Van bonnetje tot boekhouding: eenvoudig declaraties digitaliseren met Esize

Binnen elke organisatie maken werknemers zakelijke onkosten die zij kunnen declareren. Van deze onkosten moeten alle originele bonnetjes worden bewaard en eens in de zoveel tijd als declaratie worden ingediend met een formulier. De financiële administratie moet vervolgens alle bonnetjes overtypen en invoeren in het financiële systeem, en de papieren bonnen 7 jaar lang bewaren om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht. In partnership met Declaree biedt Esize native smartphone apps die dit proces een stuk eenvoudiger maken. Medewerkers kunnen alle acties omtrent het declaratieproces direct afhandelen met de app. Niet alleen het vastleggen van declaraties, kilometer- en andere vergoedingen, maar ook direct bundelen in declaratie-overzichten en deze via de app indienen bij de leidinggevenden. Bovendien is de status van declaratie-overzichten via de app te volgen en kunnen medewerkers declaratierichtlijnen direct inzien. Zo levert de oplossing veel gebruiksgemak voor de medewerkers, die bovendien hun declaraties sneller en eenvoudiger krijgen uitbetaald.

 

Naast een sneller en eenvoudiger declaratieproces, biedt Esize Expenses real-time inzicht in de daadwerkelijk gemaakte kosten. Door kosten toe te wijzen aan categorieën en projecten krijgen organisaties beter en sneller inzicht waar mogelijke besparingskansen liggen. Door budgetten toe te kennen aan specifieke categorieën wordt het eenvoudiger om te sturen op kosten. 

De app kan ook offline worden gebruikt. Onkosten die worden gemaakt in het buitenland kunnen eenvoudig worden gedeclareerd. Bonnen in buitenlandse valuta worden direct omgerekend naar euro’s. Alle bonnetjes worden bovendien 10 jaar bewaard, waarmee ruimschoots wordt voldaan aan de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

 

Esize Expenses is onderdeel van de vernieuwde softwaresuite Esize8, die deze zomer wordt gelanceerd. De nieuwe release van Esize biedt de gebruikers tal van innovatieve functionaliteiten in een moderne look & feel, die bijdragen aan een gepersonaliseerde, intuïtieve gebruikerservaring. Nieuwe features zijn onder meer een persoonlijke, eenvoudig zelf in te richten startpagina en een volledig vernieuwde zoekfunctie (search framework) om sneller en makkelijker de juiste informatie te vinden over het hele platform heen. 

De nieuwe release is de eerste mijlpaal in een ambitieuze roadmap die Esize heeft uitgestippeld. Uitgangspunt van de productontwikkeling is om de gebruikerservaring en toegankelijkheid van het platform blijvend te optimaliseren. “De markt voor Supplier Relationship Management-software is sterk in beweging en merken die niet innoveren zullen verdwijnen”, zegt Tim Schaefers, Managing Director van Esize. “Esize staat voor innovatie. Daar ligt onze focus. Wat onze propositie werkelijk uniek maakt, is dat wij als één van de weinige spelers in de markt een compleet pakket aan softwaremodules integreren op één platform dat inkoop- en factuurverwerkingsprocessen over de volle breedte ondersteunt”.

Einde persbericht

 

Besparen begint met slim uitgeven. Als marktleider in Cloud Spend Management-oplossingen helpen wij organisaties om meer inzicht en controle over hun bedrijfsuitgaven te krijgen. Dit doen wij door alle stappen van het inkoop- en factuurafhandelingsproces (Source to Pay) efficiënter en transparanter te maken. Van sourcingtrajecten, contractbeheer en inkooptransacties tot samenwerking met leveranciers en automatische afhandeling van facturen. Door inkoopexpertise en financiële kennis te bundelen hebben wij een passend antwoord bij vraagstukken rond spend management. Dit laten wij sinds 1999 zien bij multinationals en nationale organisaties in uiteenlopende sectoren. In internationale onderzoeken, door onder andere Capgemini en Forrester, komt Esize steevast als één van de koplopers naar voren. Met onze software bieden wij een online platform waarop vele inkooporganisaties en leveranciers efficiënt met elkaar communiceren.

Voor meer informatie: www.esize.nl