Zo zette Exact een echte duurzaamheidsstrategie op

Door Di-Lan Sun

Verantwoord ondernemen hoeft de winst van een onderneming niet in de weg te staan. CFO Alexander Rahusen van softwareconcern Exact ziet juist voordelen als je je verantwoordelijkheid hierin neemt.

De introductie van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), die bedrijven en organisaties binnen de Europese Unie verplicht om ecologische, sociale en governance-risico’s vast te leggen en die ESG-informatie beschikbaar te stellen, biedt bedrijven juist mogelijkheden om het goed aan te pakken. Maar dan moet je als organisatie wel goed nadenken over waar je het verschil kan maken, hoe je het beleid vormgeeft en hoe je dit kunt verantwoorden in je rapportage.

Exact is zelf al een tijdje bezig met een ESG-programma voor het bedrijf en inmiddels is het een belangrijke pijler in de bedrijfsstrategie. Het formaliseren en het opstellen van doelstellingen gebeurde tijdens de coronapandemie op initiatief van Rahusen. “Toen ik hier kwam werken, waren er natuurlijk al allerlei goede initiatieven”, kijkt hij terug. “Het wagenpark werd verduurzaamd, bijvoorbeeld. Ik mocht in een elektrische auto rijden. Dat was natuurlijk hartstikke leuk, maar ik vond toch dat we een echte duurzaamheidsstrategie moesten opzetten.” Daar is Exact in het afgelopen jaar flink mee aan de slag gegaan. Er werd gesproken met medewerkers, stakeholders en partners. Dat resulteerde in een uitgebreid pakket met duidelijke doelstellingen in de ESG-domeinen waar de organisatie het verschil wil maken.

“Wij hebben als softwarebedrijf onze eigen bijdrage aan een duurzame wereld vastgelegd en nu zijn we in de fase beland dat we die gaan uitrollen, uitvoeren en uitdragen”, zegt de CFO. Daarmee loopt Exact in de pas met de komst van de CSRD. Voor grote bedrijven, zoals Exact, gaat het rapporteren over ESG-doelstellingen al snel spelen. Maar mkb-bedrijven, zoals de klanten van Exact, krijgen er over een aantal jaar mee te maken. Rahusen en zijn mensen hebben alvast een voorschot genomen op de implementatie van de directive. Nadat de kaders waren uitgezet over welke doelstellingen het concern wilde nastreven voor de korte en lange termijn, werd vastgelegd wie welke taak op zich zou nemen. Om dat allemaal aan te sturen is er een governance ingericht waar centraal gerapporteerd wordt over het verloop. En er is capaciteit binnen het finance team beschikbaar gesteld vanwege de nieuwe datastromen die de rapportage met zich meebrengt.

Voortrekkersrol CFO
Rahusen vindt het vanzelfsprekend dat een CFO in het proces rond de CSRD een voortrekkersrol neemt. “Ik zie dat bij andere bedrijven en het is ook wel begrijpelijk. Het ligt dicht bij de rol van een CFO om een organisatie te helpen in het formuleren en concretiseren van doelstellingen. Als je zoiets doet voor financiële data, kun je dat ook heel goed voor niet-financiële data doen.”

CFO’s denken altijd in business cases, maar dat hoeft volgens Rahusen geen probleem te zijn bij de implementatie van ESG-KPI’s. “Ik heb me tot nu toe geen zorgen hoeven maken dat het ten kosten zou gaan van de winst”, betoogt hij. Toch zijn er volgens hem wel zaken waar je als financial rekening mee moet houden, bijvoorbeeld de keuzes die je maakt. Zo kun je veel zaken, zoals emissierechten, afkopen. Rahusen heeft ervoor gekozen dat niet te doen. “Ik wil het allemaal zo goed mogelijk zelf doen, directe impact maken”, legt hij uit. “Dat betekent dat ik zaken waar ik nog geen invloed op uit kan oefenen nog even laat rusten. Ik vind het veel belangrijker om initiatieven na te streven die dicht bij de organisatie staan en die passen bij de uitdagingen en verantwoordelijkheden die wij als softwarebedrijf hebben.” Als voorbeeld noemt hij het verduurzamen van gebouwen en het zorgen voor minder vliegbewegingen. “Denk goed na over wat je wilt en hoe je dat gaat aanpakken”, geeft de CFO als belangrijkste tip mee.

Exact denkt vooral na over onderwerpen die voor de sector en de organisatie belangrijk zijn. Rahusen vindt het een pre om dicht bij de organisatie te blijven. “Natuurlijk kijken we naar branchegenoten. Maar de stelregel is dat wat we doen en willen vanuit onszelf komt. Het moet oprecht overkomen en dat kan alleen op deze manier. Hoe oprechter het vanuit je eigen geloof komt, hoe meer energie je binnen je organisatie genereert.”

De ondernemer ondersteunen
Niet alleen binnen de eigen organisatie wil Rahusen verantwoordelijkheid nemen. Als bedrijf dat gespecialiseerd is in softwareoplossingen voor het mkb, voelt Exact ook de plicht de ondernemer te ondersteunen. Niet alleen door een voortrekkersrol te nemen bij bestrijding van cybercrime en het bieden van oplossingen voor privacyvraagstukken, zegt Rahusen. “Ook als het gaat om de CSRD willen we van toegevoegde waarde zijn.” Die wens kwam overigens voort uit de ervaringen die Exact zelf had met de naderende implementatie van de directive. “We merkten dat het best lastig is om data over onze ESG-activiteiten naar boven te halen”, legt hij uit. “Bijvoorbeeld over je CO2-uitstoot. Als het voor ons lastig is, zal het voor andere bedrijven ook een uitdaging zijn.”

Het gaat volgens de CFO juist om zaken waar eigenlijk niet vaak over nagedacht wordt, maar die juist nu steeds meer aandacht vergen. Als voorbeeld noemt hij het berekenen van het energieverbruik binnen een organisatie. “We hebben als doel een tool aan te bieden die dit soort berekeningen voor mkb’ers makkelijker maakt.” Rahusen beseft dat er al diverse tools zijn, maar hij wil die juist veel gebruiksvriendelijker maken, zodat ze mkb’ers echt kunnen helpen bij hun rapportage. “Dat past ook in de visie van Exact”, zegt hij. “We willen toegang tot data zo makkelijk mogelijk maken. Automatisering van processen helpt daar enorm bij.”

Doe het samen
We hebben geen aparte afdeling voor ESG-vraagstukken, dus het was voor iedereen een extra taak”, zegt hij. “Het uitrollen van onze duurzaamheidstrategie wat daarom in het begin even lastig. Inmiddels is het onderdeel van het takenpakket van de medewerkers en daardoor hebben we onze duurzaamheidsstrategie écht eigen gemaakt.”

De grotere boodschap is volgens hem dan ook dat het helemaal niet erg is om te moeten voldoen aan ESG-normen. Het is goed om afspraken te maken over verplichtingen en daarover te rapporteren. “We hebben nu al zoveel bereikt. Die CSRD is niet zo’n probleem. Het gaat erom dat je mensen meeneemt in de reis die je onderneming maakt. Pak je rol, maar vergeet niet dat je het samen moet doen. Maak medewerkers, stakeholders en partners bewust. Communiceer je doelstellingen en plannen in begrijpelijke taal, zodat iedereen weet waar je het over hebt. Maar vooral: zorg dat het niet blijft bij goede intenties, zorg dat er beleid uit voortvloeit waar gezamenlijk op wordt gewerkt. Het moet iets intrinsieks worden. Het is een onderwerp dat verbindend werkt in een organisatie en waarmee je echt een verschil kunt maken.”