Wanneer sluit uw bedrijf de maand af? Tips voor controllers en CFO’s

Topic starter Maarten Verheul (ervaren controller) sluit zelf af op de 10de werkdag. “Ik vind dit op zich al heel strak en wil het ook niet versnellen. Het lukt me dan ook altijd wel en in noodgevallen moet er dan maar een schatting gemaakt worden van open zaken, maar liever niet. Ik zou wel eens willen horen wanneer andere bedrijven de maand afsluiten. Graag wel vermelden het dagnummer of werkdagnummer.”

Herman Herfs (Controller Alp Region, Bodycote Hardingscentrum B.V.): “Ik heb voor een aantal grotere bedrijven gewerkt en die hanteerden allemaal de regel 3e dag maand afsluiten, 4e dag het kwartaal en 5e dag het jaar. Het is allemaal mogelijk, alleen wel een kwestie van strak organiseren. Je inkopen kun je sturen; jij bepaalt wanneer de goederen in je magazijn komen. Met de controles begin je na de afsluiting en met wat georganiseer bereik je dat je alleen de verkopen nog moet afsluiten. En dan is de derde werkdag geen onoverkomelijk probleem.”

Rolf Tijnagel (General Manager Accounting, Mimaki Europe B.V.): “Mijn rapportage dient op de 5e werkdag om 8.00 AM Japanse tijd in Japan te zijn. Dat betekent dat ik tot het einde van de 4e werkdag Nederlandse tijd de tijd heb om mijn ding te doen. Aangezien het e.e.a. vanzelfsprekend ook eerst nog intern besproken dient te worden, houdt dit voor mij in de praktijk in dat ik iets meer dan 3 1/2 werkdag heb. Ik heb nog nooit een deadline gemist, dat doen staat bij mij gelijk aan heiligschennis. Vanzelfsprekend neemt zo’n korte periode met zich mee dat ik een aantal kosten moet inschatten. Hiervoor heb ik een aantal rekenmodelletjes ontwikkeld. De post invoerrecht bijvoorbeeld kan ik natuurlijk afleiden van mijn inkoop om een voorbeeld te noemen. En zo zijn er meer posten.”

“Uitgebreide omzetrapportage staat in principe de 1e werkdag van de nieuwe maand op het programma”, schrijft Georg Kellersmann (Financial Controller, Mimex Group). “Financiële rapportage met resultaat en belangrijkste balansposten op de 10e werkdag van de nieuwe maand. Een complete balans zou dan mogelijk zijn, maar wordt bij de maandrapportage niet van belang geacht. Uiteindelijk gaat het m.i. niet alleen om de frequentie en snelheid van afsluiten, maar ook om de kwaliteit die wordt nagestreefd. Snel afsluiten zal bijvoorbeeld veelal meer schattingen betekenen, waarbij de verschillen in een volgende periode vallen.”

“@Georg. Eens. Kwaliteit moet altijd voorop staan”, aldus Verheul. “Daarom was ik ook wel eens een dag te laat, want je moet een rapportage afleveren op het moment, dat je ‘in control’ bent. Zie ook de discussie over controle grootboek.”

Tips voor snelle en effectieve maandafsluiting
“Mijn ervaring leert dat het halen van deadlines met name gerealiseerd kan worden door te zorgen dat je zelf ook duidelijke deadlines stelt aan de organisatie”, stelt Arjan Den Breems (CFO, Senior Aerospace Bosman). “Zorg er daarnaast voor dat iedereen dagelijks bij is met de mutaties. Een aantal posten kun je ook al in de week voor de afsluiting voorbereiden. Dit doen wij bijvoorbeeld met een eerste bepaling van de voorziening incourante voorraad en WIP) en definitief maken kort na maandeinde. Tevens volgen we op dagelijkse basis efficiënties en maken we op maandag een P&L op hoofdlijnen van de voorgaande week. Zodoende kom je aan het einde van de maand niet voor verrassingen te staan. Als je de procedures niet goed inregelt dan wordt het halen van deadlines als je veelvuldig in sommige reacties tegenkomt een drama met veel nacht en weekend werk, waarbij de betrouwbaarheid ook nog eens vele malen lager is.”

Gerard Verton RA (PROPHIX Benelux BV): “Ik hanteer altijd de stelregel dat de belangrijkste cijfers het eerst en het snelst moeten zijn. Bijvoorbeeld de maand P&L en KPI’s om 12:00 uur ’s middags op de eerste dag na maandeinde. Dan zijn de cijfers nog relevant, elke dag later verliezen de cijfers waarde. Mag met goede tooling ook geen probleem zijn. Verder is belangrijk dat het financiële proces aansluit op de operationele processen. Als je bijvoorbeeld praat over de marketingkosten kun je je richten op wat er op de factuur staat en de toelichting, maar ik zou veel meer denken aan een stap eerder, waar je op het moment van aangaan van de verplichting, je dit al vastlegt in de boekhouding zodat de factuur géén verrassing kan zijn. Zo door redenerend zou je in de financiële administratie al veel eerder vastleggingen willen hebben, door feitelijk het hele marketingplan financieel van begin af aan te volgen, dat wil zeggen al bij de totstandkoming in de budgetcyclus. Dan ben je in control en kun je snel afsluiten.”
___________________________________________________________________________________

Training Bestuurlijke informatievoorziening & Administratieve Organisatie (BIV/AO)
Ontwikkel in drie dagen een gedegen standaard aanpak voor BIV/AO binnen uw organisatie. Ervaren docenten onthullen de basis voor een slanke AO. U maakt bewuste keuzes op basis van overtuigende argumenten. U ontvangt tientallen tips over het beheers- en bestuurbaar maken én houden van uw AO. Tijdens de succesvolle managementgame komen dag 1, 2 en 3 samen en vertrekt u met uw standaard aanpak voor BIV/AO binnen uw organisatie. Lees meer…
___________________________________________________________________________________

Eric Buining (Consultant): “Ik heb vijftien jaar geleden al een geïntegreerd financial/management accounting systeem opgezet voor een wereldwijd Amerikaans bedrijf, waarmee we binnen één dag de financiële afsluiting hadden en op dag twee de management accounting afsluiting met alle management rapportages. En dat allemaal volledig automatisch in en uit SAP. En ja, het allerbelangrijkste was dat alle operationele processen volledig geïntegreerd waren met de financiële en management accounting stromen.”

Maarten Verheul: “Hierbij een korte samenvatting van wat nodig is voor een snelle maandafsluiting. Voor een snelle afsluiting werk je met heel veel accruals. Geen probleem, zolang je systemen je helpen om échte accruals te berekenen. Natuurlijk vraagt dat wel wat investeringen in de processen. Tevens is het noodzakelijk dat automatische boekingen (voorraad, salarissen et cetera) realtime gebeuren, zodat de administratie bij is. Zorg er daarnaast voor dat iedereen dagelijks bij is met de mutaties. Een aantal posten kan je ook al in de week voor de afsluiting voorbereiden. Als je de procedures niet goed inregelt, dan wordt het halen van deadlines zoals je veelvuldig in de reacties tegenkomt een drama.”

Roger Kocken (Manager Finance & Accounting, Autobedrijven Keram Maastricht b.v.): “Iedere financial moet tegenwoordig zeer snel zijn maandrapportage opleveren. Er zijn collega’s die spreken over de derde, vierde, vijfde en tiende dag. Maar de vraag die je als financial moet stellen, wat was nu het definitieve resultaat als alle cijfers correct waren verwerkt, en wat voor een gevoel geeft de afwijking, is die acceptabel voor jezelf en voor het management die deze cijfers leest? Kwaliteit van cijfers is 1, maar waar leg je de grens, indien je nog niet alle gegevens ter beschikking hebt!”

Discussieer meer over dit onderwerp en andere actuele topics in de LinkedIn-groep Finance Professionals Netherlands