7 taken van de moderne controller

31 maart 2010

Al sinds het ontstaan een jaar of 50 geleden is het controllersvak enorm in beweging. In eerste instantie was het vooral achterom kijkend als scorekeeper. Rapportage van de cijfers van de vorige maand. Als je nu kijkt, is er een wildgroei van functietitels, zoals business controller, financial controller, project controller, risk controller, enzovoort. Behalve de titel controller die steeds terugkomt, zie je ook dat de blik nu vooruit staat. De controller is nu een sparringpartner van het management geworden. Het bedrijfseconomisch geweten van de organisatie.

In elke organisatie zullen de taken van de moderne controller verschillend zijn. Maar het centrale thema is nog steeds beheersing. Een tweetal schijnbare dilemma’s zijn hierbij van cruciaal belang. De eerste is ‘in control’ versus ‘in business’. Kort samengevat, naar binnen of naar buiten kijkend. Het tweede dilemma is de korte termijn versus de lange termijn. Met name door de druk vanuit de aandeelhouders wil de korte termijn nogal eens prevaleren. Wat er dan gebeurt, moge bekend zijn. De moderne controller neemt beslissingen voor de korte termijn binnen een lange-termijn-visie.

Binnen deze dilemma’s zijn er een aantal taken die elke controller regelmatig uit zou moeten voeren. Hieronder volgt een lijst met zeven van deze taken.

1. Het maandelijks leveren van managementinformatie. Deze informatie moet volledig, juist, tijdig en relevant zijn. Een regelmatige grootboekcontrole kan dan ook niet ontbreken. Door regelmatig het grootboek te controleren komen foutieve boekingen zo snel mogelijk aan het licht. Deze zijn dan nog op tijd te herstellen, waardoor de kwaliteit van de informatie toeneemt.

2. Bij het leveren van de managementinformatie hoort ook een grondige verschillenanalyse. Waarom wijken de resultaten af van het gestelde budget? Hiervoor kijkt de controller terug naar de achterliggende periode. Tegelijk kijkt hij ook vooruit en komt met aanbevelingen voor de toekomst.

3. Om een verschillenanalyse uit te kunnen voeren is een begroting nodig. De controller is de sleutelpersoon voor een goede begroting, zowel op korte termijn als op langere termijn. Goede communicatie met de business is hierbij wel cruciaal. Ook zal je een kritische houding aan moeten nemen. De verantwoordelijke managers zijn over het algemeen voorzichtig in het afgeven van targets. Een lagere target is tenslotte makkelijker te behalen. Dit is deels te voorkomen door vooraf kaders vast te stellen voor de begroting.

4. Een belangrijke taak is het gevraagd en ongevraagd adviseren. Hierbij zal je als controller een pro-actieve houding in moeten nemen. Met name ongevraagd advies kan heel veel opleveren. Denk bijvoorbeeld aan wat te doen met oude voorraad bij een modewinkel. Of de inkoop van de juiste aantallen goederen bij een cateringorganisatie. Etenswaren zijn bederfelijk en wat je niet verkoopt, kan je weggooien.

5. Het beheersen van risico’s. Bij elke transactie die de oganisatie uitvoert, zit een bepaalde mate van risico. Het is aan de controller om deze in kaart te brengen en de juiste maatregelen hiervoor te nemen. Voorbeelden als Enron of Jérôme Kerviel zijn er genoeg die laten zien hoe het niet moet.

6. Het leveren van een bijdrage bij veranderprojecten. Dit is niet een taak die altijd en overal voorkomt, maar wel belangrijk. Hier komen de dilemma’s ‘in control’ versus ‘in business’ en de korte termijn versus de lange termijn naar voren.

7. Neem je verantwoordelijkheid. Als controller ben jij verantwoordelijk voor alle rapportages en analyses. Een goede boekhouding is hiervoor het startpunt. Zorg voor een procesbeschrijving dat voorzien is van de nodige checks and balances.