Voldoen aan BTW-wetgeving met behulp van ERP-systemen

Door Stan Jilesen, Berry Schulte en Maria Saggese

In de huidige markt is het bijna ondenkbaar dat het bedrijfsleven haar boekhouding doet zonder hulp van Enterprise Resource Planning (ERP) systemen. Een ERP-systeem brengt de automatische afhandeling van financiële en logistieke bedrijfsprocessen onder in één geïntegreerd informatie- en managementsysteem. De ERP systemen bestaan uit verschillende functionele modules zoals een inkoopmodule, een productiemodule,  een verkoopmodule en een financiële module. BTW is onderdeel van de verschillende processen en komt hierdoor in de verschillende modules voor. In hun huidige vorm kunnen de ERP systemen zodanig ingericht of aangepast worden dat de BTW berekening automatisch en juist wordt afgehandeld.

Het gebruik van de ERP systemen heeft ook invloed op de werkwijze van de Belastingdienst. De comptabiliteitseisen worden strikter en de controle wordt daarmee van de uitkomsten naar de totstandkoming verplaatst. De belastingdienst sluit momenteel convenanten met bedrijven die in hun ERP systemen een juiste berekeningswijze van de BTW kunnen aantonen. Daarmee vervalt de noodzaak iedere individuele aangifte te controleren. Ook het indienen van de aangifte zal in de komende tijd sterker geautomatiseerd worden. Het gebruik van portals zal worden vervangen door de aanlevering in een gestandaardiseerd elektronisch formaat (XBRL).

Huidige werkwijze en systeemopzet
Hoewel de techniek al ver gevorderd is, benutten organisaties echter nog niet het volledige potentieel van ERP systemen. Bedrijven maken voor hun BTW aangifte in meer of mindere mate gebruik van ERP systemen. Een systeem kan zodanig ingericht zijn dat aan de hand van het materiaal, land van herkomst en land van bestemming een BTW tarief wordt bepaald.
De administrateur kan dit gekozen BTW tarief overnemen of overschrijven met een ander tarief, indien de gekozen tarief toch niet juist blijkt te zijn. De aangifte zelf wordt vaak handmatig al dan niet met het gebruik van spreadsheets samengesteld. Op meerdere momenten binnen het proces blijkt dit niet optimaal te werken. Laten we dit verder toelichten.

Met name inkoopfacturen worden nog handmatig ingevoerd door medewerkers van crediteurenadministraties of binnen Shared Service Centers. De invoer geschiedt onder hoge tijdsdruk en de facturen zijn vaak moeilijk te verwerken door onder andere de vele details, vreemde talen en valutaomrekening. Voor de correcte berekeningen moet de juiste code gekozen worden. Door tijdsdruk en onvoldoende BTW-kennis worden regelmatig fouten gemaakt wat weer leidt tot onjuistheden met mogelijke boetes tot gevolg.

ERP systemen bevatten standaard rapportages om de verwerking van BTW in het systeem te volgen en om de aangifte te ondersteunen. Bijvoorbeeld in SAP worden de volgende rapportages ondersteund:

o    Standaard rapportages die de benodigde managementinformatie leveren
o    BTW aangifte rapportage
o    Opgaaf Intracommunautaire Leveringen (ICL)
o    Intrastat

De meeste ERP systemen ondersteunen een elektronische BTW-aangifte, maar deze wordt door veel ondernemers niet vertrouwd. Vaak worden gegevens uit deze rapportages in een spreadsheet pakket nabewerkt alvorens te worden ingediend. Dit kost uiteraard extra werkuren.

Ook de interne controle met betrekking tot BTW wordt bemoeilijkt door het nabewerken van gegevens met onbeschermde spreadsheets. Aangezien de wijzigingen in de spreadsheets niet kunnen worden getraceerd, is de totstandkoming van de aangifte niet meer te herleiden tot de bron. De belastingdienst kan in dat geval niet meer vertouwen op de systematiek van de BTW bepaling en zal geneigd zijn aangiftes individueel te controleren.

Aangezien de systeemondersteuning voor het correct verwerken van de BTW in sommige gevallen te beperkt is, moet dit opgevangen worden door aanvullende procedures. Deze procedures zullen in combinatie met de door het systeem ondersteunende processen intensief getraind moeten worden. Het is echter niet voldoende om de training eenmalig te organiseren, maar er dient sprake te zijn van een voortdurend opleidingstraject. Dit is nodig door het hoge verloop op administratieve functies en regelmatige wijzigingen in de regelgeving. Dergelijke trainingen hebben extra investeringen tot gevolg.

Verbeteringspotentieel processen en systemen
Bovenstaande problemen kunnen met ERP prima opgelost worden. ERP systemen stellen, mits goed opgezet, bedrijven in staat facturatie, verwerking van inkomende facturen en boekingen verregaand te automatiseren. Sommige pakketten ondersteunen dit door meteen in de transactie de BTW te berekenen, andere maken gebruik van externe modules (tax engines) die de resultaten van de berekening in het systeem verwerken. De nodige BTW-kennis wordt daarmee in het systeem verankerd. Hierdoor neemt de kans op fouten af en wordt de uitkomst van de rapportages betrouwbaarder zodat het gemakkelijker is om geautomatiseerd aangifte te doen. Bovendien ligt de berekeningswijze van bron tot uitkomst in het systeem vast waardoor de controle eenvoudiger en gericht op het systeem kan plaatsvinden. Deze hoeft niet voor elk individueel geval herhaald te worden.

De fundamentele principes voor BTW relevante processen
Het integreren van BTW processen in ERP systemen is een continu proces. De integratie van deze aspecten kan zowel plaatsvinden tijdens een (her)implementatie of tijdens de dagelijkse operatie. In beide gevallen is een geïntegreerde aanpak noodzakelijk om uiteindelijk zowel de belasting als proces en systeem aspecten te waarborgen. In de praktijk wordt het belastingaspect vaak te laat of zelfs pas achteraf ingebracht. Gegeven het feit dat het fundament van het proces en systeem ontwerp dan al vast ligt creëert dit een suboptimale implementatie van de BTW processen en eisen.

De volgende principes zijn leidend bij de opzet en/ of wijziging van een ERP systeem:

1.    Geïntegreerde aanpak vanaf de start van de (her)implementatie
Vanaf het begin van een implementatieproject dienen belastingadviseurs mee te denken bij het ontwerp of herontwerp van de ERP systemen. De belastingadviseurs kunnen direct aangeven welke processen BTW relevant zijn en door de geïntegreerde aanpak kunnen de processen geoptimaliseerd worden vanuit zowel een proces, IT als BTW perspectief.

2.    Continue afstemming tussen verschillende aspecten
Doordat de BTW wetgeving continu aan veranderingen onderhevig is door enerzijds het streven naar harmonisatie tussen  EU landen en anderzijds door het streven naar maximaal rendement voor locale overheden, ontstaat er telkens de noodzaak om BTW regels te integreren in de bestaande bedrijfsprocessen. Om te zorgen dat deze wijzigingen op de meest optimale manier worden geïmplementeerd in de ERP systemen is een directe samenwerking tussen belastingsadviseurs en ERP experts ook hier een vereiste voor succes.

3.    Behoud de controle
De belastingdienst heeft zijn visie veranderd en legt tegenwoordig de verantwoordelijk bij de organisaties zelf. Dit betekent dat de organisatie volledige inzicht dient te hebben in de status van de BTW relevante processen. Dit alles om hoge boetes naar aanleiding van belastingcontroles te voorkomen.

Samenvattend kunnen we stellen dat een succesvolle implementatie van een ERP systeem geïntegreerd met BTW alleen is gewaarborgd door  een goede samenwerking van proceseigenaren met IT specialisten en belastingadviseurs.

Stan Jilesen is consultant bij Deloitte Consulting, Berry Schulte is manager bij Deloitte Consulting en Maria Saggese is senior manager bij Deloitte Consulting. Alle drie zijn ze actief in de Tax Aligned Supply Chain focusgroep (community). Maria en Berry leiden de Tax at the button value propositie, welke zich richt op het optimaliseren van de BTW gerelateerde processen in ERP systemen.