Versnellen en verbeteren van planningsprocessen met Jedox Smart Finance

Organisaties hebben steeds meer behoefte aan wendbaarheid en versnelling van de financiële informatievoorziening. Er is behoefte aan toekomstgerichte informatie op verschillende organisatieniveaus om continue te kunnen monitoren (rolling forecast) en te kunnen (bij)sturen op basis van (meerjarige) scenario’s.

Veel stappen van het begrotingsproces vinden nog altijd plaats in Excel. Deze welbekende ‘Excel carrousel’ kost tijd, is foutgevoelig en weinig consistent. Integrale tooling kan helpen het begrotings- en prognoseproces verder te optimaliseren. Axians helpt onderwijsinstellingen om het hele proces van plannen, budgetteren en forecasten efficiënter en effectiever uit te voeren. Daarbij maken we gebruik van Jedox.

Jedox is bewezen software voor Enterprise Performance Management. Met onze speciaal voor het onderwijs ontwikkelde planmodellen kunnen onderwijsinstellingen hun (meerjaren) begroting voor bijvoorbeeld Financiën, Personeel, Studenten en Investeringen snel en gemakkelijk opstellen. Daarna is het eenvoudig om regelmatig prognoses uit te voeren en zelfs een rolling forecast te maken. Kortom; je bent beter in control!

Verschillende Financiële Planning & Analyse (FP&A) modules helpen je snel op weg om het huidige, vaak op Excel gebaseerde, begrotingsproces te stroomlijnen. Sneller, beter en met minder inspanning begroten, zodat er meer tijd overblijft voor het sturen van de onderwijsinstelling. De inrichting van het systeem is flexibel en aanpasbaar aan de wensen en voorkeuren van de organisatie. Alleen de belangrijkste onderdelen van de financiële planning en analyse of een volledig geïntegreerde planning voor personeel, studenten, investeringen en financiën.

Module Exploitatie
De module Exploitatie ondersteunt het opstellen van een exploitatiebegroting en -prognose en het opstellen van een meerjaren exploitatiebegroting. Standaard invoertemplates kunnen flexibel worden ingericht en bieden de mogelijkheid om zowel op detail niveau kostenplaats/project en grootboekrekening als op een hoger niveau (afdeling, departement, faculteit) invoer te doen. Hierbij is het mogelijk te plannen op (studie)jaar en/of maand niveau. Consolidatie van ingevoerde gegevens van een detail kostenplaats naar afdeling/departement/faculteit vindt volledig automatisch en in real-time plaats.

Begrotingen en prognoses kunnen op een slimme manier worden klaargezet op basis van bijvoorbeeld vorige planversies of realisaties van voorgaand jaar. Realisatiecijfers, kostenplaatsen, projecten, grootboekrekeningen en verdichtingen worden volledig automatisch overgenomen uit de gekoppelde financiële systemen en zijn daardoor altijd up-to-date. In de diverse planningen kunnen altijd commentaren en toelichtingen worden toegevoegd.

Middels flexibele standaardrapportages is er snel en eenvoudig inzicht te krijgen in het exploitatieresultaat en de details van de onderliggende baten & lasten. Variantieanalyses van verschillen met budget en prognoses geven snel de oorzaak van afwijkingen weer en bieden de mogelijkheid snel en tijdig bij te kunnen sturen.

Module Personeel
De personele module bevat alle functionaliteiten voor het opstellen van (meerjaren) begroting en prognoses voor de personele formatie en lasten. Op medewerker niveau kan de personele formatie in FTE per kostenplaats/project per periode worden vastgelegd. Naast wijzigingen in de bestaande formatie (FTE omvang, verlof, uit dienst, tijdelijke contracten, contractwijzigingen etc.) kunnen ook vacatures en tijdelijke inhuur (PNIL) worden opgenomen in de begroting en prognoses. De formatie wordt initieel overgenomen uit de gekoppelde personeelsadministratie. Alleen de mutaties hoeven te worden verwerkt.

Vanuit de formatieplanning worden automatisch de personele lasten berekend. Deze berekening maakt gebruik van de CAO-gegevens en van personele parameters (pensioenpremies %, sociale lasten %, eindejaarsuitkering, vakantietoeslag, CAO-indexatie, etc.). Wijzigingen in deze parameters kunnen eenvoudig worden ingevoerd en doorgerekend, zodat simulaties en scenario’s doorgerekend kunnen worden.

Naast het vastleggen van de formatieve FTE’s kunnen in de oplossing ook detacheringen naar andere kostenplaatsen/project worden vastgelegd, bijvoorbeeld voor het toewijzen vaan een medewerker aan 2e of 3e geldstroom. Met deze detacheringen worden FTE en personele lasten op de juiste plaats vastgelegd in de begroting en prognoses. De opgestelde personele begroting kan vervolgens worden doorgezet naar een meerjarenbegroting. In deze meerjarenbegroting kan op functiegroep niveau de formatie en personele lasten worden begroot. Dit kan top-down op een hoger niveau, maar ook op een gedetailleerd kostenplaats niveau.

Module Studenten
Middels de module Studenten kunnen aantallen bekostigde studenten en behaalde diploma’s per opleiding worden vastgelegd. Dit kan meerjarig worden gepland op studiejaar (peildatum 1 september).

Opleidingen zijn te koppelen aan faculteiten/departementen. De module is zo in te richten daat het volledig geïntegreerd samenwerkt met bijvoorbeeld de module Personeel. Zo is het mogelijk op KPI’s als student/docent ratio automatisch te bepalen. Door gebruik van integratie met de module Allocatie Opbrengsten kan bekostiging en allocatie van opbrengsten volledig worden ondersteund. Zo ontstaat een volledige flexibele driver-based planning.

Module Investeringen
De module Investeringen ondersteunt het opstellen van een investeringsbegroting en -prognoses. De investeringen zijn meerjarig te plannen. Nieuwe investeringen en vervangingsinvesteringen zijn als onderdeel van het planproces aan te maken. Afschrijvingskosten worden automatisch berekend vanuit de looptijd van de betreffende activa. Dit gaat standaard op basis van restwaarde 0 met lineaire afschrijvingen, maar dit is optioneel aan te passen naar andere methodes van afschrijven.

Voor investeringen met betaaltermijnen kunnen bedragen per betaaltermijn worden vastgelegd en worden automatisch de onderhanden werk bedragen berekend. Deze bedragen kunnen automatisch worden overgenomen in de exploitatieplanning en/of balansplanning.

Bij voorkeur wordt de module Investeringen gekoppeld aan de bestaande activa administratie. Activa en geplande afschrijvingen worden zo automatisch overgenomen vanuit de gekoppelde activa administratie. Investeringsplanning vindt plaats op niveau activagroep. Optioneel is het mogelijk om ook de afschrijvingen op detailniveau van activa inzichtelijk te hebben. Middels rapportages kunnen afschrijvingsoverzichten en investeringsuitgaven per kostenplaats worden opgesteld.

Axians is gecertificeerd implementatiepartner van Jedox. We werken met een team van Smart Finance professionals aan verschillende implementaties. We richten deze projecten agile in waarin we samen met een kernteam van de organisatie de software configureren. Dit houdt in dat er samengewerkt wordt in sprints, korte perioden waarin een bepaald functioneel onderwerp centraal staat en de focus heeft. Door deze methodiek te hanteren kunnen we prioriteit leggen op functionaliteit die de meeste waarde heeft voor gebruikers. Daarnaast kan met deze werkwijze eenvoudig rekening gehouden worden met eventueel gewenste veranderingen in de loop van het project.

Voor al haar klanten realiseert Axians oplossingen waarbij het uitgangspunt is dat zij bijdragen aan een blijvende verbetering van hun bedrijfsprocessen. “Blijvend” is daarbij een sleutelwoord. Voor het overgrote deel van haar klanten nemen we de ontwikkelde oplossingen in beheer, waarbij ondersteuning gevraagd kan worden mocht dit noodzakelijk of gewenst zijn. In onze visie kan alleen op die manier continuïteit in de informatievoorziening van een klant geborgd worden.

Meer weten?
Dit GRATIS interactieve webinar geeft je inzicht in de vele mogelijkheden van Jedox integrated business planning voor het verbeteren van jouw planningen.

Schrijf je in en ontdek hoe Jedox je kan helpen bij het versnellen en verbeteren van je planningsprocessen en hoe je een eerste start maken met het gebruiken van de tool in je werkzaamheden.