4 manieren om werkkapitaal te beheersen (1)

Werkkapitaalmanagement is ook risicomanagement, door beheer van liquiditeit, debiteuren, voorraad en crediteuren. Hoe?

Een serie blogs over werkkapitaalmanagement bij bouwbedrijven.

BLOG - Vorige keer zagen we hoe negatief werkkapitaal geen beslag legt op het vermogen van bouwbedrijven, maar juist vermogen oplevert. Een negatief werkkapitaal kan voor een aannemer echter ook een risico zijn.

Door Dick van Ommen en Evert Karregat.
Van Ommen is zelfstandig consultant en eigenaar van Deveo. Hij heeft diverse FD posities vervuld bij grotere bouwbedrijven en was onder andere financieel directeur van het DBFM project A9-Gaasperdammerweg.
Karregat is zelfstandig financieel business partner. Hij was financieel verantwoordelijk voor een Regiobedrijf van BAM Infra en was de finance manager bij grote integrale infra bouwprojecten (BVP, N23 Westfrisiaweg; DBFM, Afsluitdijk).

Weliswaar wordt het bedrijf goedkoop gefinancierd, maar deze financiering kan snel opdrogen als de orderportefeuille afneemt en/of enkele materiële projecten een negatief resultaat laten zien. Het bedrijf heeft dan zowel last van een afnemende marge als ook van een minder negatief wordend werkkapitaal. In dat geval kan het opeens snel gaan: de aannemer moet voor de financiering van het werkkapitaal naar de banken toe; juist op het moment dat de omzet en het resultaat er niet florissant uitziet.

Dit financieringsrisico kan de aannemer beheersen door regelmatig verschillende scenario’s door te rekenen in een liquiditeitsprognose. Verder kan het bouwbedrijf gecommitteerde faciliteiten bij de bank afspreken die kunnen worden aangewend in minder goede tijden.
 
Zicht op het werkkapitaal kan ook een goed instrument zijn bij het financieel risicomanagement van de bouw onderneming. Dit betreft de signaleringsfunctie die de ontwikkeling van het werkkapitaal kan hebben. Dat geldt zowel op project-, werkmaatschappij- als ook op bedrijfsniveau. Indien het werkkapitaal van een werkmaatschappij of binnen een project toeneemt is het zaak de oorsprong van deze ontwikkeling te achterhalen. Het kan zomaar zijn dat de opdrachtgever(s) weigert prestatieverklaringen te tekenen of facturen te betalen, omdat zij bijvoorbeeld niet tevreden is met de geleverde prestaties.

Hoe beheers je het werkkapitaal?

Werkkapitaalmanagement bestaat voor een gemiddelde aannemer uit liquiditeitsbeheer, debiteurenbeheer, voorraadbeheer en crediteurenbeheer.

Liquiditeitsbeheer

Het liquiditeitsbeheer is er enerzijds op gericht liquiditeiten beschikbaar te hebben wanneer deze nodig zijn om aan de kortlopende verplichtingen te voldoen; anderzijds om zoveel mogelijk van de overtollige liquiditeiten te kunnen gebruiken voor het omlaag brengen van de financiering of voor het doen van nieuwe investeringen. Bij de grotere aannemers zal de Treasurer het liquiditeitsbeheer coördineren; bij de kleinere aannemers ligt deze rol bij de financieel directeur of de controller.

De eerste vraag die een aannemer daarbij moet stellen is hoeveel liquide middelen het bedrijf nodig heeft voor haar dagelijkse bedrijfsvoering. Afhankelijk van het projectenportfolio en variatie in de periodieke kasstromen zal een bedrijf meer of minder buffer moeten hebben in de liquide middelen. Dit kan de aannemer zichtbaar maken en houden door regelmatig een liquiditeitsprognose op te stellen waarin duidelijk wordt hoeveel liquide middelen in de toekomst nodig zijn. Door verschillende scenario’s door te rekenen kan de inschatting van de benodigde liquide middelen aan betrouwbaarheid winnen door een ranges in te schatten waarin de liquiditeitspositie zich zal bewegen, zowel in ongunstige als in gunstige toekomstscenario’s.

Deze informatie geeft de onderneming de mogelijkheid vast te stellen wat de overtollige liquide middelen zijn die kunnen worden teruggegeven aan de financiers of kunnen worden ingezet voor nieuwe investeringen. Bij de keuze van de hoeveelheid liquide middelen die moet wordt aangehouden om ook nog eventuele tegenvallers op te vangen, zal meespelen welke gecommitteerde of ongecommitteerde leningsfaciliteiten de aannemer bij haar banken heeft lopen. Hoe groter de gecommitteerde leningscapaciteit, des te kleiner de aan te houden liquiditeiten kunnen zijn.
 
De liquiditeiten binnen een bouwbedrijf bevinden zich soms op allerlei verschillende plekken in de onderneming. Dat kan komen omdat het bedrijf gebruik maakt van verschillende banken, dat werkmaatschappijen hun 'eigen potje' hebben of dat projecten in Joint Ventures worden uitgevoerd, die als ware het eigen ondernemingen, het geld zoveel mogelijk op de eigen JV bankrekening houden.

Vanuit liquiditeitsbeheer lijkt het aan te raden zoveel mogelijk met één bank te werken voor het betalingsverkeer en onder het motto 'All Cash is Corporate Cash' - dagelijks - alle liquiditeitssaldi bij elkaar te laten komen of met een cash pool te werken. Bij Joint Ventures en soms ook bij werkmaatschappijen kan dat echter onwenselijk zijn vanwege juridische posities of eigendomsverhoudingen. Iedere bouwonderneming zal hiervoor dan ook een eigen optimale oplossing inrichten.

Volgende keer kijken we naar de andere drie onderdelen van werkkapitaalmanagement: debiteurenbeheer, voorraadbeheer en crediteurenbeheer.

De blogs in deze serie: