4 manieren om werkkapitaal te beheersen (2)

De andere 3: risicomanagement door beheer van debiteuren, voorraad en crediteuren.

Een serie blogs over werkkapitaalmanagement bij bouwbedrijven.

BLOG - Een negatief werkkapitaal levert meer vermogen op voor bouwbedrijven, maar kan ook een risico zijn. Zo is werkkapitaalmanagement ook risicomanagement. Vorige keer keken we naar de eerste manier om dit risico te beheren, met liquiditeit. De andere drie zijn door beheer van debiteuren, voorraad en crediteuren.

Door Dick van Ommen en Evert Karregat.
Van Ommen is zelfstandig consultant en eigenaar van Deveo. Hij heeft diverse FD posities vervuld bij grotere bouwbedrijven en was onder andere financieel directeur van het DBFM project A9-Gaasperdammerweg.
Karregat is zelfstandig financieel business partner. Hij was financieel verantwoordelijk voor een Regiobedrijf van BAM Infra en was de finance manager bij grote integrale infra bouwprojecten (BVP, N23 Westfrisiaweg; DBFM, Afsluitdijk).

Debiteurenbeheer

Voor wat betreft het debiteurenbeheer is vaak de controller van de werkmaatschappij aan zet. Het is uiteraard het meest wenselijk, dat zodra een factuur is verstuurd aan de opdrachtgever deze zo snel mogelijk wordt betaald. Het is van belang dat betalingsvoorwaarden worden gehanteerd, die passen bij de business case van de aannemer. Als die er in zijn financiële prognoses vanuit gaat, dat de omzet binnen 30 dagen na versturing van de factuur op de bankrekening staat, wordt de organisatie zo ingeregeld dat deze norm wordt gehaald en bewaakt. Dat begint bij het bepalen van de contractvoorwaarden, waaronder de algemene voorwaarden.

Verder zal er een notificatiesysteem worden ingericht voor die gevallen waarin facturen niet tijdig worden betaald. Een centralisatie van de opvolging van te late betalingen is zeker aan te bevelen. Vaak echter zal het de projectleider zelf moeten zijn, die bij niet of te laat betalen de opdrachtgever hierop zal wijzen.

Gelukkig is er de nodige software op de markt die de debiteurenbewaking kan verbeteren en automatiseren. Het implementeren daarvan is technisch meestal niet zo ingewikkeld. Bovendien dwingt dit het bedrijf om na te denken over de verantwoordelijkheden ten aanzien van het najagen van achterstallige debiteuren. Ook levert dergelijk software informatie op over de werkmaatschappijen, klantengroepen, projecten en dergelijke, waar het betalingsgedrag van de opdrachtgevers relatief beter of slechter is. Dit kan een signaal zijn om bepaalde markten of opdrachtgevers in het vervolg te mijden.

Slecht betalingsgedrag van de opdrachtgever kan ook te maken hebben met eigen falen, zoals slecht opgemaakte facturen waarin projectvoortgang wordt geclaimd die nog niet is gerealiseerd. Verder kunnen debiteurenstanden oplopen, als opdrachtgevers niet tevreden zijn met projectresultaten of voortgang, en daarom de portemonnee in de zak houden.

Voorraadbeheer

Het voorraadbeheer spitst zich bij een bouwbedrijf vooral toe op de materiaalvoorraden in centrale magazijnen, of op de projecten (indien deze al separaat worden geadministreerd), als op de onderhanden werk posities, de lopende projecten. Vooral deze laatste posities nemen bij de aannemers een belangrijke plaats in.

De financiële weerslag van een project op de balans vind je namelijk onder de post Onderhanden Werk. Deze post neemt toe, zodra werkbonnen zijn uitgeschreven, uren op het project worden geboekt en materialen zijn ontvangen op de bouwplaats. Deze post neemt af, zodra vanuit het project een factuur wordt verstuurd naar de opdrachtgever.

De manier om het werkkapitaalbeslag op deze post te beperken is dus om zo snel mogelijk het gedane werk te factureren en betaald te krijgen. Dit zo snel mogelijk factureren van onderhanden werk is binnen veel bouwbedrijven de basis voor een goed werkkapitaalbeheer. Door dit deel van het werkkapitaal goed te beheersen kan een bouwbedrijf het benodigd vermogen structureel verlagen en ondernemingswaarde creëren.

Crediteurenbeheer

Ten aanzien van het crediteurenbeheer gaat goed werkkapitaalmanagement verder dan het simpelweg later of niet tijdig betalen van de rekeningen. Grotere bouwbedrijven komen er nog wel mee weg, om lange crediteurentermijnen af te dwingen bij de onderaannemers en leveranciers. Maar ook de grote aannemers moeten opletten dat ze bepaalde onderaannemers of leveranciers niet kwijt raken, of dat er hoge opslagen worden betaald als gevolg van de slechte betalingscondities.

Belangrijk is dat het bedrijf doet wat het belooft (dus niet later betalen dan contractueel afgesproken) en onderscheid maakt naar leveranciers en onderaannemers. Sommige bedrijven, zoals kleinere bedrijven en ZZP-ers, hechten erg aan een snelle betaling, andere zitten daar minder strak op. De ene partij kan je aan je binden door de korte betaaltermijn, bij de andere is mogelijk werkkapitaalwinst te behalen door een langere termijn te hanteren.

Volgende keer beginnen we met de eerste van zeven succesfactoren voor goed werkkapitaal management.

De blogs in deze serie:

Error in shortcode: slug must be set