Projectcontrol. Projectplanning II: geavanceerde sturing

In deze 2e blog over projectplanning aandacht voor geavanceerde instrumenten om vast te stellen of een project succesvol wordt of dat bijsturing nodig is.

Zie hier de eerste blog over projectcontrol: 
Projectplanning deel 1: bezint eer je begint!

Het lijkt in eerste instantie wellicht gek dat die vraag al in de planfase belangrijk is, maar dat komt omdat het stuurmechanisme management by exception wordt gebruikt. Bij dat systeem vergelijkt de “bestuurder” wat de werkelijke prestaties (tarieven, uren, tevredenheid etc.) zijn en die uitkomsten worden vergeleken met een norm, waarna de verschillen worden geanalyseerd. 

Die norm moet vooraf worden vastgesteld en dat gebeurt in de planfase. Vandaar dat in dit blog twee belangrijke stuurinstrumenten centraal staan, namelijk de earned valuemethode en de project balanced scorecard. Maar eerst wordt nog kort aandacht aan traditionele verschillenanalyses besteed om management by exception nader toe te lichten.

Om de kosten van een project te beheersen is inzicht nodig in de bestede gelden. Zo is het bijvoorbeeld interessant om te weten of de werkelijk gemaakte kosten overeenkomen met de vooraf verwachte. Door met standaardprijzen te werken en die later te vergelijken met de  werkelijke prijzen wordt het mogelijk vast te stellen of zich op dit punt verschillen voordoen. 

Door inzicht in de reden van de afwijking wordt het mogelijk iets aan nadelige verschillen te doen (beter onderhandelen of zoeken naar besparingsmogelijkheden bijvoorbeeld), verwachtingen te managen (al vroegtijdig aangeven dat het budget waarschijnlijk wordt overschreden) en bij nieuwe, soortgelijke projecten realistischer te plannen. 

Ook als er voordelige verschillen zijn is het nuttig dit te weten. In een van de komende blogs kom ik nog terug op de redenen hiervoor. Behalve over prijzen zal de projectmanager en (soms) de opdrachtgever of de stuurgroep ook geïnformeerd willen worden over de efficiency waarmee gewerkt wordt. Is de arbeidsproductiviteit van de medewerkers conform de verwachtingen en worden de juiste mensen op de juiste plaats ingezet? Yield- en mixverschillen kunnen hier inzicht in geven. Om hierover uitspraken te kunnen doen, zijn in de planfase dus reeds normen (verwachtingen, standaarden) geformuleerd.

De earned valuemethode
De bovenstaande aanpak geeft inzicht in het kostenniveau van het project. Dat is echter maar één van de zaken die van groot belang zijn om te bepalen of het project een succes is. Een ander belangrijk aspect is: wordt het eindproduct tijdig opgeleverd? Door de earned valuemethode toe te passen, kunnen hier uitspraken over gedaan worden. Deze methode werkt volgens de filosofie dat er tijdens de looptijd van een project niet alleen kosten worden gemaakt, maar er wordt tevens waarde gecreëerd. 
___________________________________________________________________________________________________
De Opleiding Project Control is een praktijkgerichte opleiding van 9 avonden welke zeer geschikt is voor iedereen die in zijn of haar werk te maken krijgt met het sturen en beheersen van projecten. Lees verder...
Deze opleiding wordt verzorgd door Nederlands beste project control expert Eric Kemperman. Als springplank naar deze opleiding volgt u de tweedaagse opleiding Project Support.
___________________________________________________________________________________________________ 
 
Een voorbeeld. Een nieuwbouwproject bestaat uit verschillende fases: van grondwerk tot afwerking. In de planfase wordt begroot wat het uitvoeren van elke fase kost en wanneer elke fase klaar moet zijn. Vervolgens wordt elke fase uitgevoerd. Zodra een fase afgesloten wordt, wordt het begrote bedrag voor die fase als verdiende waarde beschouwd. Dit bedrag wordt vergeleken met de werkelijk gemaakte kosten per fase. 

Tevens wordt de werkelijke productieduur van de fase vergeleken met de begrote. Door hier analyses op los te laten wordt het mogelijk om onder meer te bepalen welke waarde er voor elke bestede euro is gecreëerd en wat de te verwachten opleverdatum van het project wordt. Door de analyses nader te bestuderen kan een deskundige (project)controller de projectmanager (of de stuurgroep) adviseren bij te sturen of de verwachtingen bij te stellen.

De project balanced scorecard
Het projectsucces wordt  natuurlijk niet alleen bepaald door de vraag of een project binnen het budget en de afgesproken termijn wordt opgeleverd. De kwaliteit van het eindproduct speelt vanzelfsprekend ook een zeer belangrijke, wellicht zelfs doorslaggevende rol. Het projectsucces bestaat uit twee delen, namelijk het projectmanagementsucces en het projectproductsucces. Het projectmanagementsucces betreft de vraag of het project binnen het budget, binnen de afgesproken tijd en conform de afgesproken specificaties is opgeleverd. 

Het projectproductsucces wordt bepaald in hoeverre het eindproduct van het project voldoet aan de wensen en verwachtingen van de afnemer/gebruiker. Vooral dit laatste – de wensen en verwachtingen van de afnemer en/of gebruiker – zijn natuurlijk essentieel voor het succes. Het is daarom erg belangrijk dat met grote regelmaat wordt vastgesteld dat het project op de goede weg zit of dat er bijsturing nodig is. 

De project balancedscorecard  stimuleert de projectgroep zicht te houden op alle relevante financiële en niet-financiële aspecten rond het project. Er zijn diverse manieren om een dergelijke project balancedscorecard op te stellen. Eén ervan werkt met de volgende perspectieven:

1. projectresultaatperspectief; hier wordt o.a. vastgesteld wat de mate van tevredenheid over het beoogde eindresultaat van de het project is onder toekomstige gebruikers van het eindproduct van het project.
2. projectbeheersingsperspectief; zijn er verschillen tussen werkelijke kosten en budgetten, zijn er verschillen tussen vraag en aanbod van resources etc.?
3. businesswaardeperspectief; draagt het project bij aan de doelstellingen van de gehele organisatie?
4. leerperspectief; realiseert het project een bijdrage aan de groei van professionaliteit van de organisatie of haar medewerkers.

Ook andere indelingen, zoals de indeling die meer in lijn ligt met die van Kaplan en Norton die werken met het financiële, klant, interne en innovatie perspectief,  kunnen zeer nuttig zijn. 
Maar ook hier geldt steeds dat in de Planfase al standaarden/normen/gewenste uitkomsten worden geformuleerd en gedurende de uitvoering van het project  wordt geregistreerd wat de werkelijke “scores” zijn. 

De verschillen worden vervolgens in de Checkfase nader geanalyseerd en zo nodig wordt in de Actfase bijgestuurd. Dit gebeurt allemaal met als doel om het huidige project tot een succes te maken en ook toekomstige projecten beter te laten verlopen. Want idealiter zorgen ervaringen bij huidige projecten tot betere projectplanning en –beheersing van toekomstige projecten.

Theo van Houten is hoofddocent aan de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen. Tevens is hij auteur van enkele bedrijfseconomische boeken, waaronder financial control van projecten en Bedrijfseconomie in de praktijk.
 
Ook interessant: