Administratieve organisatie en interne controle (AO/IC), niet de meest sexy onderwerpen, maar wel essentieel voor een goede bedrijfsvoering.

Dat geldt helemaal voor een organisatie waar veel met projecten wordt gewerkt, want projecten hebben een uniek karakter, zodat je niet op basis van de dagelijkse routine te werk kunt gaan. Je moet dan duidelijke afspraken maken wie welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden krijgt, wat wanneer wordt vastgelegd en wie welke informatie ontvangt. 

In deze reeks blogs over project control is reeds eerder aandacht besteed aan het belang van een goede projectadministratie. Want als dat niet goed gaat, kan een organisatie in enorme problemen komen. Het faillissement van Imtech is daar een voorbeeld van. 

Maar een goede administratie kan alleen worden gevoerd als er tevens sprake is van een doordachte AO/IC. Ontbreekt het daaraan, dan is niet alleen de kans op fraude groot, maar bovenal is dan de kwaliteit van de management informatie slecht, zodat goed en tijdig sturen en bijsturen vrijwel onmogelijk wordt.

Een goede AO/IC bevat zowel preventieve als repressieve maatregelen. Een belangrijke manier om te voorkomen dat de kwaliteit van informatie slecht is of dat er fraude wordt gepleegd, is te werken met controle-technische functiescheiding. 

Hierbij worden er binnen/rond de projectorganisatie een vijftal functies gecreëerd, namelijk beschikkende, bewarende, uitvoerende, registrerende en controlerende functies. Door deze functies over meerdere verschillende personen te verdelen, neemt de kans op problemen enorm af. 

Soms is het onmogelijk om voor elke functie een aparte functionaris te vinden, maar dat is geen groot probleem. Waar mogelijk scheidt u, waarbij het als minder problematisch wordt ervaren wanneer de controlerende en registrerende worden samengevoegd, dan wanneer de beschikkende, bewarende en controlerende functie in één hand zijn. U wilt immers zoveel mogelijk belangentegenstellingen creëren. Als een functionaris (onbewust of bewust) een steek laat vallen, dan trekt een ander immers waarschijnlijk aan de bel.
_________________________________________________________________________________________
De Opleiding Project Control is een praktijkgerichte opleiding van 9 avonden welke zeer geschikt is voor iedereen die in zijn of haar werk te maken krijgt met het sturen en beheersen van projecten. Lees meer.   
_________________________________________________________________________________________  
 
Ook autorisatie (bevoegdheidscontrole) is een belangrijk instrument dat u rond AO/IC moet inzetten. Bij de controle-technische functies horen immers bevoegdheden, maar welke zijn dit precies? Mag een projectmanager zelf afspraken maken over arbeidscontracten of meer- en minderwerk en zo ja, tot welke bedragen? Dat moet worden bepaald – er moet dus een bevoegdheidsinstructie zijn - en de relevante functionarissen moeten hiervan op de hoogte worden gesteld. 

En hoe kunnen we vaststellen dat een document (bijvoorbeeld een declaratie of een offerte) is ondertekend door iemand die daartoe bevoegd is? Parafen- en handtekeninglijsten moeten bij alle relevante betrokkenen bekend zijn. Daarnaast moeten de bezittingen en de informatie beveiligd worden. Geheimhoudingsverklaringen en toegangscontroles, bijvoorbeeld via wachtwoorden, zijn dan erg belangrijk. Deze moeten natuurlijk gekoppeld worden aan de bevoegdheden. 

In een organisatie waar ik enige tijd geleden kwam gebeurde dat laatste niet. Daar konden administratief medewerkers zelf in het ERP-systeem allerlei grootboekrekeningen openen. Handig, want als ze niet precies wisten op welke rekening iets geboekt moest worden openden ze gewoon een nieuwe. Lekker efficiënt. Het gevolg was wel een wildgroei aan rekeningen waarop geboekt werd en werkelijke cijfers die niet meer met budgetten of met cijfers uit voorgaande perioden vergeleken konden worden. 

Dat is natuurlijk desastreus voor de sturende kracht van managementinformatie. Voor de juistheid en volledigheid van de informatie die verstrekt wordt is het daarnaast noodzakelijk dat er goede controles plaatsvinden. Verbandscontroles spelen daarom vaak een grote rol.

Een uitgebreid AO/IC-beleid in de organisatie wordt vaak als onprettig ervaren. Het leidt tot bureaucratie, het haalt de snelheid uit de organisatie, terwijl het niet aanwijsbaar tot hogere opbrengsten of lagere kosten leidt, vinden velen. Maar klopt dat beeld wel? Zouden veel projecten niet veel beter lopen als de projectmanager of opdrachtgever/stuurgroep sneller over betrouwbare informatie zou beschikken? Zou het verlies aan materialen, arbeids- of machinetijd door verkeerde beslissingen of diefstal door betere controles niet teruggedrongen kunnen worden? 

Dat heeft wel degelijk een positief effect op de resultaten van de organisatie. Toch lijkt de interesse binnen organisaties voor een goed AO/IC-beleid gering. In discussiegroepen van controllers, bijvoorbeeld op linkedin, gaat het vrijwel nooit over dit onderwerp. Ook veel projectmanagers lijken er zo min mogelijk mee te maken te willen hebben. En in vacatureteksten voor projectcontrollers wordt nauwelijks aandacht besteed aan AO/IC-taken.

Ook in het hoger onderwijs voor bedrijfseconomen wordt weinig aandacht besteed aan AO/IC. Voor registeraccountants is dat overigens wel anders, maar zij zijn juist de controlerende instantie, terwijl de bedrijfseconomen – en dan met name controllers en administrateurs – de uitvoerenden zijn. Zij zijn dan ook primair verantwoordelijk voor een goede werkende AO/IC.

Zonder goede AO/IC kan een betrouwbare informatievoorziening niet gegarandeerd worden. Vandaar dit pleidooi voor meer bureaucratie. Maar niet voor een ongebreidelde groei ervan! Mijn advies: stel eerst vast welke zaken binnen uw organisatie en een specifiek project kritiek zijn en bouw daaromheen een goede en het liefst een zo simpel mogelijke  AO/IC.  Leg vervolgens aan de betrokkenen duidelijk uit wat de procedures, functies, bevoegdheden etc. zijn en vooral ook waarom ze zo zijn. Dat vergroot het draagvlak waarschijnlijk aanzienlijk. En voor zaken die niet kritiek zijn voor de bedrijfsvoering moet de AO/IC zo beperkt mogelijk blijven. Eigenlijk is dit dus geen pleidooi voor méér maar voor een slimmere bureaucratie!

Theo van Houten is hoofddocent management accounting aan de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen. Hij is onder meer auteur van de boeken financial control van projecten (2013) en Bedrijfseconomie in de praktijk (2015).