Uitdagingen in de praktijk bij CSRD-implementatie

Veel organisaties zijn bezig met de implementatie van CSRD. Een helder beeld van de uitdagingen helpt en voorkomt dat je in dezelfde valkuilen loopt als je voorgangers.

130 alumni van de RC-opleiding van de Vrije Universiteit kregen de vraag voorgelegd waar zij de grootste uitdaging zien bij de implementatie van CSRD. Het resultaat (in percentages):

A: Uitvoeren dubbele materialiteitsanalyse:            17
B: Inrichten informatievoorziening:                           60
C: Ontwikkelen beleid, acties en doelen:                  18
D: Opstellen beschrijvingen volgens datapunten:   6

Informatievoorziening
Niet verrassend dat het inrichten van de informatievoorziening zo hoog scoort. Het gaat immers voornamelijk om niet-financiële data. Voor veel organisaties is nog niet duidelijke welke data zij moeten gaan verzamelen, hoe ze die gaan vastleggen en ontsluiten.

Dubbele materialiteitsanalyse
De relatief hoge score voor het uitvoeren van de dubbele materialiteitsanalyse (DMA) is ook niet raar. Het is immers nieuw. Ervaring leert dat als je stapsgewijs het proces doorloopt, de uitdaging wel meevalt.

Ontwikkelen van beleid
De score voor het ontwikkelen van beleid, acties en doelen is verrassend. De meeste organisaties doen dit elk jaar. De enige toevoeging is dat daarbij expliciet aandacht wordt besteed aan duurzaamheid. Dit als een uitdaging zien, gaat wel ver.

Datapunten
Het opstellen van beschrijvingen van de datapunten heb ik in eerste instantie ook onderschat. Alleen met de lijst met datapunten red je het namelijk niet. Je moet goed doorgronden wat er in de ESRS’s staat om per datapunt een simpele en heldere vraag te formuleren. Eén die degene die de bedrijfsvoering goed kent, makkelijk kan beantwoorden. Dat is een uitdaging. De kwaliteit van de vraag bepaalt namelijk de kwaliteit van het antwoord.

Gedeelde ervaringen
Mooi zo’n beschouwing, maar wat heb je eraan? Veel interessanter zijn de CSRD-vraagstukken waarmee wordt geworsteld en wat ervan is geleerd. Deelnemers van verschillende CSRD-opleidingen hebben aan dit inzicht een bijdrage geleverd door hun ervaringen te delen. Daarbij is de volgende groepering gehanteerd voor hun CSRD uitdagingen:

• Algemene aandachtspunten m.b.t. de CSRD implementatie
• Uitvoeren dubbele materialiteitsanalyse en inrichten governance
• Inrichten informatievoorziening
• Ontwikkelen beleid, acties en doelen
• Opstellen beschrijvingen volgens datapunten en rapporteren

 Algemene aandachtspunten CSRD implementatie.
Zoals te verwachten was leidde deze ‘algemene’ formulering van deze uitdaging tot de meeste reacties. Een deel heeft betrekking op het opstarten, een deel op de rolverdeling en een restant overige.

Opstarten:

• Overzicht: hoe blijven we door de bomen het bos zien?
• Essentie: er is al veel, hoe gaan we het verzamelen en samenvatten?
• Essentiële details: hoe voorkomen we dat we verzanden in details?
• Energie: hoe krijg en hou je mensen enthousiast, hoe maak je het nut helder, hoe voorkom je dat het alleen als ballast wordt gezien, hoe hou je de groep bij elkaar?

Rolverdeling:

• Wie gaat wat doen?
• Hoe voorkom je dat het een Finance feestje wordt?
• Hoe voorkom je dat het als een verplicht nummer wordt ervaren?
• Hoe krijgen we draagvlak?

Overige:

• Kennis: wie heeft voldoende CSRD kennis en ervaring met onze bedrijfsvoering voor een praktische aanpak?
• Documentatie: hoe bewaak je de audit-trail en de kwaliteit?
• Accountants: wat weten ze van CSRD, welke discussies kunnen we verwachten, hoe gaan we ze managen?
• Inzet & doorlooptijd: hoe voorkomen we dat we onderschatten wat er nodig is en hoe lang het duurt (zeker als je het ‘erbij moet doen’)?
• Werking: hoe voorkomen we dat het hoofdkantoor ons iets ‘door de strot duwt’, wat niet werkt?

Overzicht en samenhang bewaken
Door de bomen het bos kunnen zien, is cruciaal bij een CSRD-implementatie. Er moet iemand zijn die het totaal overziet en de samenhang bewaakt. Ook het belang van het betrekken van de mensen op de werkvloer blijkt uit deze reacties.

Nee het is geen Poolse landdag, waarbij iedereen zijn zegje mag doen. Betrokkenheid van medewerkers is wel heel belangrijk. Dit gebeurt natuurlijk binnen de kaders van de bedrijfsstrategie en die van CSRD. Binnen deze kaders kunnen medewerkers het beste bepalen hoe we in de dagelijkse praktijk een bijdrage leveren aan duurzaamheid en wat werkt en wat niet.

Dubbele materialiteitsanalyse en inrichten governance
De uitdagingen hebben betrekking op kennis van de waardketen, het formuleren van de IRO’s (Impacts Risks & Opportunities), hoe met belanghebbenden wordt omgegaan en waaraan je moet denken in het kader van de planning.

Waardeketen: Weten wat daar speelt en wat de grenzen zijn

Impacts Risks & Opportunities (IRO’s):

• Denk bij het formuleren van de IRO’s vanuit de waardeketen;
• Zorg dat de IRO’s concreet zijn en gebruik voorbeelden;

Belanghebbenden:

Betrek belanghebbenden tijdig, gezien hun drukke agenda;

• Laat elke belangrijke belanghebbende aangeven wat belangrijk is;
• Ga zorgvuldig om met verschillende visies & belangen van belanghebbenden;
• Koppel resultaten terug aan belanghebbenden en bedank ze voor hun bijdrage;

Planning:

• Zorg dat de DMA op tijd is afgerond (zeker gezien de lange doorlooptijd van 3 à 4 maanden);
• Voorkom dat alles belangrijk is: focus en kom tot de kern o.b.v. transparante afwegingen

De aanbevelingen zijn herkenbaar voor iedereen die al een DMA heeft uitgevoerd. Ze zijn waardevol voor degenen die dat nog moeten doen.Inrichten informatievoorziening

Gezien de hoge score door de alumni van de RC opleiding bij de Vrije Universiteit, is het aantal uitdagingen met betrekking tot de informatievoorziening teleurstellend.

Beleggen eigenaarschap (bron)data:

• Ontwikkelen systeem om bron data simpel vast te leggen, te rapporteren en te ontsluiten (als onderdeel van reguliere werkzaamheden)
• Waarborgen consistentie en uniformiteit van data die uit veel verschillende bronnen en systemen komen
• Hanteren standaarddefinities
• Scope 1 (eigen CO2 uitstoot): omrekenen van beschikbare data naar tonnen CO2 equivalent;
• Scope 3 (CO2 uitstoot in de keten):
  – Verzamelen informatie; met name van leveranciers en klanten
  – Waarborgen kwaliteit: zorgen voor gelijksoortige en consistente data

Het kan zijn dat de deelnemers van de opleidingen een beter beeld hadden van de numerieke datapunten die zij moesten gaan verzamelen. Waardoor zij minder uitdagingen zagen.

Ontwikkelen beleid, acties en doelen
Met uitzondering van de eerste uitdaging, zijn deze uitdagingen niet CSRD-specifiek. Ze gelden ook andere onderdelen van het bedrijfsbeleid.

• Combineren groeidoelstellingen en duurzaamheid;
• Consequenties duidelijk maken door aan te tonen wat er gebeurt er als je het niet doet;
• Meekrijgen van mensen met de veranderingen;
• Beleid concreet maken voor de werkvloer;
• Beleid meetbaar maken;
• Vrijmaken tijd

Relaties
Interessant zijn ook de relaties. Groeidoelstelling lijken wellicht strijdig met die voor duurzaamheid, totdat je aantoont wat er gebeurt als je niks aan duurzaamheid doet. Maak om mensen mee te krijgen hoe de werkvloer kan bijdragen en hoe je dat meetbaar maakt. Om intenties om te zetten in acties zijn middelen een randvoorwaarde.

Beschrijvingen volgens datapunten
De deelnemers van de CSRD opleidingen onderschrijven dat het opleveren van de beschrijvende datapunten aandacht verdient. Dit blijkt uit de uitdagingen die zij aandragen:

• Omvangrijk: grote aantal datapunten en onbekendheid van velen met dit onderdeel;
• Complex: onduidelijk wat er precies met de datapunten wordt bedoeld, daarvoor moet je de regelgeving doorgronden;
• Finance-feestje: vindt de business, omdat het over rapportage gaat, terwijl de beschrijving heel de organisatie raakt
• Corvee: het kost tijd en het nut is onduidelijk, behalve dat het moet voor CSRD;
• Never ending story: als we denken dat we klaar zijn, gaat de accountant er nog vanuit controle perspectief naar kijken;
• Hoe voorkomen we veel extra werk, met weinig toegevoegde waarde?

Zinloos werk voorkomen
De laatste vraag is tekenend: hoe voorkomen we zinloos werk? Illustratief is de reactie van een COO. “Mik op negentig procent. De missende tien procent wordt wel door de accountant gesignaleerd. Mikken we op honderd procent, dan zullen zij ook tien procent aanvullingen signaleren. Dat is hun werk.”

Hopelijk is dit geen gedeeld beeld. Een constructieve samenwerking tussen bedrijf en controlerend accountant is belangrijk om de CSRD implementatie goed te laten verlopen.

Positieve houding tegenover CSRD
Na het verkennen van al deze uitdagingen is het interessant om na te gaan wat de houding van controllers is ten opzichte van CSRD:

1. Enthousiast: Dde wortel-en-stok-aanpak werkt het beste
2. Positief: CSRD vergroot duurzaamheid
3. Neutraal: Ik weet het nog niet
4. Kritisch: Ik moet nog zien dat het effect heeft
5. Sceptisch: Verplicht nummer dat veel werk kost

Het is verheugend dat het grootste deel van alumni van de RC opleiding van de Vrije Universiteit positief tegenover CSRD staat of zelfs enthousiast is: 49 procent. Daar tegenover staat een groot deel dat nog moet zien dat CSRD effect heeft of nog sceptischer is: 35 procent. Resteert 16 procent, die het nog niet weet. Kortom: er is nog veel werk aan de winkel. Anticiperen op de uitdagingen kan daarbij helpen.