'In control' zijn is tegenwoordig een van de speerpunten in het vak van controller. Niet alleen moet verklaard worden dat de cijfers kloppen, maar stakeholders eisen steeds meer inzicht in de wijze waarop organisaties worden beheerst en vragen daarover uitspraken. Wat betekent 'in control' zijn? Hoe zorg je er voor dat je 'in control' bent én blijft? Vijf zaken waaraan je kan zien dat je niet volledig 'in control' bent.

'In control', geen universele definitie
Om te begrijpen wat ‘in control’ inhoudt, is het goed om te kijken naar de tegenstelling ‘in control’ versus ‘in business’, waar de moderne controller dagelijks mee te maken heeft. Het takenpakket van een controller heeft een vrij breed karakter (zie eerder artikel), maar het uitgangspunt is de beheersing (control) van de bedrijfsvoering. Control is dus wat anders dan controle.

Hoe je control inbedt in jouw organisatie hangt af van het type organisatie. In een traditionele organisatie is het veel makkelijker om het aantal producten te tellen. Het sleutelwoord hier is efficiency. In een kennisorganisatie is dit een stuk lastiger. Daar heb je een kwalitatief controlsysteem voor nodig, waarbij je kan sturen op effectiviteit.
__________________________________________________________________________________

Gaat u werken als controller of bent u controller?
Maar u heeft nog geen specialistische opleiding tot controller gevolgd? Meld u dan nu aan voor de intensieve opleiding Controller in een Week. De animo is groot. Klik hier voor meer informatie.

Het vervolg op Controller in een Week is de training De Controller als Businesspartner:

Wilt u als controller doorgroeien?
Verandert deze functie in uw organisatie? Of wilt u gewoon een nieuwe visie op uw vak opdoen? Volg dan de toptraining De Controller als Businesspartner. Lees meer...
__________________________________________________________________________________ 

Er is dus geen universele definitie van control toepasbaar op elke organisatie. Belangrijk is dat control zowel gaat om de bedrijfsprocessen vooraf en de rapportage achteraf. Daarnaast is het belangrijk om trends en ontwikkelingen buiten de organisatie waar te nemen en waar nodig in te passen in de organisatie. Control geldt niet alleen voor de financiële afdeling, maar hoort thuis bij elke afdeling in de gehele organisatie. Daarmee worden gedrag, cultuur en leiderschap de pijlers onder een goed controlsysteem. Hoe dat fout kan gaan weten we allemaal uit de bankencrisis. Een positief voorbeeld is Imtech, waar control gebaseerd is op vertrouwen. Zie het interview met Cees de Jong, directeur Corporate Control.

Niet in control: 5 signalen
Er zijn meerdere zaken waaraan je kan zien dat je (nog) niet volledig in control bent. Hieronder volgt een kleine opsomming.

1.) Als CFO moet je het grootboek controleren omdat je geen goed gevoel krijgt bij de managmentrapportage. Ofwel het proces is niet waterdicht, ofwel het vertrouwen ontbreekt of is onvoldoende.

2.) Avond aan avond overwerken om die deadline maar te halen en de rapportage op tijd gereed te hebben. Fast close is niet meer weg te denken in de hedendaagse maatschappij. Maar we moeten wel de kwaliteit van de rapportages in de gaten houden. Met een snel opgestelde rapportage ben je er nog niet, de gegevens moeten ook een betrouwbaar beeld geven.

3.) Grote afwijkingen tussen het ondernemingsplan en de werkelijke cijfers. Dit betekent dat je de budgetten van de onderneming onvoldoende kent. Of dat het budget is opgesteld zonder duidelijke basis van wat er speelt binnen en buiten de onderneming.

4.) Een uitgebreide management letter met tal van verbeterpunten is een duidelijk teken dat het beter kan.

5.) Hoe dikker de maandrapportage, hoe minder men over het algemeen in control is. Allereerst is niet alles te meten. Ten tweede, als je alleen maar aan het meten bent, dan ben je niet meer aan het sturen. Raymond Bassant: “Vergelijk het met een autorit. Kijk je op je meters en weet je hoe hard je rijdt en gereden hebt, waar je rijdt en hoe ver je nog moet? Of gaat het erom dat je dat als basis in orde hebt en dat je vooral naar voren kijkt of je niet een vrachtauto recht op je af ziet komen? Of je kijkt opzij wat de concurrentie doet.”

Hoe krijg ik de organisatie dan wel ‘in control’?
Een goed controlsysteem bestaat deels uit procedures en richtlijnen die zorgen voor een regelmatige rapportage over de gehele bedrijfsvoering in vergelijking met de strategie en visie van de onderneming (de zogenaamde hard controls). Net zo belangrijk zijn de soft controls. Hierbij gaat het om menselijk handelen, gedrag en de cultuur van de organisatie. Voor financials een lastig thema, want niet of niet makkelijk te meten. Competenties die nog te weinig in de huidige opleidingen terugkomen, maar met de flexibilisering van de maatschappij steeds belangrijker worden. Zoals te lezen in het eerder genoemde interview met Cees de Jong van Imtech staan de twee v’s verantwoordelijkheid en vertrouwen hierin centraal.

Basis voor dit artikel is de discussie “Ben jij wel ‘in control’?” in de Linkedin-groep Finance Professionals Netherlands met dank aan alle reacties.

22 december 2010
John Cornelisse, Orfinon