Is de jaarafsluiting een hoofdpijndossier? 3 zaken om op te letten

Door Casper van Leeuwen

Zo rond deze tijd zijn veel hoofdkantoren nog bezig met de jaarafsluiting, of wellicht er net mee klaar. Wanneer deze je nog behoorlijke hoofdbrekens oplevert, is het tijd om eens kritisch te kijken naar een aantal belangrijke factoren die zeker het verschil maken. Bedrijven die de jaarafsluiting zonder noemenswaardige problemen doorlopen hebben een aantal zaken goed op orde: de manier waarop ze informatie uitvragen en vastleggen in een taxonomie, de processen die ze hanteren, en de technologie die ze daarbij inzetten.

1. Integriteit en samenhang
De jaarafsluiting, of elke afsluiting eigenlijk, draait om het verzamelen, beoordelen en rapporteren van financiële data. Het startpunt daarbij is de saldibalans zoals die vanuit het grootboek komt. In de regel zijn er binnen grotere bedrijven meerdere administratieve systemen in gebruik, elk met hun eigen rekeningschema. In hoeverre worden er vanuit het hoofdkantoor dwingende spelregels uitgevaardigd over welke informatie er minimaal in die rekeningschema’s aanwezig moet zijn? Op het moment dat hier niet directief genoeg op wordt geacteerd bestaat het risico dat de spreekwoordelijke appels en peren in de consolidatie terecht komen. Dit leidt tot extra werk om die informatie te harmoniseren.

Daarnaast is de saldibalans zeker niet het eindpunt van het jaarwerk. Bedrijven worstelen nog wel eens met het vaststellen van het geconsolideerde kasstroomoverzicht. Ook dit hangt samen met de manier van informatie uitvragen: worden voor de balansrekeningen mutatie-overzichten uitgevraagd die juist en volledig zijn, en die een getrouw beeld geven van de transacties die wel en die niet terug dienen te komen in het kasstroomoverzicht? Dit maakt een groot verschil tussen het makkelijk kunnen consolideren van die informatie en het op concernniveau moeten corrigeren, of soms zelfs van de grond af opbouwen, van het geconsolideerde kasstroomoverzicht.

En dan zijn er natuurlijk nog de toelichtingen. Met name als IFRS wordt gehanteerd zijn er nogal wat toelichtingen te produceren rond zaken als debiteuren, voorzieningen, leningen, en belastingen. Deze hebben het liefst een directe relatie tot de grootboekrekeningen en definities zoals die in de saldibalans worden gebruikt. Op dat moment kan de integriteit en samenhang tussen toelichtingen en saldibalans relatief eenvoudig worden geborgd. Dat is in de praktijk helaas niet altijd het geval.

2. Hoofdkantoor als coördinator
Naast informatie, of beter gezegd datahygiëne, is er ook nood aan proceshygiëne. Goed georganiseerde bedrijven zitten strak op hun processen en beleggen verantwoordelijkheden vooral waar die thuishoren: bij de bron. Het zou niet de taak van het hoofdkantoor moeten zijn om data te corrigeren, die taak hoort thuis bij de werkmaatschappij waar die data vandaan komt. Naast het gevoel van eigendom over die data helpt het ook met het komen tot een gestroomlijnd proces wanneer het hoofdkantoor niet de bottleneck is in het hele proces, maar meer de rol vervult van coördinator en coach. Dit vraagt soms wel een mentaliteitsverandering.

Een veelgehoord probleem in het jaarwerk is de afstemming van intercompany posities. Ook hierin speelt het proces een belangrijke rol. Goed georganiseerde bedrijven vaardigen duidelijke instructies uit als onderdeel van hun intercompany processen, zoals deadlines waarna geen intercompany facturen meer gestuurd mogen worden, en een duidelijke vermelding van de IC partner code die de ontvanger moet opnemen bij de registratie van die factuur.

3. Delete Excel uit rapportageproces
Tot slot is er dan nog de technologie waarmee het jaarwerk wordt ondersteund. Eén ding is duidelijk geworden in de loop der jaren: Excel is niet de oplossing. Goede software zoals OneStream en CCH Tagetik automatiseren de dataverzameling vanuit de administratieve systemen, formaliseren de processtappen, faciliteren de intercompany afstemmingen tussen werkmaatschappijen, automatiseren koerstranslatie, intercompany eliminatie en vermogensconsolidatie, en dwingen datakwaliteit af door het toepassen van controles op juistheid en volledigheid van data. Dat zijn allemaal zaken die in Excel onherroepelijk tot hoofdpijn leiden. Ondernemingen die hun zaken op orde hebben, proberen Excel zo veel als mogelijk uit het rapportageproces te verbannen.

Technologie helpt ook met effectieve analyse van data. Door vanuit de geconsolideerde data met een druk op de knop af te dalen naar de werkmaatschappijen waar mogelijke inconsistenties vandaan komen wordt veel tijd bespaard. Maar ook het eenvoudig tegen elkaar afzetten van het huidige jaar ten opzichte van het vorige jaar, waar nodig gecorrigeerd voor koerseffecten en fusies en overnames, helpt met het snel doorgronden van de data.

Een soepele jaarafsluiting is het gevolg van een krachtige taxonomie, strakke processen en de juiste technologie. En het is geen utopie om daar te komen: onze klantenkring is daar het bewijs van. Of het dan gaat om ondernemingen met een handvol werkmaatschappijen of die met vele honderden maakt eigenlijk niet uit. Het willen veranderen en verbeteren van de jaarafsluiting daarentegen is hetgeen wat wel het verschil maakt!

Casper van Leeuwen is partner bij Satriun (www.satriun.com). Casper is een finance professional en implementeert CPM-technologieën voor consolidatie, planning en rapportage. Sinds vele jaren verdiept Casper zich daarnaast in thema’s rond waardecreatie en de relatie tussen financiële en niet-financiële indicatoren.

Dit artikel wordt u aangeboden door: