Hoe datagedreven controle waarde oplevert voor middelgrote bedrijven

Over data-analyse wordt al jaren gepraat, maar hoe datagedreven wordt er inmiddels gewerkt én vinden datagedreven controles al plaats binnen MKB-ondernemingen? Dat valt nog best tegen, maar kan veel waarde opleveren, zo constateren Roel van den Berg en Arjen van Zon van accountants- en advieskantoor Crowe Foederer.

In de recent uitgebrachte vision paper ‘High tech, high touch’, kijkt Crowe Foederer naar de datagedreven accountantspraktijk die het kantoor heeft opgebouwd. Deze aanpak leidt tot een hoger niveau van controlezekerheid. En het kunnen ontsluiten van data stelt klanten in staat betere beslissingen te nemen. ‘Het gaat bij dit alles niet om mooie rapporten of dashboards, het gaat erom de vinger op de zere plek te leggen en kansen te signaleren voordat iemand anders ze ziet’, zo staat te lezen in de paper.

Crowe Foederer heeft ervoor gekozen om zelf een Data Science platform te bouwen met als voornaamste reden dat een brede dienstverlener als Crowe alleen nog succesvol kan zijn in de toekomst als het moderne technologie optimaal weet te benutten. “Standaard software is niet voldoende”, zei bestuursvoorzitter Johan Daams destijds in een interview met AccountantWeek. “Softwareleveranciers lanceren een jaarlijkse update, maar gaan niet radicaal veranderen. Als we echt wilden innoveren met technologie, moesten we het zelf doen.”

De omslag naar deze nieuwe manieren van werken heeft nogal wat voeten in de aarde gehad, maar als je eenmaal zover bent wil je nooit meer terug. FM bespreekt de belangrijkste ‘lessons learned’ met Roel van den Berg RA, die als partner binnen de controlepraktijk bij klanten werkt met het dataplatform, en Information Officer Arjen van Zon, die veel ervaring heeft opgedaan met big data en data governance in de financiële sector en verantwoordelijk is voor de technische kant van de data analyse praktijk.

Grootste bottlenecks
Er is in het MKB heel veel data beschikbaar en er worden gerenommeerde ERP-systemen gebruikt. Toch zien de twee experts dat er nog weinig wordt gedaan met de data. “Wat ontbreekt is een spin in het data web”, zegt Roel van den Berg. “Noem het maar een Data Information Officer. Iemand die de verschillende behoeften bij elkaar brengt aan data-inzichten en hier invulling aan weet te geven.”

Arjen van Zon: “Deze data analisten-rol ontbreekt inderdaad. De IT-afdeling richt zich puur op de techniek en informatiemanagement. Dat is heel wat anders dan datagedreven werken. En veel organisaties hebben onvoldoende diepgang qua datagebruik en multidisciplinair werken op datagebied.

Van den Berg vult aan: “Bij veel ondernemingen wordt uiteraard wel gebruik gemaakt van KPI’s, dashboards en bijvoorbeeld sales analyses. Maar het niveau waarop ze vervolgens prijsafspraken en afwijkingen daarop kunnen analyseren is meestal vrij beperkt. Het gaat niet erg diep.”

De tweede grote bottleneck is gebrekkige datakwaliteit. Bij veel bedrijven is er in de woorden van Arjen van Zon een ‘kluwen van bronnen en systemen’ ontstaan. De uitdaging voor de mensen van Crowe is om dit op één lijn brengen. “Dat is cruciaal”, stelt Van den Berg. “Want wij moeten regel van uitzondering kunnen onderscheiden anders kunnen we er onze controles niet op baseren. Het kost in beginsel veel tijd om dit inzichtelijk te krijgen.”

“Daarmee zijn wij ook wel door schade en schande wijs geworden”, vervolgt de Registeraccountant. “Het is echt begonnen als pilot. Datakwaliteit zit hem in de techniek, maar ook in de functionaliteit. Een klein voorbeeld is de BTW-analyse waar natuurlijk het land van levering van belang is. Dan moet je wel zorgen dat je uit de verkoopdata het leveringsland neemt en niet het factuurland. Een discrepantie die vervolgens niet direct opvalt, immers wanneer je het factuurland neemt zie je gewoon Nederland of Frankrijk staan, maar toch zorgt dit voor wezenlijk onjuiste informatie. Als je daar niet continu op doorprikt, ga je nat. Dit soort voorbeelden hebben we in onze ontdekkingstocht regelmatig meegemaakt. Een eerste aanzet leek dan goed te zijn, maar bij nader inzien bleek toch het verkeerde veld geselecteerd.”

“Bij de invoer van data door medewerkers gaat het ook vaak fout”, vult de Information Officer aan. “Doordat er vaak werkafspraken/-controles ontbreken bij de invoer in de informatiesystemen, krijg je bij de analyse problemen. Niet alleen bij handmatige invoer gaat het mis, maar zelfs ook bij scan & herkenoplossingen komen soms verkeerde interpretaties voor. Op die invoerkant moet je dus ontzettend scherp zijn.

Relevante inzichten
In eerste instantie heeft een externe partij Crowe geholpen om het data-platform op poten te zetten en is het benaderd vanuit auditperspectief voor klanten in het MKB met de voornaamste focus op handel en productiebedrijven. “We wilden analyses die in de audit van toegevoegde waarde zouden zijn voor accountant én klant”, zegt Roel van den Berg. Denk aan een goederenbeweging, maar ook aan brede werkkapitaal analyses, diepgaande debiteuren inzichten waarbij stam-, betaal- en margegegevens tezamen komen, et cetera. Dat debiteuren inzicht stelt je in staat het werk(kapitaal) wat in een klant zit versus de marge die hij oplevert te duiden. Is dit direct relevante informatie voor de audit? Niet echt. Maar voor de ondernemer: super interessant!”

Nog iets wat de Registeraccountant regelmatig tegenkomt: Klanten die verzekerd zijn bij een kredietverzekeraar, maar die in de praktijk vooruitbetalers zijn. “Zonde van het geld”, aldus Van den Berg. “Wederom: deze informatie is niet heel relevant voor de controle, maar dit soort inzichten stellen de ondernemer in staat zijn of haar bedrijf te sturen op basis van data. We zijn dus begonnen met analyses voor de audit en dat heeft geresulteerd in circa 120 dashboards die we kunnen inzetten binnen processen als inkoop, verkoop, voorraad, finance en HR. En dat zijn hele diepgaande analyses. Je kunt echt doorgraven tot aan het aller diepste niveau.”

De inzichten die Crowe nu aanbiedt hebben de aard van het controlewerk veranderd. “Het stelt ons, de finance afdeling en ondernemer in staat om in kort tijdbestek de aandacht te leggen op de dingen waar het écht over gaat”, licht Van den Berg toe. “Sterker nog, wij zien zelfs in het kader van onze controle dat onze accountants binnen de kortste keer van haver tot gort weten over alle processen die bij een klant spelen. En met name wat de uitzonderingen zijn binnen geëigende processen en waar die door veroorzaakt worden. Dat maakt ons werk ook zoveel leuker. Enerzijds omdat we daardoor van veel meer toegevoegde waarde zijn voor onze klanten, maar tegelijkertijd ook voor de ontwikkeling van mensen. Dit leidt op alle niveaus tot betere gesprekken over echt belangrijke zaken in plaats van dat je op het einde van een (traditionele) controle komt vertellen dat de middels een steekproefmodel geselecteerde facturen allemaal aansloten op het grootboek.”

Wat heb je hiervoor nodig?
De omvang van data die MKB-bedrijven inmiddels hebben verzameld is gigantisch. “Dat kun je niet goed verwerken met de huis, tuin en keukenoplossingen, zoals Excel”, zegt Van den Berg. “Daar heb je echt een speciaal data-platform voor nodig, zoals wij gebouwd hebben.”

Arjen van Zon licht toe hoe het data-team van Crowe deze ‘kluwen’ ontwart. “Het begint met mapping waarin we definities en relaties vastleggen. Dat is het allerbelangrijkste wat je moet doen. Begin heel simpel met een business glossery. Wat zijn je data-elementen en wat zijn de definities daarvan? Wat zijn je kwaliteitscriteria? Dit vormt de basis.”

Hier is een multidisciplinair team voor nodig met RA’s, data-analisten en – ontzettend belangrijk benadrukken beide experts – een specialist die hier tussenin zit. Die laatste groep is onmisbaar volgens van den Berg. “Dat is de sleutelfunctie. Ik zeg 1 en Arjen zegt 0, er moet ook iemand betrokken zijn die het van beide kanten goed begrijpt. Dat was in het begin, toen we nog met die externe partij werkten, een grote bottleneck. Wij als accountants wisten heel goed wat we wilden, maar dachten vooral functioneel en veel minder technisch. Die partij had juist vooral kaas gegeten van de techniek en kon maar moeilijk begrijpen wat wij functioneel nou echt verlangden. Daar zat een enorme mismatch. Met de komst van Arjen en de andere, eigen, experts gaat dat steeds beter.”

“Wij hebben het nu werkend en daar zijn we trots op”, zegt Van Zon. “Daarmee lopen we voorop in de markt. Als je dit wilt opzetten heb je enerzijds ervaring nodig en anderzijds moet je de financiële middelen hebben om erin te investeren. Je kunt ook een Business Intelligence-tool aanschaffen, maar daarmee kom je er niet. Ik kan morgen al onze dashboards bij je over de schutting gooien, maar bedrijven en accountants die hier voor het eerst mee gaan werken weten niet waar ze moeten kijken. Ze zien de samenhang niet. En dat is alleen nog maar de front-end, het hele databasegedeelte laat ik dan gemakshalve nog buiten beschouwing.” In de Vision Paper staat een citaat dat dit mooi samenvat: ‘A fool with a tool is still a fool’.

‘Management by exception’
Het einddoel van al deze inspanningen is je bedrijf helemaal te sturen op basis van data. “Dat is bij sommige van onze klanten al realiteit”, besluit Van den Berg. “Ze sturen op analyses en de uitzonderingen die daaruit voortkomen. Waar we naar toe willen is dat dit bij al onze klanten de standaard manier van werken is.”

Download hier de Vision Paper ‘High tech, high touch’.

Neem deel aan ons webinar van 6 juli: Vitamine Data voor de accountantscontrole (link naar landingspagina)

Dit artikel wordt u aangeboden door: