Hoe kan maverick buying voorkomen worden in corporate organisaties?

Door Christian Willemsen, Business Consultant bij ICreative

Als medewerkers van een corporate organisatie uitgaven doen zonder toezicht of controle vanuit de afdeling Inkoop, is er sprake van maverick buying. In dat geval ontbreekt inzicht in de aankopen die gedaan worden en de uitgaven komen pas bij Finance op de radar zodra de inkoopfactuur binnenkomt. Dat is niet transparant of compliant. Daarnaast loopt het bedrijf eventueel inkoopvoordeel mis, doordat er geen preferred supplier of contract aan de inkoop verbonden is. Bijkomend nadeel is dat er steeds nieuwe leveranciers aan het crediteurenbestand moeten worden toegevoegd. Kortom; het inkoopproces wordt op verschillende manieren benadeeld. Hoe kunnen corporate organisaties maverick buying voorkomen?

Inzicht in huidige inkoopprocessen verkrijgen
Pas wanneer de inkoopfactuur binnenkomt, weet Finance dat er iets is gekocht. Dergelijke knelpunten in de bestaande processen binnen een organisatie kunnen vastgesteld worden door te begrijpen waar de verspilling precies zit. Vervolgens bedenkt u hoe u deze verspilling kunt reduceren en hoe u de processen kunt optimaliseren. Inzicht in de processen die in uw organisatie spelen, zoals het purchase to pay proces, en in data zijn hierbij cruciaal.

Lean/Six Sigma is een bewezen methode die inzicht biedt in hoe het purchase to pay proces is ingericht, welke systemen er gebruikt worden en waar ruimte voor verbetering is. Door Lean/Six Sigma te combineren met data-analyse software krijgt u een compleet beeld van het gehele inkoopproces. Op basis hiervan kunt u verbeteringen doorvoeren aan het inkoopproces om maverick spend te reduceren.

Een voorbeeld van zo’n oplossing is het aanbieden van een corporate purchase portal aan medewerkers, waar zij gemakkelijk producten bij preferred suppliers kunnen bestellen. Op die manier weet u zeker dat er alleen aankopen gedaan worden bij de leveranciers die al door uw organisatie zijn gecontroleerd. Bovendien wordt de aankoop in het portal automatisch ter akkoord voorgelegd bij uw manager. Zo kunt u uw inkoopproces stroomlijnen.

Medewerkers meenemen middels communicatie en verandermanagement
Inzicht in de processen en leveranciers is uiteraard een noodzakelijke eerste stap, maar uiteindelijk moet het proces ook daadwerkelijk worden aangepakt om maverick buying te voorkomen. Hierbij is interne communicatie over het gewenste inkoopproces cruciaal. Want hoe hard er ook gewerkt wordt om het proces aan de achterkant goed in te richten, als de medewerkers aan de voorkant het centrale inkoopproces niet volgen wanneer ze een product bestellen, dan blijft maverick buying bestaan.

Hoe kunt u ervoor zorgen dat medewerkers de nieuwe manier van inkopen daadwerkelijk toepassen en niet blijven hangen in oude gewoontes? Uit de praktijk blijkt dat men eerder openstaat voor een nieuwe werkwijze als deze gebruiksvriendelijk, duidelijk en laagdrempelig is. Denk hierbij aan het wegnemen van onnodige extra stappen om een order te plaatsen of het aanbieden van een purchase portal, zoals eerder benoemd. Daarnaast staan medewerkers ook sneller open voor verandering als zij het belang van de nieuwe werkwijze begrijpen. Leg dus duidelijk en concreet uit wat het oplevert als iedereen van de organisatie bij de preferred suppliers bestelt.

Verandermanagement is onmisbaar als u maverick buying wilt reduceren, maar kan ook erg lastig zijn en veel tijd vergen. Daarom adviseer ik om met een externe verandermanager aan de slag te gaan. Diegene neemt uw collega’s mee in de verandering en overtuigt hen van de (voordelen van de) nieuwe manier van werken. Daarnaast geloof ik in continuous improvement. Stop niet op het moment dat een oplossing is geïmplementeerd, maar blijf analyseren, verbeteren en communiceren. Dan is de kans het grootst dat u maverick buying blijvend voorkomt.