4 pijlers van succesvolle ICT-vernieuwing

Hoe langer hoe meer wagen de overstap naar nieuwe automatiseringsoplossingen. Hoe houd je zulke projecten in de hand?

Door Bouko de Groot

De overheid heeft hier een speciaal bureau voor in het leven geroepen, het Bureau ICT-toetsing, kortweg BIT. Eerder deze week heeft het BIT voor de tweede keer gekeken naar de enorme ICT vernieuwing bij het Ministerie van Defensie. Wat zijn de adviezen van BIT voor ICT vernieuwing?

1- Verdeel in beheersbare segmenten

Verdeel het werk in kleinere meer beheersbare segmenten.
Geef de leverancier opdracht om de nieuwe IT in kleine en beheersbare segmenten op te leveren en actief te sturen op de oplevering van deze segmenten. Elk segment omvat de oplevering van het geheel van applicatie(s), gegevens en de bijbehorende infrastructuur.
Het gaat dus om de oplevering van door de gebruikers geaccepteerde, werkende IT-systemen die voor de organisatie concrete waarde toevoegen. De oplevering van een segment is voor de leverancier vele malen complexer dan de oplevering van ‘alleen IT-infrastructuur’.

2- Maak leverancier deel van succes

Koppel de opdracht voor nieuw werk aan feitelijk succes van de leverancier.
Geef de de leverancier een belang om succesvol te zijn en alleen opdrachten voor nieuwe onderdelen van het contract te verstrekken na succesvolle oplevering van een eerder onderdeel.
Dat werkt beter dan bijvoorbeeld het onthouden van betaling van mijlpalen, want het is in de praktijk bijvoorbeeld lastig te bewijzen dat onvoldoende presteren alleen aan de leverancier te verwijten is.

3- Ontsnappingsclausule

Creëer in het contract een optie om andere leveranciers te introduceren.
Zet een optie in het contract voor de introductie van andere leveranciers bij tegenvallende resultaten.
Dat geeft handelingsperspectief, terwijl het contract toch in stand kan blijven.

4- Heb mogelijkheden om stijgende kosten te beheersen

Budgetten kunnen moeten wijzigen, maar een stijging moet wel verklaard kunnen worden door scopewijzigingen. Bovendien  moet dekking van de stijging al voorzien zijn voor er akkoord wordt gegeven aan de leverancier.
Tref daarom maatregelen om belangrijke financiële risico’s van het programma te beheersen of beperken: kostenraming moet af zijn; voorziening moet getroffen zijn voor het geval dat het taakstellende budget onvoldoende blijkt; minimaliseer de verhuiskosten en dubbele
beheerslasten.

Dit zijn de belangrijkste algemene aanbevelingen van het BIT voor het lopende vernieuwingsprogramma van Defensie. Hoe organiseert u verdere digitalisering? Bent u in control als het fout gaat?


Andere BIT-adviezen:
- ICT vernieuwing? Doe minder en stuur beter
- 4 do's voor digitale transformatie
- Hoe datamigratie niet moet