Hoe geven we een verandering vorm? Hoe geven we ons handelen richting? En: hoe zorgen we dat de verandering duurzaam is? Guido Cuyvers, verbonden aan de Katholieke Hogeschool der Kempen en aan de KU Leuven, beschrijft in zijn boek succesvol veranderen vier stappen voor organisatieontwikkeling.

stap 1: Bewustwording, herken de noodzaak
Een organisatie is pas bereid om de zware inspanning van een veranderingsproces aan te gaan, als ze zich bewust is van de noodzaak van die verandering. De organisatie moet bereid zijn om zich van de bestaande situatie af te vragen of deze wel goed is. En vervolgens moet er bereidheid zijn om op zoek te gaan naar alternatieven. Dit proces vindt plaats als mensen er zich van bewust worden dat een bepaalde toestand niet langer voldoet. Ze kunnen zich realiseren dat de huidige cultuur, de opzet van het werk of de technologie niet meer adequaat is of dat kennis of vaardigheden van de medewerkers niet meer voldoen. Crises zijn bij uitstek geschikt om bewustwording op gang te brengen.

stap 2: Oriëntering, in welke richting veranderen?
Na de bewustwording en de diagnose is de volgende stap het kiezen van de richting van de verandering. Het moet voor alle betrokkenen duidelijk zijn hoe de toekomstige situatie of eindtoestand eruit moet zien en hoe men die wil bereiken. Het hoeft hier niet per se om één antwoord te gaan, maar om een reeks alternatieven. Uiteraard moet de haalbaarheid van elk alternatief worden onderzocht. Aan deze stap kleeft zowel een cognitieve als een motiveringsdimensie. Op de eerste plaats moet namelijk worden vastgesteld aan welke criteria het veranderingsproces en de nieuwe organisatie moeten voldoen. Belangrijk is vervolgens om op alle niveaus overeenstemming te krijgen over de richting van de verandering.

stap 3: Uitvoering, van strategie naar praktijk
Medewerkers leren afstand te nemen van oude werkwijzen, organisatievormen en doelen en nemen nieuwe aan. Het is evenwel niet mogelijk om in één plan alle aspecten van de verandering van de organisatie vast te leggen. De doelen moeten veel meer regelmatig worden geconcretiseerd, getoetst en bijgesteld naar gelang de ervaringen. Het valt overigens niet te vermijden dat stappen elkaar gedeeltelijk overlappen. Belangrijk is wel dat de verandering aansluit op het veranderingsvermogen van de organisatie. Dat betekent dat managers mogelijkheden moeten creëren waarmee de organisatie stapsgewijs tot successen kan komen.

stap 4: Consolidatie, vasthouden van de vruchten van verandering
Heeft de verandering eenmaal plaatsgevonden, dan is de noodzaak om de resultaten ervan te consolideren. Zo vermijdt men dat de effecten van het veranderingsproces na een tijdje wegebben. De veranderingen moeten een blijvend kenmerk of een bestandsdeel van de organisatie worden. Dat kan bijvoorbeeld door wervingsprocedures zo te wijzigingen dat de kans op het vinden van medewerkers die passen in de nieuwe situatie vergroot wordt, maar ook door beloningssystemen te bedenken die het nieuwe gedrag ondersteunen. Een noodzakelijke element van consolideren is evalueren. In welke mate zijn de gestelde doelen en resultaten gehaald? Evalueer eveneens de processen die tot deze resultaten hebben geleid. De evaluatie leidt uiteindelijk tot verfijning van processen en doelen.


Aanrader van de redactie: 5 tips voor resultaatsturing na de crisis