Hoeveel ICT zit er in een flesje bier? (Een methode om ICT-kosten toe te wijzen aan bedrijfsprocessen)

Om bedrijfsprocessen efficiënter te maken, maakt men steeds meer gebruik van ICT. De ICT-component wordt zo een steeds groter onderdeel van de kostprijs van een product of dienst. Organisaties moeten de exacte hoogte weten, want deze kosten moeten terugverdiend worden via de verkoop van het product en dienst. Dus hoeveel ICT zit er in een flesje bier, hoeveel ICT is nodig voor een rijbewijsafgifte. Hoeveel ICT is nodig om een verzekeringspolis op te stellen, etc.

Er is echter meer. Met het juiste inzicht in de ICT-kosten weten organisaties ook of de gemaakte kosten minimaal ‘marktconform’ zijn.
En aangezien een Euro maar één keer kan worden uitgegeven, kan bepaald worden waar deze Euro het meeste bijdraagt aan het bedrijfsresultaat.

Helaas ontbreekt het Controllers veelal aan de juiste middelen, handvatten en tools om op elk gewenst moment inzicht te hebben in de ICT-kosten. Het helpt daarbij zeker niet dat de ICT-omgeving zeer dynamisch, complex en beperkt zichtbaar is.
De twee vraagstukken voor een volledig inzicht zijn:
1. Hoe krijg ik een volledig en correct overzicht van ALLE ICT-kosten in goed hanteerbare categorieën?
2. Hoe wijs ik de kosten toe aan de verschillende systemen, afdelingen en bedrijfsprocessen?
 
Hieronder wordt verder ingaan op deze vraagstukken. De beschreven oplossingen zijn ‘best practices’ en voor iedereen toepasbaar.

1. Een volledig en correct overzicht van alle ICT-kosten.
De eerste uitdaging is om alle kosten inzichtelijk te krijgen en ze juist te rubriceren. ICT-kosten hebben de neiging om onzichtbaar te zijn. De bestaande boekhouding biedt helaas om verschillende redenen niet het gewenste inzicht. Aankopen worden op de verkeerde kostenplaatsen geboekt of schieten onder de radar door omdat de ‘business’ zelf de aanschaf doet. Niet zelden vindt men deze terug onder een algemene verzamelpost.

Ontwikkelingen als Cloud Computing werken dit ook in de hand. Aanschaffen gaat met maandelijkse kleine bedragen die gemakkelijk buiten alle controle mechanisme omgaan. Uiteindelijk blijken deze kosten tot aanzienlijke bedragen op te lopen. Een specifieke oplossing kan dan toch goedkoper blijken dan steeds weer een stukje ‘cloud’.

Tenslotte is het voor de financiële administratie -als niet-ICT’ers- lastig om ICT-kosten juist te interpreteren en daarom correct te boeken. Zo zien we nog steeds dat alle facturen van KPN onder ‘Telefonie’ worden geboekt terwijl KPN inmiddels een veel breder productaanbod heeft.
__________________________________________________________________________________

Bezoek gratis Financial Systems, dé vakbeurs voor financiële software
Bent u op zoek naar perfecte financiële software? Kom woensdag 6 juni 2012 naar het jaarlijks vakevenement Financial Systems:
• Ontmoet meer dan 30 topaanbieders en 1000 professionele bezoekers op 1 dag
• Compleet overzicht van de Nederlandse markt voor financiële software
• Doorlopend programma van expertsessies en productpresentaties
Entree is gratis voor de doelgroep. Meld je direct aan via Financial-Systems.nl
__________________________________________________________________________________

De belangrijkste belemmering echter, is de 2-dimensionale insteek die nu gehanteerd wordt.
 
Hiervoor hebben we (Ratio Consultants) een oplossing. Door de ICT-kosten in een 3-dimensionaal model onder te brengen, ontstaan veel meer mogelijkheden om tot het juiste inzicht te komen. De volgende drie assen volstaan om een Kostenkubus met de Total Cost of Ownership (TCO) op te stellen:
– Doel-as: Kantoortoepassingen, bedrijfstoepassingen en besturing
– Middelen-as: Hardware, systeemsoftware (verantwoordelijkheid ICT) en Applicatiesoftware (verantwoordelijkheid business)
– Geld-as: Kapitaalkosten, Operationele kosten en Personeelskosten

Vervolgens rubriceren we alle ICT-kosten binnen dit 3-dimensionele ‘rekening’-schema. Door de berekende Kubus te vergelijken met normwaarden, ontstaan al de eerste inzichten. Daar waar kosten afwijken van verwachtingen, hoog of laag, is een nader onderzoek gewenst.
 

2. Kosten toewijzing aan de verschillende bedrijfsprocessen en afdelingen
Lastiger is het om de kosten te verdelen over de diverse gebruikers, afdelingen, systemen en bedrijfsprocessen. Als we het voorbeeld nemen van de brouwer en het flesje bier dan zien we dat voor de productie en verkoop van het flesje diverse bedrijfsprocessen zijn ingericht. Zo is er de inkoop van grondstoffen, het productieproces, botteling, verkoop, etc. Daarnaast produceert de brouwer verschillende soorten bier en vaak nog andere dranken. Allemaal gefaciliteerd vanuit één centrale ICT afdeling.

####

Ook deze probleemstelling is in twee slagen op te lossen:
1. De ICT infrastructuur bestaat uit een grote verzameling Configuratie Items (CI’s): servers, systeemsoftware, databases, applicatiesoftware, laptops, etc. Deze zijn nodig om functionaliteiten in applicaties ter beschikking te stellen aan de gebruikers. We moeten de kosten van deze CI’s via diverse verdeelsleutels toewijzen aan de functionaliteiten. Net zoals de facilitaire dienst de kosten van stroom, verwarming en schoonmaak via verschillende sleutels doorberekent, kunnen we dit met ICT ook doen. Bepalend voor de verdeelsleutels is de belangrijkste kostendrager en de mogelijkheid voor de afnemer om deze door gebruiksvolume te beïnvloeden.

2. Medewerkers maken gebruik van de functionaliteiten. De kosten worden vervolgens per functionaliteit toegewezen naar gebruikers en daarmee naar hun afdelingen. Vanaf dat moment weten we wat de ICT-kosten zijn per systeem, gebruiker, afdeling en bedrijfsproces. Hierdoor ontstaat een transparante, rechtvaardige en correcte verdeling van de ICT-kosten naar afdeling en bedrijfsproces. En daarmee zijn de ICT-kosten zichtbaar per product en dienst. De ICT in een flesje bier.

Doorbelasten van kosten
Na het toewijzen van kosten ontstaat ook de mogelijkheid om deze door te belasten aan de afdelingen. In veel organisaties wordt dit onderwerp ontweken. Het belangrijkste argument is het ontbreken van een uitvoerbare, juiste en rechtvaardige kostenverdeling. Als deze niet correct is ontstaan discussies over de verdeling van de kosten en niet over de hoogte van de kosten.
__________________________________________________________________________________

Bezoek gratis Financial Systems, dé vakbeurs voor financiële software
Bent u op zoek naar perfecte financiële software? Kom woensdag 6 juni 2012 naar het jaarlijks vakevenement Financial Systems:
• Ontmoet meer dan 30 topaanbieders en 1000 professionele bezoekers op 1 dag
• Compleet overzicht van de Nederlandse markt voor financiële software
• Doorlopend programma van expertsessies en productpresentaties
Entree is gratis voor de doelgroep. Meld je direct aan via Financial-Systems.nl
__________________________________________________________________________________

Nu dit argument niet meer opgaat en de kosten transparant worden toegewezen, is er geen reden meer om niet meer door te belasten. Het voordeel is dat elke afdeling nu zelf zicht en invloed heeft op de hoogte van de gemaakte ICT-kosten. Dit leidt tot een verlaging van kosten en verhoging van effectiviteit.
Net zoals water altijd naar het laagste punt toestroomt, zal geld altijd toestromen naar het punt waar het hoogste rendement is te realiseren.

Voordelen KostenKubus
Het vastleggen en toewijzen van ICT-kosten op bovengenoemde wijze, biedt nog een aantal mogelijkheden:
– Het wordt eenvoudiger om de financiële gevolgen van een fusie te bepalen
– Vereenvoudigde en versnelde budgetteringsrondes
– Door kosten in de toekomst te projecteren (tijdreizen), zijn de financiële consequenties van beslissingen vooraf te bepalen. Bijvoorbeeld: gevolgen van outsourcing, Cloud, Offshoring, lease vs koop, etc.
– Het wordt voor de afnemers mogelijk om invloed te hebben op de hoogte van de kosten
– Met een doorbelasting ontstaan incentives om kosteneffectief om te gaan met ICT

Samenvatting
ICT maakt een steeds grotere component uit binnen bedrijfsprocessen. Grip op ICT-kosten is essentieel om deze niet te laten ontsporen en te zorgen voor een optimale inzet van ICT. Een nieuwe aanpak biedt meerdere mogelijkheden. Hiertoe worden deze kosten gerubriceerd in een 3-dimensioneel model (de Ratio KostenKubus), langs de assen: Doel, Middelen en Kosten. In een tweetal stappen worden de kosten vervolgens verdeeld over de gebruikers, afdelingen, systemen en bedrijfsprocessen. Hierdoor ontstaat inzicht, grip en controle op ICT-kosten.

Kurt de Koning en Tom Louwrier: Samen met twee andere partners zijn Kurt en Tom eigenaars en oprichters van Ratio Consultants. Ratio consultants richt zich op het inzichtelijk maken van ICT-kosten voor haar relaties. Hiertoe zijn een eigen visie, methodiek, modellen en middelen ontwikkeld.