Veel business controllers zijn in praktijk financial controllers

Het voorbije jaar was voor veel financieel betrokken professionals een jaar vol uitgagingen en het jaar ervoor was dat in veel gevallen niet anders. Tekorten aan personeel en grondstoffen en wegvallende omzet of een lastige combinatie van die twee.

Voor accountants in business en veelal actief in een CFO of controllersrol, kwamen daar nog wat uitdagingen bovenop; niet alleen een geheel herziene Permanente Educatie systematiek, maar ook nog eens een verplicht thema ‘continuïteit’, waaraan in het Persoonlijk PE-plan tenminste vier uur moet worden besteed. Een actueel thema, dat wel. Maar toch even zoeken naar hoe dat dan in te vullen.

Een grote groep van die accountants wist de weg naar het programma ‘Controller & Continuïteit’ te vinden en voldeed daarmee niet alleen aan de verplichting, maar haalde er ook inspiratie en reflectie op. Al bleef het voor een klein smaldeel deelnemers vooral een ‘verplicht nummer’ en ‘wat ver van huis’. Beschouwen we de groep deelnemers als een enigszins representatieve steekproef dan valt mij, als bij het programma betrokken trainer, een aantal waarnemingen op.

Als je zelf een hamer bent, lijkt alles om je heen een spijker
Veel accountants in business hebben hun periode bij een accountantskantoor nog redelijk vers in het geheugen. Een periode die vooral werd gekenmerkt door een focus op de betrouwbaarheid van cijfers in het maatschappelijk verkeer. Continuïteit is dan vooral financiële continuïteit en het maatschappelijk verkeer vraagt van de openbaar accountant dat hij/zij ook een oordeel geeft over die financiële continuïteit. Kort door de bocht door liquiditeitsvooruitzichten voor het jaar volgend op het jaar van onderzoek. Als accountant in business is je rol veelal een geheel andere. Zeker als controller heeft continuïteit een ander spectrum perspectieven en onderhoud je vooral de match tussen de binnen- en de buitenwereld; financieel, maar ook vooral niet-financieel. Althans, in een rol als business controller. Blijf je echter in de financiën hangen, dan ben je de spreekwoordelijke (financiële) hamer en is alles om je heen een (financiële) spijker.

Different controllers for different purposes
Daar zit ook meteen een tweede waarneming; deelnemers met een controllersrol, blijken in de praktijk veelal ‘financial’ controllers te zijn. Zelf al is de officiële functietitel die van een ‘business controller’. In de discussies blijkt dan ook dat het accountantsverleden hen moeilijk loslaat. De nadruk van werkzaamheden ligt vooral in het produceren van verantwoordingsinformatie en analyseren van en rapporteren over de realisatie van budgetten in het lopende planjaar. Voor de gemiddelde controller komt daar budgettering voor het komende planjaar bij, maar daar houdt de horizon veelal op.

Vanzelfsprekend heeft ook de rol van financial controller toegevoegde waarde. De vraag is echter of dat een rol is met continuïteit in die toegevoegde waarde, nu we het er toch over hebben. Feit is dat ook verantwoordingsdata vooral digitaal worden verwerkt en dat die data dan ook digitaal kunnen worden ontsloten naar verschillenanalyse en rapportage; kortom een digitaal Record-to-Reportproces. Als de vraag naar je specialisme aan erosie onderhevig is, moet je zelf ook wendbaar zijn en voorsorteren op ontwikkelingen in je controllersrol. En die ontwikkelingen brengen met zich mee dat je de bakens van verleden en heden vooral naar de toekomst moet verzetten. Waar veel controllers vooral financieel-administratief of financieel-bedrijfseconomisch zijn, is hun toekomst in toenemende mate financieel- bedrijfskundig en leveren ze een bijdrage aan ‘management control’: het zodanig beïnvloeden van het gedrag van een organisatie dat deze de haar gestelde doelen duurzaam kan behalen.

Als business controller moet je dus met de toekomst bezig zijn en ervoor zorgen dat er tijdig wordt voorgesorteerd op ontwikkelingen en je organisatie wendbaar en weerbaar is.
Word je te veel opgeslokt door operationele taken dan heeft het prioriteit daar actie in te nemen. Dat begint met rolzuiverheid en dus een adequate beschrijving van rol en functie. Vreemd genoeg geeft veruit het merendeel van alle deelnemers aan een dergelijke beschrijving van rol en functie niet te hebben. Mijn advies; beschrijf die rol en stippel een ontwikkelpad uit.

Professional value added
De toegevoegde waarde van een financiële professional zit dus allang niet meer in het puur financiële domein. Dat is meer, zoals de kop van het Financiële Dagblad treffend aangeeft, in ‘al hetgeen tot het financiële enige betrekking heeft. Een moderne controlprofessional laat zich vergelijken met een routeplanner in een auto. Gegeven het te behalen doel, maximaal toegestane snelheden en andere basisomstandigheden, scant die vriendelijke meneer of mevrouw voortdurend veranderende omstandigheden in het voertuig zelf en dito omstandigheden buiten het voertuig. Waar nodig is er een signaal over het brandstofpeil en verkeersopstoppingen die de haalbaarheid van het doel in positieve of negatieve zin beïnvloeden. Het advies kan variëren van tijdig tanken, een andere route tot het doel aanpassen in termen van bestemming of expected time of arrival. Als controller snap je de business en vertaal je omgevingsfactoren op de korte, middellange en lange termijn naar scenario’s en te nemen managementbeslissingen.

In de praktijk betekent het dat je je eigen inzet en betrokkenheid als het ware moet ‘herbudgetteren’. Waar de nadruk ligt op de korte termijn operatie, moet het accent meer naar de lange termijn waar het gaat om de bekende ‘stip aan de horizon’ en de middellange termijn als de routekaart om die stip te halen. Schematisch weergegeven is de transitie (bij benadering) zoals onderstaand.

Dus, als goed voornemen voor 2022; ontworstel je aan te veel bezig zijn met verleden en heden en richt je zoveel mogelijk op de toekomst van de organisatie. Scan aanhoudend op veranderende omgevingsfactoren en geef signalen af. Help daarmee de onderneming of instelling waar je werkt met het tijdig voorsorteren op die veranderende omstandigheden en bewaak wendbaarheid en weerbaarheid; waarover laten meer.

Jan de Kroon is organisatie-adviseur en DGA van Improfin Groep, een onderneming die zich specialiseert op het ontwikkelen en verbeteren van financiële functies en financiële professionals door een uitgekiende combi van advies, begeleiding, opleiding & training en hands-on ondersteuning. Bij NBA OPleidingen is hij docent van de cursus Controller & Continuïteit.