Voorbereiden voor het onbekende, maar hoe?

Hij was slechts twee maanden als CFO in dienst bij Exact toen corona ook in Europa opdook. Zonder te weten wat de gevolgen voor Nederland zouden zijn, kwamen Alexander Rahusen en zijn team direct in actie. Hoe is hij te werk gegaan? En welke beslissingen neem je als je niet weet hoe morgen eruit ziet?

Halverwege februari rijdt Rahusen over de A4 richting het hoofdkantoor van Exact in Delft waar hij sinds 1 januari werkt als CFO. Al luisterend naar de radio vraagt hij zich wat er eigenlijk gebeurt als er zich een coronageval in Delft voordoet. Blijft het kantoor dan open? En kunnen we eventueel wel allemaal vanuit huis werken? “Ik ben direct gaan rondbellen in mijn team. Iets zei mij dat deze situatie wel eens heel vervelend kon gaan worden.”

Snel schakelen

Nog niet wetende wat het effect van corona gaat zijn op Nederland en de rest van de wereld, komen Rahusen en zijn team in actie. Want stel dat… “De eerste dagen moest er ontzettend veel worden uitgezocht. Wat moeten we doen? En wie hebben we daarvoor nodig? Verschillende teams werden opgesteld, die soms wel meerdere keren per dag samen kwamen”, begint Rahusen te vertellen. “In de eerste fase draaide alles om de veiligheid van onze werknemers. Maatregelen rondom hygiëne en reizen naar risicogebieden werden doorgevoerd, maar veel andere richtlijnen vanuit de overheid waren er nog niet.  Inmiddels volgden we de ontwikkelingen in China, Italië en inmiddels Nederland op de voet en probeerden we zo veel mogelijk informatie in te winnen.”

Een flinke uitdaging, want zoals voor velen was er nog veel onduidelijkheid. “Toch waren wij op de achtergrond al voorbereidend werk aan het verrichten en plannen aan het maken voor een eventuele sluiting van kantoren. Wat moeten we allemaal doen om de business vanaf thuiswerkplekken door te laten draaien? Welke en hoeveel licenties hebben we nodig? En is er wel genoeg capaciteit om allemaal vanuit huis te werken?” In een mum van tijd waren de kantoren in alle landen klaar voor een eventuele sluiting. Typisch Exact verklaart Rahusen. “We zijn een organisatie die snel schakelt en acteert op situaties.”

Advies van specialisten

Ondertussen probeert Rahusen met zijn team verder vooruit te kijken en meer grip te krijgen op de situatie. Hij beschouwt het als een groot voordeel dat Exact sinds 2019 onderdeel is van de Amerikaanse investeringsmaatschappij KKR. Een van de belangrijkste tech-investeerders ter wereld. “Met hun specialisten hebben we naar verschillende analyses en scenario's gekeken. We kwamen er snel achter dat het naïef was om te denken dat Nederland niet getroffen zou worden. Met deze kennis zijn we direct gaan opschalen en anticiperend gaan opereren. Na de generale repetitie op 12 maart, werkte iedereen vanaf 13 maart vanuit huis.”

En dan volgt een belangrijke vraag: wat betekent dit voor de bedrijfsvoering en voor de resultaten? “In de eerste fase is dit lastig in te schatten”, geeft Rahusen toe. “We hebben gekeken naar de crisis van 2008 en 2009 en het effect op Exact toentertijd. Informatief, maar tegelijkertijd niet te vergelijken. Exact was een ander bedrijf met andere producten en contracten. We hebben nu veel meer klanten en werken veel meer met recurrente opbrengsten modellen. Oftewel we generen het grootse deel van de omzet via een abonnementsmodel. “

Verschillende scenario's uitwerken

“Om toch handvatten en grip te krijgen op de situatie hebben we verschillende  scenario's voor ons zelf uitgewerkt. Wat als deze intelligente lockdown drie weken, maanden of zelfs nog langer duurt? Onze belangrijkste waarde drijvers hebben we hierop getest en gestressed. We hebben gekeken naar de assumptie ten aanzien van het binnenhalen van nieuwe klanten, verkopen van licenties, maar ook het mogelijke faillissement van klanten is hier in meegenomen.”

“Uit deze analyses kwamen verschillende financiële scenario's, waarvan we het scenario op basis van drie weken intelligente lockdown helaas al direct door konden strepen. Met deze gegevens hebben we onze financiële planning voor dit jaar en volgend jaar aangepast. Het doel: voldoende resultaat behalen, zodat we voldoende vlees op het bot houden om onze lange termijn plannen uit te kunnen blijven voeren.”

Significante kostenmaatregelen

“Met elkaar hebben we besloten om niet te gaan snijden in initiatieven die van belang zijn voor de lange termijn ontwikkelingen van Exact. De broekriem is aangehaald, maar we gaan niet onze ledematen afknellen. Gelukkig kunnen we ons dit permitteren.”

Om de broekriem aan te halen zijn significante kostenmaatregelen genomen. “We hebben gekeken naar korte termijn kosten die we kunnen beïnvloeden. Daarnaast hebben we met elkaar gekeken welke investeringen we konden uitstellen of stoppen. Zo hebben we serieuze kostenmaatregelen genomen op het gebied van inhuur van personeel en diensten en besloten dit grotendeels stop te zetten. Verder zijn in de eerste periode verschillende marketingcampagnes gestopt of op een laag pitje gezet en zijn alle klantenevents natuurlijk geannuleerd. Ook zijn de salarisverhogingen uitgesteld en zijn de plannen om kantoren opnieuw in te richten grondig herzien. Lastige beslissingen, maar nodig om de maximale armslag te houden mocht het ergste scenario uitkomen.”

Vinger aan de pols

Hoe kijkt Rahusen naar de toekomst? “Ik verwacht dat de coronacrisis nog slepende effecten gaat hebben. Binnen Exact houden we daarom non-stop de vinger aan de pols. We hebben de frequentie van onze dashboards verhoogd en uitgebreider ingericht, zodat we sneller weten wat er speelt er hierop kunnen anticiperen. Verder verwacht ik dat veel bedrijven die nu nog steun ondervinden van overheidsmaatregelen, later dit jaar verder in de problemen komen. Ook daar houden wij rekening mee.”

Exact probeert ondernemers in deze tijd zo goed mogelijk te ondersteunen. “We organiseren webinars waarbij we klanten wijzen op functionaliteiten binnen onze software die juist in deze tijd kunnen helpen. We helpen ze hun cashflow, liquiditeitsprognose, administratie of debiteurenbeheer zoveel mogelijk op orde te hebben, zodat zij grip krijgen op hun cijfers en de nieuwe realiteit.”

Wees niet eigenwijs

De belangrijkste les die Rahusen heeft geleerd, is dat “je moet begrijpen wat er gebeurt zodat je kan anticiperen.” De crisis beheersen en vervolgens kijken naar business continuity. “Het was en is nog steeds een spannende tijd. Echter, heb ik geen moment het gevoel gehad dat we niet wisten wat we moesten doen. Dat komt doordat ik gezegend ben met een goed team. Een belangrijke basis. Iedereen heeft ontzettend snel, zelfstandig en proactief weten in te spelen op de situatie. Natuurlijk was het keihard werken en wisten we niet wat ons nog meer te wachten stond. Maar er werd gewerkt vanuit proactieve crisisbeheersing in plaats van angst. Ik ben dan ook ontzettend trots op het hele team.”

Tot slot is Rahusen blij dat hij halverwege februari heeft geacteerd op zijn onderbuikgevoel. “Schroom niet om in actie te komen, laat je adviseren en zet bestaande tools in. Wees tot slot niet bang om beslissingen te nemen.” Als metafoor verwijst hij naar varen met een zeilschip. “Met een zeilschip train je als team voor het geval er een storm komt of op calamiteiten, bijvoorbeeld als iemand te water raakt. Een goede bemanning heb je, maar vaar niet alsnog met een grootzeil een aankomende storm tegemoet. Wees niet eigenwijs en hijs tijdig de stormfok. Alleen zo kun je veilig doorvaren.”