Waarom is goede AO/IC relevant?

Een serie blogs over AO/IC.

BLOG – Regelmatig stellen studenten mij de vraag, waarom Administratieve Organisatie & Interne Controle (AO/IC) eigenlijk een relevant vakgebied is. Een verrassende, maar tegelijkertijd ook een erg valide vraag. Mijn Pavlov reactie is dan dat ik wat actuele voorbeelden van fraude aanhaal, daar waar een gebrekkige AO/IC een belangrijke reden was waarom die fraude kon gebeuren. Het voorkomen van fraude is echter maar één argument waarom een goede AO/IC relevant is. Er zijn belangrijkere argumenten.

Door Arjan Hofman, partner bij adviesbureau ACS Partners. Hij zet zich in voor de uitvoering van AO/IC-opdrachten bij organisaties en traint en publiceert er over.

Ik had bijvoorbeeld recent een tafel gereserveerd voor 30 personen in een groot pannenkoekenrestaurant en daarvoor de bestellingen al een week van te voren doorgegeven, nota bene op verzoek van de restaurantmanager. Zo kon ik vooraf al een goede berekening maken van de totale kosten. Maar wat bleek? Bij het afrekenen die avond was de rekening ruim 200 euro lager! Met andere woorden, het restaurant had niet alle pannenkoeken volledig in rekening  gebracht. Nu lijkt zo'n bedrag niet veel voor een groot restaurant, maar stel je voor wat de impact is als dit een structurele fout is? De administratieve organisatie van dit restaurant was duidelijk niet op orde.

Geen opbrengsten

Elke organisatie wil voorkomen dat er geen opbrengsten staan tegenover geleverde producten en diensten. Het pannenkoekenrestaurant is maar een eenvoudig voorbeeld, maar deze situatie kan zich voordoen bij elke organisatie. Voorbeelden zijn:

• Een hotelorganisatie brengt niet alle verhuurde kamers in rekening.
• Een autoreparatiebedrijf brengt niet alle reparaties in rekening, of tegen onjuiste tarieven.
• Een telefoniebedrijf legt niet goed de belminuten vast, en brengt ze daardoor niet in rekening.Slecht werkende of gemanipuleerde meetapparatuur bij de klant thuis meet gas- en elektriciteitsverbruik.
• Ontvangst van goederen van een groothandel die wel in de voorraadadministratie worden vastgelegd, maar niet daadwerkelijk worden ontvangen, door samenspanning tussen leverancier en magazijnchef.
• Een kassière draagt de opbrengsten van de kaartverkoop bij een voetbalclub niet af, maar steekt ze in eigen zak.

Deze situaties kunnen veroorzaakt zijn door bewuste acties van medewerkers met als doel om er eigen voordeel uit te halen, of gewoon door menselijke fouten. Dat laatste komt overigens vaker voor dan frauduleuze acties. Hoe dan ook, dit zijn situaties waarbij de opbrengsten lager zijn dan men op basis van de  geleverde goederen en diensten verwacht. En dat is een situatie die elke ondernemer of organisatie te allen tijde wil voorkomen.

Onbekend maakt onbezorgd

Het lastige is echter, dat een organisatie zich niet altijd bewust is van een dergelijke situatie. Als je immers niet controleert of meet hoeveel de opbrengsten zouden moeten zijn ten opzichte van de geleverde goederen en diensten, dan weet je ook niet of je opbrengsten misloopt. In dit geval is het dus niet “Onbekend maakt onbemind”, maar “Onbekend maakt onbezorgd”.

Hoe voorkom je als onderneming dat je opbrengsten mist? Hoe zorg je ervoor dat de organisatie tijdig wordt geïnformeerd als opbrengsten niet volledig zijn? Hier komt de kwaliteit van de administratieve organisatie (AO/IC) om de hoek kijken. Met een goed ingerichte AO/IC kan het risico op onvolledige opbrengsten sterk worden verminderd. De AO/IC creëert maatregelen, waarmee periodiek kan worden vastgesteld of de opbrengsten volledig zijn. Zo kunnen bij het constateren van afwijkingen tijdig correctieve maatregelen genomen worden.

Alle blogs van Arjan Hofman over AO/IC voor u op een rij gezet.