Op 14 mei 2013 publiceerden wij een artikel op FM.nl met als titel: 'Hoeveel ICT zit er in een flesje bier?'. Hierin wordt een methodiek uitgelegd om ICT-kosten te rubriceren en desgewenst door te belasten. Een wezenlijk onderdeel is het verzamelen van alle ICT-kosten. In dit vervolg krijgt u een aantal handige tips & tricks om verborgen ICT-kosten boven water te krijgen.


In de dagelijkse praktijk blijkt is het verzamelen van kosten lastig omdat
• Niet alle kosten overzichtelijk samen komen op één kostenplaats, die van de ICT-afdeling
• Verspreid over organisatie, en (dus) ook verspreid in de boekhouding
• Diverse kosten (categorieën) ‘verborgen’ zitten in de organisatie

Toch moeten ook deze kosten meegenomen worden om het volledige overzicht te hebben zodat besluiten op correcte en complete gegevens gebaseerd zijn. Ook is vergelijken alleen maar zinnig als alle kosten in de KostenKubus (zie hiertoe Hoeveel ICT zit er in een flesje bier) opgenomen zijn.

Het is lastig zoeken naar iets wat verborgen is en het wordt nog moeilijker als je niet weet waar je naar op zoek bent. Daarnaast heb je ‘verborgen’ en ‘verborgen’: sommige ICT-kosten zijn niet als zodanig onderkend of simpelweg foutief ingeboekt. Er zijn echter ook kosten die bewust verborgen zijn. Zeg maar gewoon ‘verstopt.

Dit artikel geeft een top-3 van de meest voorkomende verborgen ICT kosten.

1. Functioneel beheer valt in de lijn-afdeling
Functioneel beheerders zitten graag dichtbij de gebruikers van de applicaties. Deze medewerkerskosten drukken op de afdelingen waar ze werkzaam zijn en vallen daarmee buiten het ICT budget. Vaak vormen ‘de functioneel beheerders binnen een afdeling een ICT clubje, met een eigen functionele helpdesk waar vragen worden afgehandeld. Dit werkt doorgaans best effectief. Hun functionele kennis zorgt er ook voor dat ze hele koninkrijkjes kunnen optuigen en afdelingen gijzelen.

Daarnaast zijn er meestal minimaal twee beheerders om elkaar op te kunnen vangen. Ook is het niet altijd duidelijk wat ze precies doen. Vaak zijn ze het ‘afvalputje van de ICT issues’.

Doordat het functioneel beheer buiten het ICT budget valt, ontstaat het risico dat er ICT werk richting de functioneel beheerders gaat wat voorheen binnen de ICT afdeling werd uitgevoerd. Hierdoor wordt het ICT budget wel lager maar wordt het werk van de functioneel beheerder verzwaard.
__________________________________________________________________________________

Onmisbare IT kennis voor financials in Masterclass Finance & IT - 14 PE Uren
Ontdek in deze masterclass hoe u als financieel verantwoordelijke betere keuzes maakt, het rendement verhoogt, kansloze projecten tijdig stopt en snel kunt ingrijpen waar nodig. 2 topexperts bieden u unieke inzichten, best practices, tips en praktijkervaringen. Volg de tweedaagse masterclass Finance & IT, voorkom veelgemaakte fouten en maak direct het verschil. U kunt zich voor één dag of beide dagen inschrijven. Meld u hier aan.
__________________________________________________________________________________

Zo kennen we een voorbeeld waarbij SAP technisch beheer werkzaamheden naar India zijn ge-offshored. Echter de afgesproken tarieven voor dit contract waren dusdanig laag dat de Indiase leverancier onvoldoende verdiende om de medewerkers op dat contract bonussen uit te keren. Het gevolg was dat medewerkers, zodra zij de kans kregen, overstapten naar beter renderende contracten. De lege plekken werden opgevuld door juniors. Echter zodra deze meer ervaren werden, stapten zij ook over op beter verdienende contracten.
Het gevolg was dat het SAP beheer continu door juniors werd bemand met als gevolg, weinig kennis van de business van de opdrachtgever, (beginners) fouten, trager met oplossingen die ook nog eens van mindere kwaliteit waren, et cetera.

Deze tekortkomingen werden weer opgevangen door de functioneel beheerders.
Onder de streep werd de financiële besparing op het ICT budget volledig teniet gedaan door de verzwaring van de werkzaamheden van de functioneel beheerders. Echter deze kosten viel buiten het ICT budget. Verborgen kosten.


2. Verkeerde boekingen
Als basis voor een overzicht van ICT-kosten wordt de financiële boekhouding genomen. Hieruit wordt een selectie gemaakt van relevante kostenplaatsen, grootboekrekeningen en posten.

Sommige boekhoudingen zijn echter zo’n oerwoud van posten, overboekingen, tussenrekeningen etcetera, dat de ICT-boom in dat bos niet meer te vinden is.
Ook gaat het vaak al mis bij de initiële boeking. Medewerkers van de financiële afdeling zijn geen ICT'ers. Boekingen gaan dan faliekant mis doordat bijvoorbeeld alle facturen van KPN worden geboekt onder 'Telefonie'. Als de kennis ontbreekt dat KPN ook dataverkeer, hosting, clouddiensten en consultancy levert, dan wordt de post ‘Telefonie’ disproportioneel groot.

Wat we regelmatig tegenkomen is aanschaf van kapitaalgoederen uit operationele budgetten of binnen projecten. Dit laatste gebeurt vooral als organisaties projecten, vooral loonkosten, niet activeren. Hiermee treedt 'financieel geheugenverlies' op en van ‘good governance’ is geen sprake meer.

Tenslotte zijn de potten ‘overig’ of ‘onderhoud’ populair om ICT-kosten in te stoppen. Vaak uit gemak, soms met de bedoeling om een aanschaf te doen waar eigenlijk geen toestemming voor is.

Het enige wat hierbij helpt is uit te gaan van de oorspronkelijke boeking. Dit betekent een volledige controle van alle posten in het inkoopjournaal (leverancier, omschrijving, bedrag) en dit checken tegen alle bekende leveranciers. Maar wie kan zoiets?


3. Cloud computing
Nieuw met stip zullen we maar zeggen, zijn de kosten van Cloud Computing. Met de populariteit van 'de Cloud' stijgen de kosten van Cloud Computing voor organisaties. Door een aantal eigenschappen van Cloud Computing blijven kosten al gauw verborgen:
- Zeer laagdrempelig: kennis van techniek is (bijna) niet nodig
- Interessant voor businessafdelingen om de ‘lastige’ ICT-afdeling te omzeilen
- Geen investeringskosten, dus geen formele besluitvorming vooraf
- Lage aanschafkosten in abonnementsvorm, komt wel elke maand terug
- De individuele kosten zijn laag genoeg om geen enkel autorisatieniveau te triggeren

Vervolgens nemen de kosten langzaam toe. Men gaat meer gebruiken. De groei van data vergt meer opslagruimte waarvoor natuurlijk bijbetaald moet worden. Er is geen overzicht waardoor overbodig geworden applicaties niet meer worden stopgezet.
Of men schaft zaken aan die al door andere afdelingen zijn aangeschaft etcetera.
Als u denkt dat dit wel meevalt, sla dan het onderzoek van VMware er maar eens op na. In dit voorjaar kwam VMware uit op een bedrag van 1,6 miljoen euro gemiddeld per bedrijf binnen het Europese bedrijfsleven wat besteed wordt aan diverse vormen van Cloud Computing.

Tenslotte nemen, los van de kosten, de risico’s op lekken en diefstal van gevoelige bedrijfsinformatie toe. Het ontbreekt immers aan voldoende zicht op wat er allemaal is aangeschaft en welke informatie in welke Cloud staat. Essentiële bedrijfsprocessen blijken ineens afhankelijk te zijn geworden van applicaties en leveranciers die in geen enkel overzicht, informatieplan of architectuurstuk staan.

Deze top drie kan eenvoudig nog veel verder uitgebreid worden met bijvoorbeeld:
- Eigen ontwikkelde applicaties in bijvoorbeeld de Office-paketten: ongemerkt worden dit kritische bedrijfsapplicaties, zonder fatsoenlijk beheer en met onbekende kosten
- Inkoopcontracten waar alleen is gestuurd op het bedrag onder de streep. Hierbij wordt het 'wat' en het 'hoeveel' uit het oog verloren. Deze zorgen dan tijdens de looptijd van het contract voor een onverwachte kostenstijging.
- Introductie van thuiswerkplekken en BYOD-concepten. Hoewel veel werknemers het graag willen, zijn de kosten om dat veilig te realiseren en te ondersteunen meestal groter dan de besparing op een werkplek 'van de zaak'.

Samenvatting
ICT-kosten die verborgen zijn schieten onder elke radar van de controller door. Hierdoor nemen deze kosten toe zonder dat iemand hier grip op heeft en wordt het totaal meer dan iedereen denkt. Het is dus duidelijk waarom deze verborgen kosten ook in kaart moeten worden gebracht om een correct beeld van de werkelijke ICT-kosten te krijgen.

Sturen met een beslagen voorruit is nou eenmaal erg lastig.

Kurt de Koning en Tom Louwrier: Samen met twee andere partners zijn Kurt en Tom eigenaars en oprichters van Ratio Consultants. Ratio consultants richt zich op het inzichtelijk maken van ICT-kosten voor haar relaties. Hiertoe zijn een eigen visie, methodiek, modellen en middelen ontwikkeld.