Voorkom reputatieschade bij overname met een Investigative Due Diligence

Naast de financiële aspecten is het van belang om ook de achtergronden van sleutel functionarissen en stakeholders vast te stellen. Welke (financiële) belangen hebben zij? Zijn deze wellicht strijdig met uw doelstellingen? Door informatie te verzamelen over (rechts)personen die deel uitmaken van de fusie of overnamepartijen, verkrijgt u een betere informatiepositie over de achtergrond en activiteiten van ondernemingen, personen en hun onderlinge relaties, evenals over de herkomst van vermogens. Op basis van deze informatie kan een afgewogen investeringsbeslissing worden genomen. Het “niet ontdekken” van een potentieel reputatierisico heeft immers verstrekkende gevolgen, omdat dit ook de overnemende partij raakt. Een gewone ‘due diligence’ is daar niet op gericht.

WETTELIJKE PLICHT?
Voor financiële instellingen bestaat een wettelijke verplichting om de identiteit van cliënt te (laten) verifiëren. Deze wettelijke plicht kent een risicogeoriënteerde benadering, wat inhoudt dat de diepgang van de uit te voeren werkzaamheden in het kader van cliëntonderzoek afhankelijk zijn van het risicoprofiel van de (potentiele) cliënt. Het uitvoeren van een achtergrondonderzoek is daarmee een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering van deze instellingen geworden. Deze wettelijk plicht onderscheid op hoofdlijnen veelal de volgende onderdelen:
a) cliënt acceptatie
b) bepalen risicoprofiel cliënt
c) uitvoeren cliëntonderzoek en
d) ongoing monitoring.

Veelal hanteren instellingen in het kader van de risicogeoriënteerde benadering de volgende risicoprofielen: laag, normaal, hoog en onacceptabel. Onacceptabel wordt niet altijd als afzonderlijke risicoprofiel aangemerkt. Immers indien een cliënt als onacceptabel wordt gekenmerkt, wordt de cliënt niet geaccepteerd of – voor bestaande relaties – volgt een exit-procedure. Het risicoprofiel wordt veelal bepaald aan de hand van verschillende (risico)indicatoren. Denk bijvoorbeeld aan (illustratief):
• (internationale) sanctielijsten
• typologie of branche
• nationaliteit cliënt
• geografie: waar verricht cliënt primair zijn activiteiten
• afwijkende activiteiten
• geïntroduceerde relatie
• et cetera

Afhankelijk van het risicoprofiel worden adequate maatregelen genomen om dit hoger risico te compenseren. Dit houdt in dat de mate van diepgang van het clientonderzoek (customer due diligence) wordt afgestemd op het risicoprofiel. Bij laag risico volstaat vereenvoudigd cliëntonderzoek, bij normaal risico regulier cliëntonderzoek en bij verhoogd risico dient verscherpt cliëntonderzoek uitgevoerd te worden. Vervolgens wordt bepaald welke werkzaamheden worden uitgevoerd per risicocategorie.

Diverse investment funds maken deel uit van een financiële instelling waardoor zij onder voornoemde regels vallen. Overigens zien deze regels toe op verplichtingen jegens cliënten van financiële instellingen en niet op investeringen of participaties. Desondanks verdient het aanbeveling ook bij investeringen in lijn met genoemde regels te handelen, ter voorkoming van reputatierisico’s.

Voor investment funds, participatiemaatschappijen zouden de volgende activiteiten kunnen worden onderscheiden:

1. Hanteer een standaard bij (acceptatie van) nieuwe investeringen om reputatie risico’s te identificeren en passende maatregelen te kunnen nemen.

2. Bepaal het risicoprofiel voor bestaande en beoogde investeringen / participaties. Hanteer verschillende indicatoren die het risicoprofiel beïnvloeden zoals: branche/ sector informatie, geografie en demografie (bv. sanctielijsten).

3. Voer Investigative Due Diligence (achtergrond onderzoek) uit op basis van het vastgestelde risico profiel.

4. Beoordeel tijdens de looptijd van de investering of het risicoprofiel wijzigt (ongoing monitoring). Denk aan wijzigingen in de bestuurs- of eigendomsstructuur, activiteiten maar ook bij nieuwe nevenfuncties van een betrokken bestuurder / commissaris. Een reputatierisico is zeer vervelend, te meer als achteraf blijkt dat de informatie al voor de overname of fusie bekend was, terwijl de reguliere Due Diligence dit niet heeft ontmaskerd of – nog vervelender – als de due diligence hier in het geheel niet op gericht is geweest. Voornoemde werkzaamheden kunnen tijdig inzicht geven in potentiële reputatierisico’s, waarna gerichte werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden om deze risico’s te beperken cq. weg te nemen.

Uit de praktijk
Roderick de Kruijf, Finance Director Friesland Bank Investments BV: “Wij zijn een dochteronderneming van Friesland Bank. Dat is een naam die vertrouwen en pragmatisme uitstraalt. De manier waarop wij zaken doen sluit sterk aan bij deze uitstraling. Naast het opbouwen van een relatie met de partij met wie wij zaken doen investeren we in integriteitsonderzoeken. Hiermee beschermen we vooral onze reputatie maar sluiten we ook aan bij de relevante regelgeving inzake CDD en Wft. Bij elke investering doen we onderzoek naar het management , eventule mede aandeelhouders en de verkopende partij. De ervaring leert dat je dit onderzoek prima in de openheid kunt uitvoeren. Betrokkenen hebben alle begrip en het onderzoek gaat ook nog eens veel efficienter.”