Zo krijgt u meer zicht op uitgaven

Door Christian Willemsen, Presales Consultant bij ICreative

Corporate organisaties hebben vaak weinig zicht op hun uitgaven. Vooral voor indirect procurement, goederen en diensten die geen directe invloed hebben op het primaire proces van de organisatie, vinden aankopen in veel gevallen niet onder beheer plaats. Medewerkers kloppen lukraak aan bij leveranciers waar zij zelf de voorkeur aan geven en negeren het centrale inkoopproces. Dat terwijl er tal van argumenten zijn om maverick buying te voorkomen. Door het purchase to pay proces voor zowel direct als indirect procurement verder te automatiseren, kunt u spend under management verhogen.

Inkoopproces vastleggen voor direct én indirect procurement
Corporate organisaties die hun inkoopprocessen strak hebben ingericht, hebben over het algemeen meer grip op hun uitgaven. Belangrijk daarbij is om aandacht te besteden aan zowel direct als indirect procurement. Vaak wordt er met inkoopmanagement namelijk gefocust op direct procurement, dus de diensten en goederen die direct impact hebben op het primaire bedrijfsproces. Hiervoor worden afspraken gemaakt met preferred suppliers, wat vervolgens in het ERP-systeem wordt vastgelegd. Ook de aankopen die bij deze leveranciers worden gedaan, komen in het ERP-systeem te staan.

Bij indirect procurement daarentegen, wordt er meestal amper iets centraal vastgelegd. Als er al afspraken zijn gemaakt met bepaalde voorkeursleveranciers van secundaire producten, dan is het nog maar de vraag of medewerkers zich hier iets van aantrekken. Grote kans dat het medewerkers te veel moeite kost om deze aankopen via een formeel proces te doen. In een gemiddeld ERP-systeem zijn de functionaliteiten hiervoor namelijk beperkt, waardoor medewerkers handmatig allerlei velden moeten invullen. Een tijdrovend proces, wat ervoor zorgt dat ze eerder kiezen voor de winkel om de hoek of de grote online retailers met handige websites die ze inmiddels al goed kennen. Zo ontstaat maverick spend. Dit komt dus vooral voor bij indirecte inkoop, waar de gemiddelde bestelwaarde misschien relatief laag is maar de bestelfrequentie juist hoog. Door het inkoopproces strakker in te richten en ook indirect procurement under management te brengen, kunnen veel verborgen inkoopkosten teruggebracht worden.

Met purchase to pay software indirect spend under management krijgen
Purchase to pay software biedt uitkomst. Door p2p-software te combineren met uw ERP-systeem, kunt u alle stappen in het inkoopproces – van aanvraag tot betaling – automatiseren. Dat betekent mínder handmatige handelingen en méér inzicht in het proces en in de uitgaven. Zo ziet u bijvoorbeeld gemakkelijk welke aandeel spend nog niet under management is.

Daarnaast betekent een goed ingericht purchase to pay proces ook dat het voor medewerkers eenvoudig is om producten te bestellen op de manier waarop u dat het liefst heeft. Een gebruiksvriendelijk inkoopportaal zorgt ervoor dat medewerkers eerder aankopen doen bij de vooraf goedgekeurde preferred suppliers, waar gunstige inkoopvoorwaarden mee zijn besproken, dan via hun eigen inkoopkanalen.

Omdat het kan gaan om duizenden artikelen, van bureaustoelen tot koffiebekers tot notitieboekjes, is het onmogelijk om dat allemaal in een oplossing voor inkoopmanagement te laden. Een goed purchase portal biedt daarom dan ook niet alleen de mogelijkheid om e-catalogi toe te voegen, maar ook de mogelijkheid om te integreren met de webshop van de preferred suppliers. Medewerkers gaan via het inkoopportaal naar de webshop van de leverancier, selecteren hier de producten die ze willen aanschaffen en worden vervolgens weer teruggestuurd naar het portaal om hun aankoop te bevestigen of de aanvraag tot bestelling te laten autoriseren.

Op deze manier is de aankoop al aan de voorkant van het proces vastgelegd en bekend. Daardoor is de financiële uitgave ook voorspelbaar en onder controle. Kortom; door het purchase to pay proces van zowel directe als indirecte aankopen te automatiseren, verhoogt u uw spend under management. Bijkomend voordeel: het purchase to pay proces is zo ook nog eens transparant en auditable.