Voorkom gemiste opbrengsten met AO/IC

Een serie blogs over AO/IC.

BLOG – Hoe kan je voorkomen dat je opbrengsten mist? Hier komt de kwaliteit van de administratieve organisatie (AO/IC) om de hoek kijken. Met een goed ingerichte AO/IC kan het risico op onvolledige opbrengsten sterk worden verminderd. De AO/IC creëert maatregelen, waarmee periodiek kan worden vastgesteld of de opbrengsten volledig zijn. En dat bij het constateren van afwijkingen tijdig correctieve maatregelen genomen worden.

Door Arjan Hofman, partner bij adviesbureau ACS Partners. Hij zet zich in voor de uitvoering van AO/IC-opdrachten bij organisaties en traint en publiceert er over.

Fysiek

Een handig aanknopingspunt om de volledigheid van opbrengsten vast te stellen is het aanwezig zijn van een goederenbeweging. Hiermee bedoelen we de voorraad goederen op een bepaald moment en de wijzigingen die hierin optreden door inkoop en verkoop van goederen. Een handelsorganisatie is een goed voorbeeld van een organisatie met een duidelijke goederenbeweging. Een handig aanknopingspunt, want hiermee kan eenvoudig de verwachte opbrengsten vastgesteld worden en vergeleken worden met de werkelijke opbrengsten. Immers, een uitgaande goederenstroom (verkoop) zal vroeg of laat gepaard moeten gaan met inkomende geldstroom. Je geeft de goederen immers niet gratis weg. Randvoorwaarde is natuurlijk wel dat er een betrouwbare registratie plaatsvindt van de goederenbewegingen (als onderdeel van de AO/IC) in de organisatie.

Geen beweging

Het wordt echter lastiger als deze goederenbeweging ontbreekt of slechts in beperkte mate aanwezig is. Hoe stel je dan vast of de opbrengsten wel volledig zijn? Bijvoorbeeld bij een dienstverlenende organisatie, zoals de kamerverhuur in een hotel. Kamers zijn niet bepaald te kenmerken als goederen, dus er zullen andere aanknopingspunten in de AO/IC gevonden moeten worden, waarmee de volledigheid van de opbrengsten vastgesteld kan worden. Een hotel zal inzicht moeten hebben in het totaal aantal kamers dat verhuurd kan worden. Stel 100 kamers. Uitgaande van een betrouwbare registratie van het aantal verhuurde kamers in een bepaalde periode, bijv. 75 kamers, vermenigvuldigd met de kamerprijs, kan een verwachte opbrengst berekend worden. Deze verwachte opbrengst wordt vervolgens vergeleken met de werkelijke opbrengst. Van belang is dat ook is vastgesteld dat de 25 niet-verhuurde kamers inderdaad leeg zijn (leegstandcontrole).

Niet fysiek

Nog complexer wordt het als er überhaupt geen fysieke objecten (zoals hotelkamers) gekoppeld kunnen worden aan opbrengsten. Typische voorbeelden zijn accountants- en advocatenkantoren die alleen manuren leveren. Er zullen dan AO/IC – maatregelen bedacht moeten worden, die als aanknopingspunt kunnen dienen voor de volledigheid van de opbrengsten. Een handig hulpmiddel die de AO/IC hier biedt, is het zorgdragen voor een betrouwbare urenregistratie per accountant. Dit werkt uiteraard alleen als het registreren van uren op een zorgvuldige wijze plaatsvindt met goedkeuringen van de uren door de manager en het uitvoeren van verbandscontroles door een onafhankelijke afdeling (zoals de financiele administratie). De urenregistraties nemen hier dus de plaats in van de ontbrekende goederenbewegingen om de volledigheid van opbrengsten te waarborgen en te kunnen controleren.
[training-advertorial]

Waarborg

Wel of géén goederenbeweging, met een AO/IC zijn altijd handige aanknopingspunten te bedenken, waarmee de volledigheid van de opbrengsten binnen redelijke grenzen gewaarborgd kan worden.

Het is voor elke organisatie van belang dat geleverde goederen en diensten volledig in rekening worden gebracht en vastgelegd. Het leveren van gratis goederen en diensten is immers meestal niet de doelstelling van een organisatie. Een goed ingerichte AO/IC kan hierbij niet ontbreken, omdat dit een zekere waarborg biedt dat opbrengsten volledig zijn. Geen enkele organisatie kan zonder een goed werkende administratieve organisatie.

Alle blogs van Arjan Hofman over AO/IC voor u op een rij gezet.