Hoe kom je uit de wurggreep van het micromanagement?

Een serie blogs over responsieve organisaties

Details make perfection
In de vorige blog bespraken we de zegeningen van micromanagement: als je de beste wilt zijn, dan loont het om zéér gedetailleerd te werk te gaan. ‘Details make perfection, and perfection is not a detail’, zei Leonardo da Vinci al en dat geldt ook voor topkwaliteit producten en diensten.

Het micromanagen van producten en diensten loont dus, maar het micromanagen van mensen niet: het leidt af en ondermijnt het zelfvertrouwen. Bovendien vindt niemand vindt het leuk wanneer er voortdurend en gedetailleerd verteld wordt wat men moet doen en hoe. Mensen gedijen wanneer zij zich kunnen uitleven in een taak die past bij hun talenten en ambities, met een bepaalde mate van autonomie, in goede samenwerking met collega’s.

Weerstand
Controledrift van de micromanager veroorzaakt weerstand. Want mensen voelen zich aangetast in hun autonomie, terwijl zij het gevoel willen hebben meester te zijn over hun situatie. Bovendien ervaren mensen onder micromanagers onvoldoende erkenning. En dat is een sociale basisbehoefte: men wil gezien worden voor wie men is en wat men kan. Ook gebrek aan erkenning veroorzaakt weerstand.

Uit de wurggreep
Hoe kom je als manager uit de wurggreep van controledrift? Hoe kun je je doelen bereiken zonder de weerstand die een micromanager oproept? Zonder jezelf en anderen het gevoel te geven dat jij je ‘werkelijk overal’ mee moet bemoeien om het werk goed te laten uitvoeren? Hoe neem je mensen mee in jouw ambitie voor kwaliteit en resultaten?

Vertrouwen
Bij micromanagement wordt het zelfvertrouwen van teamleden ondermijnd omdat zij onvoldoende vertrouwen in hun kwaliteiten ervaren. De primaire taak van management is om dat vertrouwen op te bouwen. Dat doe je door expliciet te zijn over de eigenschappen die jij waardeert in jouw teamleden en de potentie die jij in hen ziet. Één van de meest invloedrijke denkers op het gebied van leiderschap, Stephen Covey, vatte dat ooit als volgt samen: ‘Leiderschap is het communiceren van de waarde en potentie van mensen. Zo duidelijk, dat zij het uiteindelijk zelf gaan inzien’.

Altijd wanneer ik met anderen samenwerk ervaar ik hoe waar(devol) dit statement is en hoezeer mensen het nodig hebben om bevestigd te worden in hun kwaliteiten en potentie. We leven in een maatschappij die onevenredig gefocust is op fouten en onvolkomenheden. Meer dan op potentie. Al vroeg op de lagere school leren kinderen hoeveel ‘fout’ hun werkjes bevatten. Maar welk perspectief is beter voor het zelfvertrouwen, ‘twee fout’ of ‘twaalf goed’? Wanneer ik mensen ernaar vraag, valt mij altijd op dat zij veel beter in staat zijn om hun ‘slechte’ eigenschappen en ‘zwaktes’ te benoemen dan om het te hebben over hun sterktes en potentie. Maar wanneer we alleen nog maar spreken over hun talenten, mogelijkheden en ambities transformeert de relatie: men voelt zich begrepen, gezien en erkend en er ontstaat een betere energie. De energie van vertrouwen.

Team
Op teamniveau is het principe hetzelfde als bij individuen. Ik pas het volgende geregeld toe bij teams waarmee ik werk om het vertrouwen te laten groeien: nadat we een strategie of veranderplan hebben ontwikkeld vraag ik de teamleden om zich voor te stellen dat het vijf jaar later is. En dat alle ambities en doelen uit het plan gerealiseerd zijn. Vervolgens vraag ik de mensen om een email aan elkaar te schrijven, ook vijf jaar later gedateerd, waarin zij drie dingen beschrijven:

waarom zij zo trots zijn op de organisatie;
wat zij waarderen in ieder van de andere teamleden;
wat zij het meest waarderen in zichzelf.

Het wordt zo geregeld dat iedereen alle emails op exact hetzelfde moment ontvangt. Die staan steevast bol van positieve energie, ambitie, enthousiasme en waardering. Het potentieel dat men samen ziet is sterk voelbaar .

Wanneer de teamleden dit hebben gedaan is er altijd een merkbare verhoging van de energie: er is meer waardering, vertrouwen en plezier. En dat uit zich in de samenwerking en betere resultaten.

Aspiratie
Door een dergelijke manier van samenwerken en ambitievorming - primair gebaseerd op mogelijkheden en waardering - maak je een aspiratie los in het team. De aspiratie om samen ambities waar te maken, om doelen te realiseren, om te groeien. Aspiratie is een veel krachtiger energiebron dan weerstand. Weerstand verlaagt de energie, de sfeer en wendbaarheid van het team. Aspiratie verhoogt de energie, het enthousiasme en de daadkracht.

Nu kan het team ‘op weg’ om zijn ambities waar te maken. Daarbij is het zaak om de energie te bestendigen en zowel de individuele medewerkers als het team blijvend tot hun recht te laten komen. Daarbij hebben zij meer aan een faciliterend manager die hen ondersteunt, adviseert en coacht, dan aan een controlerend micromanager. Maar managers die op dit punt zijn aangeland, zullen sowieso nog maar weinig zin hebben in de moeizame weg van micro-management die teveel energie en plezier opslurpt.

Door Theo Kroese. Hij is organisatie-adviseur, ervaringsdeskundige, en directeur van Moving As One. "Een strategie is slechts zo goed als de mensen die haar uitvoeren."