ommen en Evert Karregat.
Van Ommen is zelfstandig consultant en eigenaar van Deveo. Hij heeft diverse FD posities vervuld bij grotere bouwbedrijven en was onder andere financieel directeur van het DBFM project A9-Gaasperdammerweg.
Karregat is zelfstandig financieel business partner. Hij was financieel verantwoordelijk voor een Regiobedrijf van BAM Infra en was de finance manager bij grote integrale infra bouwprojecten (BVP, N23 Westfrisiaweg; DBFM, Afsluitdijk).

6. Binnen het projectmanagement is het beheersen van werkkapitaal een vanzelfsprekend onderdeel

Is het project eenmaal aan de gang, dan is het belangrijk transparant met de opdrachtgever te communiceren over de werkkapitaal componenten. Problemen als het laat ondertekenen van de prestatieverklaringen (PVs) door de opdrachtgever, vertraging van betalingen door afwezige procuratiehouders en onduidelijkheden over afrekening van meerwerk kunnen vaak prima worden opgelost zolang de projectleider daarover in gesprek blijft met de opdrachtgever. Het is onze ervaring dat het helpt om over een aantal procedurele zaken op dit gebied al direct bij het begin van het project concrete afspraken te maken met de opdrachtgever. Voorbeelden van vragen die zo snel mogelijk aan bod behoren te komen zijn:
Hoe is de procedure omtrent het aftekenen van de PV, inclusief de afspraken in geval van vakantie, ziekte en dergelijke?
Welke procedure wordt gevolgd als een PV maar slechts deels wordt goedgekeurd; kan het goedgekeurde deel direct worden gefactureerd?
Hoe wordt het meerwerk, de Voorstellen tot Wijzigingen (VTW) afgerekend?
Hoe ziet het factureringsproces eruit? Kan de project controller vóór de eerste facturering een pro forma factuur opstellen om te het proces een keer te doorlopen? Met wie kan de project controller voor en ná versturen van de factuur contact hebben over de betalingen?

Volgend op de eerste projectvergadering met de opdrachtgever komen de aan het werkkapitaal gerelateerde onderwerpen zoals de status van de goedkeuring van de PVs en termijnstaten, VTWs en uitstaande facturen vanzelf aan bod als ze onderdeel zijn gemaakt van de standaardrapportage naar de opdrachtgever of van de vaste agenda van de bespreking met de klant.

Mocht tijdens het project de planning veranderen, is het zaak voor het project team vast te stellen wat de mogelijke effecten zijn op de betaalpakketten en dus de liquiditeitsprognose. In het geval de planning verandert op initiatief van de opdrachtgever geeft dat de mogelijkheid met de opdrachtgever in gesprek te gaan over de betaalpakketten en over de facturering in het algemeen.

Intern

Naast de communicatie met de klant is het ook belangrijk dat de werkkapitaal gerelateerde onderwerpen de nodige aandacht krijgen in het project team zelf. Het opzetten, rapporteren en bespreken van een liquiditeitsprognose kan daarbij behulpzaam zijn.

Verder kunnen werkkapitaal items zoals uitstaande facturen, lopende en komende autorisaties van PVs, discussies over VTWs en de ontwikkeling van de financieringsstand onderdeel worden gemaakt van projectrapportages en project besprekingen. De projectcontroller heeft hier een belangrijke rol.

Voor wat betreft de materialen op de bouwplaats, gebeurt het nog steeds dat deze aan het begin van het project worden besteld met de gedachte dat ze ‘alvast maar beter op de bouwplaats’ zijn.  Beter is dat er een koppeling is met de bouwplanning waarbij de materialen zoveel mogelijk worden afgeroepen als deze snel daarop in het onderhanden werk verwerkt zodat ook de gerelateerde kosten snel aan de opdrachtgever in rekening kunnen worden gebracht. Mocht materiaal toch al snel aangeschaft moeten worden om bijvoorbeeld nadelige prijsontwikkelingen voor te zijn of vanuit logistieke redenen, is het de moeite waard de mogelijkheid te onderzoeken om deze materialen alvast over te doen aan de opdrachtgever door het tekenen van een eigendomsoverdracht document. Hiermee kan de aanschaf van het materiaal op de factuur aan de opdrachtgever worden bijgeschreven terwijl dit nog niet in het project is verwerkt.

Tenslotte: een projectmanager heeft veel aan zijn hoofd en heeft verschillende project doelstellingen te realiseren. Soms is het al heel wat als de projectleider niet alleen zorgt dat het project technisch gerealiseerd wordt, en ook nog op tijd, maar dat hij ook een optimaal financieel resultaat heeft behaald.

Om dit financieel resultaat dan ook nog op te knippen in én een projectwinst of -verlies enerzijds én een werkkapitaal element, lijkt dan wel veel gevraagd. Toch is dat precies wat bouwbedrijven moeten doen om in de kern van hun bedrijf, de realisatie van de individuele projecten, ook een deel van de aandacht van de project managers te sturen naar dit onderwerp.

7. Werkkapitaal management wordt regelmatig geëvalueerd

Het is onze ervaring dat veel bouwbedrijven kunnen verbeteren in hun leervermogen en kennismanagement. Mocht er al sprake zijn van evaluaties van Projecten of van prestaties van leveranciers of onderaannemers, dan wordt in het algemeen weinig aandacht gegeven aan de werkkapitaal elementen.

Een eerste verbetering kan al snel worden gemaakt door dit onderwerp ook in de standaard evaluaties mee te nemen.

De blogs in deze serie: