Niet alleen om big data in te kunnen zetten, maar voor een gezonde bedrijfsvoering is inzicht in je data überhaupt van essentieel belang.

Bedrijven hebben de mond vol van big data. Lekker gemaakt door de verhalen over wat je er allemaal mee kunt, willen ze er snel mee aan de slag. Maar men vergeet daarbij dat de eigen data niet op orde is. Bedrijven zijn vooral nog bezig met administreren, zonder daarbij écht inzicht te hebben in hun gegevens. Niet alleen om big data in te kunnen zetten, maar voor een gezonde bedrijfsvoering is inzicht in je data überhaupt van essentieel belang. Zorg er in vijf stappen voor dat je een goede basis legt. 

Stap 1: Breng je data op orde
Dit is de basis, waarmee het begint. Als je je data niet op orde hebt, kun je ook niet verder. Breng alle systemen in kaart waarmee je als bedrijf de administratie doet. Waarschijnlijk gebruikt je bedrijf allerlei systemen, die los van elkaar werken en niet met elkaar communiceren. Je hebt een programma voor de boekhouding, een systeem waar alle orders en aanvragen op binnenkomen en software voor klantbeheer. Als je vervolgens nog je facturen print, in een envelop doet en opstuurt en je rekening en je bankrekening niet gekoppeld hebt aan je boekhoudsoftware, dan kun je je voorstellen dat er wel eens wat zaken door elkaar en langs elkaar heen lopen. Je bent de hele dag bezig met het laten aansluiten van informatie uit het ene systeem op het andere systeem. Je bent aan het administreren… terwijl je eigenlijk je tijd moet besteden aan controleren en innoveren. 

Stap 2: Breng je werkprocessen in kaart
Zorg dat je weet welke processen en softwareprogramma’s je allemaal hebt draaien. Processen beginnen bij de klant en eindigen bij de klant. Dat klinkt misschien heel logisch, maar neem eens de tijd om hierbij stil te staan. Bedrijven zijn bezig met verkopen en leven bij de waan van de dag. Maak eens een overzicht van de software die je hebt en de processen die deze software ondersteunen. Kijk ook welke informatie niet in de software zit, maar in de hoofden van mensen. Of op hun computer, lokaal opgeslagen in een Excel-bestand. 
___________________________________________________________________________________________________
Bent u betrokken bij informatievoorziening voor strategische besluitvorming? Speelt u een actieve rol in Business Intelligence (BI) en Analytics projecten? Volg dan de training BI voor Financials. Analyseer uw bedrijfsinformatie en vergroot direct de toegevoegde waarde van Finance aan de Business. Meld u direct aan.
___________________________________________________________________________________________________
 
Stap 3: Zorg dat eilanden / eilandjescultuur verdwijnen: koppel je software 
Stel, je bent een webwinkel. Je klant koopt iets online bij je en ziet dat het artikel leverbaar is. Een dag later blijkt het artikel niet leverbaar te zijn. Hier snapt je klant natuurlijk niets van. Hoe kan dat? Dat komt omdat je ordersysteem niet communiceert met je voorraadbeheer. Zoals hierboven al aangegeven, al die softwarepakketten en –systemen zijn eilandjes. Dan klopt je data ook. Waar het ook vaak fout gaat bij bedrijven: iedereen bemoeit zich overal mee en overzicht en eindverantwoordelijkheid ontbreekt. Bedrijven hebben grote afdelingen die verantwoordelijk zijn voor één aspect van de business: financiële administratie, HR, inkoop. Je moet juist deze silo’s loslaten en over de afdelingen heen kijken. Maak één persoon verantwoordelijk voor de business intelligence.

Stap 4: Leer en motiveer iedereen informatie te delen
Informatie is macht. Verschillende afdelingen houden daarom graag informatie voor zichzelf. Efficiënt is het niet, want het zorgt ervoor dat het onmogelijk is een overzicht te krijgen van alle relevante gegevens die in de organisatie aanwezig zijn. Kijk eens hoeveel collega’s lokaal op hun computer bestanden hebben opgeslagen met daarin belangrijke informatie. Zorg dat ze deze informatie toegankelijk maken voor het gehele bedrijf. Zorg ervoor dat alle informatie geborgd is in systemen en maak deze informatie
inzichtelijk door overzichtelijke cockpits. Maak die cockpits dan wel voor iedereen toegankelijk om het juiste effect te bereiken.

Stap 5: Leer je doelgroepen om zelf informatie in te voeren in je systeem (Customer Self-Service)
Bij veel bedrijven zitten nog hele afdelingen de hele dag data in te voeren. Vandaag de dag is dat helemaal niet meer nodig. Klanten en leveranciers vullen zelf hun gegevens online in. Zorg er voor dat deze informatie wordt gekoppeld, zodat het zo compleet mogelijk is. Een voorbeeld. Stel, er is bedrijfsbreed besloten dat alle relaties bij de voornaam worden aangesproken om de toegankelijkheid van de organisatie te verbeteren. Dat betekent dat je wel alle voornamen in je verkoopsysteem moet hebben. Deze informatie is wellicht niet aanwezig in je verkoopsysteem, maar kan wel aanwezig zijn in je nieuwsbriefbestand. Laat de klant maar zelf de voornamen invullen. 

Mohamed Amri is manager productmanagement bij AFAS Software