Han Stoop (CFO NCOI Opleidingsgroep): Ruimte maken voor data-experimenten

Bij het snelgroeiende opleidingsinstituut NCOI ziet CFO Han Stoop grote kansen in analytics. Hij zet daarbij volop in op managementinformatie. Door bedrijfsdata slimmer te analyseren en te gaan koppelen aan externe data kan het bedrijf straks bezettingsgraden verbeteren, cashflow prognosticeren en marketingbestedingen optimaliseren.

Het relatief jonge bedrijf NCOI heeft een steile groeicurve beleefd. In 20 jaar groeide het opleidingsinstituut uit tot de grootste individuele opleider in Nederland. “Dat is te danken aan een uitgekiende strategie waarbij efficiency en flexibiliteit de kernwoorden zijn”, aldus Han Stoop, sinds ruim een jaar de CFO bij het opleidingsinstituut. “Voor onze voornaamste doelgroep – werkende mensen – zijn dat zeer belangrijke kenmerken. We bieden een breed aanbod van 6000 opleidingen die we op veel verschillende locaties en dagen/tijden aanbieden. Ook hebben we een heel sterk operationeel model dat ons helpt marktleider te blijven.”
 
De groei is nog niet ten einde, in tegendeel. NCOI heeft in een korte periode zeven acquisities gedaan. Het bedrijf draait nu zo’n 200 miljoen euro omzet en er werken 1200 medewerkers. “We zijn in korte tijd meer dan verdubbeld. We zijn van een echt MKB bedrijf naar behoorlijk grote organisatie gegaan. We zijn pas net begonnen met het genereren van managementinformatie en business-control en dat biedt ruimte om te experimenteren. Daar geloof ik heel sterk in.”
 
Het Business control-team
Het team van Stoop bestaat uit vijf man verdeeld in data-analisten en businesscontrollers. De analisten zorgen voor het technische en analytische stuk en de businesscontrollers helpen de business met de besluitvorming. “Ik ben ervoor om de poorten open te gooien en alle informatie te delen, maar je moet de mensen uit de business wel begeleiden. En daar hebben we businesscontrollers voor. Als je met een leeg vel papier de business in gaat, en ze vraagt wat ze willen zien, dan weten ze dat vaak niet. Je moet gaan experimenteren. Geef ze een dashboard en kijk wat ze wel en niet gebruiken. Breng een proces van continue verbetering op gang. Je krijgt het niet in één keer goed dus wacht niet, maar begin meteen.”
 
Qua tooling gebruikt het business-control team bijvoorbeeld een analyse en visualisatie tool als Qlik Sense (opvolger van ClickView). Dit soort tools vereisen weinig ICT-kennis, volgens Stoop. De nadruk ligt, zoals bij wel meer moderne ICT-tools, vooral op de inrichting. Stoop: “Je moet de taal van de tool leren, maar dat verschilt niet veel van het leren van Excel. De technische aspecten - de koppeling leggen met je database of andere databronnen - zijn relatief eenvoudig.”
 
Cruciale stuurinformatie
Op het gebied van data-analyse zet Stoop vooral in op managementinformatie vanuit data die al ergens in de operationele systemen is opgeslagen. “Er zijn vele tools beschikbaar om data uit het operationele systeem om te zetten in stuurinformatie. Informatie over bezettingsgraad, cursisten of locaties. De tools en capaciteiten hebben we nu in huis. We zijn nog maar net begonnen, maar door in te zetten op managementinformatie zien we al wel concrete resultaten.”
 
Een voorbeeld is managementinformatie over bezettingsgraad. Een zeer belangrijk cijfer voor een opleider; het optimaliseren van de bezettingsgraad bepaalt voor een belangrijk deel het succes, net als bijvoorbeeld bij een luchtvaartmaatschappij. “De inzichten uit data-analyse kunnen we gebruiken om vroegtijdig te bepalen of een training kan doorgaan.”
 
“Wat we ook doen met data is bepaalde relaties inzichtelijk maken”, vervolgt Stoop. “Bijvoorbeeld, als een cursist zich inschrijft wordt de inschrijfwaarde niet direct vertaald in omzet. Omzet heb je pas bij levering. Een cursist kan daarnaast nog tussentijds stoppen of bepaalde vrijstellingen hebben. De relatie omzet - inschrijving is indirect en met behulp van data-analyse kunnen we duidelijkheid hierover verschaffen richting de operatie.”
 
Voorspellen en optimaliseren
De volgende stap die Stoop wil zetten is de combinatie maken met externe data. “Daarmee kunnen we bijvoorbeeld mogelijk onze marketing-inspanningen beter targetten”, aldus de CFO. “We kunnen iedere euro maar een keer uitgeven, dus hoe slimmer hoe beter. We willen structurele verbanden leggen. We zitten nu nog veel op de relationele data, maar door nieuwe tools in te zetten kunnen we meer datastromen combineren en ons inzicht verder vergroten. Een voor de hand liggend voorbeeld is weerdata van het KNMI koppelen aan onze inschrijfstromen en bezettingsgraad. Big data is een goed middel om mythes mee te bevestigen of juist ontkrachten. Een typische mythe is dat bij mooi weer inschrijvingen laag zijn omdat iedereen op het strand zit, maar is dat eigenlijk wel zo? Big data stelt ons in staat dergelijke vragen te beantwoorden.”
 
“De grote kracht van finance is dat we gewend zijn van data informatie te maken”, besluit Stoop. “De businesscontroller kan de brug slaan tussen finance en de business. Het moet in nauwe samenwerking gaan met andere betrokken afdelingen, zoals ICT en marketing. Je moet je als financial niet terughoudend opstellen. Laat de mensen maar met de data aan de slag gaan. Ga uit van je kracht om de business te helpen.”
__________________________________________________________________________________
Big Data een hype? Het is uw corebusiness en verantwoordelijkheid. Succesvolle financials zetten Big Data in om te innoveren en nieuwe mogelijkheden te ontdekken. Ook u moet meer doen dan rapporteren van het verleden. Volg daarom de succesvolle training Training Big Data voor Financials. Signaleer en doorgrond eerder trends en vergroot structureel de nauwkeurigheid van uw forecast. Meld u vandaag nog aan.
__________________________________________________________________________________