Tips voor meer impact ICT-inkoop

ICT inkoop doelstellingen
In de praktijk blijkt dat organisaties het moeilijk vinden om goede SMART doelstellingen te formuleren en om deze vervolgens structureel te meten. Onderzocht is wat respondenten de belangrijkste ICT inkoop doelstellingen vinden. Hierdoor wordt het duidelijk waar ICT inkoop zich op dit moment op richt en wat belangrijk wordt gevonden. De resultaten tonen aan dat “naleving van wettelijke eisen, voorwaarden en condities”, “Vermindering van Total Cost of Ownership” en “Het minimaliseren van beveiligingsrisico’s” de belangrijkste doelstellingen van ICT inkoop zijn. Hieruit blijkt dat ICT inkoop vooral is gericht op het verminderen van risico’s en kosten. Doelstellingen met betrekking tot het verhogen van waarde, innovaties en/ of kwaliteit, scoren lager en worden dus minder belangrijk gevonden.

ICT risico’s
Door een toename van het gebruik van elektronische communicatie systemen en media aandacht zijn organisaties zich meer bewust van het potentiële risico van het verliezen van vitale en/of geheime gegevens en informatie. Hierdoor is er meer aandacht voor het bescherming van elektronische gegevens en het minimaliseren van risico’s met de elektronische producten en diensten.

Uit het ICT inkoop onderzoek blijkt dat “Over-optimistisch deadlines” en “Informatiebeveiliging” worden gezien als de twee meest risicovolle onderwerpen in relatie tot ICT inkoop. Door het toepassen van risicomanagement kunnen risico’s vroegtijdig worden geïdentificeerd en kunnen passende beheersmaatregelen worden genomen. Uit onze ervaring blijkt dat inkoop vaak niet (volledig) betrokken is bij risicomanagement en dat is gemiste kans. Inkoop zou door het innemen van een meer proactieve rol een grotere bijdragen kunnen leveren aan risicomanagement. Daarnaast zou risicomanagement als onderdeel van contractmanagement kunnen worden ingevoerd. De methodes Systeemgerichte contractbeheersing (SCB) en Best Value Procurement (BVP) zijn hiervoor zeer geschikt.

Prestaties ICT leveranciers
Verder is de tevredenheid over het ICT kwaliteitsniveau, ICT risiconiveau, ICT leveranciersprestatie niveau en ICT kostenniveau onderzocht. Gemiddeld zijn de respondenten neutraal in hun beoordelingen, op alle vier de onderdelen wordt namelijk rond de 3,0 gescoord op een schaal van 1-5. Echter zijn er grote verschillen zichtbaar tussen de tevredenheid over ICT inkoop in de publiek- en private sector: in de publieke sector wordt op alle onderdelen lager gescoord. Bij de tevredenheid over het huidige niveau van ICT kwaliteit is het verschil niet significant.

Op de drie andere onderdelen zijn de verschillen wel significant. Het grootste verschil zit in de tevredenheid over de prestaties van de ICT leverancier. In de private sector scoren de leveranciers licht positief met een score van 3,33. In de publieke sector is dit negatiever met een score van 2,4. Ook op gebied van tevredenheid met het niveau van ICT risico’s en kosten zijn de scores in de publieke sector lager dan in de private. Wat nog opvallend is dat de tevredenheid met het niveau van ICT kosten laag scoort (gemiddeld 2,8) terwijl “Vermindering van Total Cost of Ownership” als één van de belangrijkste ICT inkoop doelstellingen wordt onderscheiden.

ICT Contract Management
Het inrichten en uitvoeren van contractmanagement is een belangrijk instrument om de samenwerking met leveranciers verder te verbeteren. Daarnaast kan het zorgen voor beter inzicht in contractvoorwaarden en de prestaties van de leveranciers. Onderzocht is hoe contractmanagement wordt ingericht voor ICT contracten.

Uit het ICT inkoop onderzoek blijkt dat contractmanagement vaak niet volledig wordt georganiseerd. Slechts 66% van de organisaties hebben een centraal georganiseerde contractadministratie en slechts 20% heeft een structurele leer- en verbetercyclus ingericht. Hieruit blijkt dat er nog voldoende ruimte is om ICT contractmanagement te verbeteren. Het lijkt erop dat de meeste bedrijven nog op zoek zijn naar het “ideale” proces.

Het goed inrichten van contractmanagement kan de onderstaande voordelen opleveren.
–    Kostenbesparingen door standaardiseren van processen.
–    Beter gebruik van bestaande contracten vanwege de zichtbaarheid van de contracten.
–    Verbeterde prestaties van leveranciers via een actief beheer van de contracten
–    Meer overzicht vanwege centralisatie van contracten.

5 aanbevelingen om ICT Inkoop verbeteren
Uit het onderzoek is gebleken dat er voldoende ruimte is om ICT inkoop te verbeteren. Hieronder hebben we vijf tips geformuleerd die organisatie kunnen gebruiken bij het verbeteren van ICT inkoop. Daarnaast willen we organisaties adviseren om bestaande methodes zoals SCB en BVP toe te passen om verbeteringen te realiseren in plaats van zelf het wiel uit te vinden.

1. Begin vandaag met het verbeten: Begin met het maken van een overzicht van de huidige situatie van de ICT uitgaven, contracten en processen. Identificeer vervolgens mogelijke verbeteringen. Zorg ervoor dat uw organisatie een duidelijke visie, heldere doelstellingen en een gezond ambitie niveau heeft. Probeer stap voor stap verbeteringen door te voeren en monitor de resultaten.

2. Formuleer duidelijke doelstellingen: Zorg ervoor dat u duidelijke ICT inkoop doelstellingen formuleert die in lijn zijn met de organisatiestrategie. Denk na over hoe ICT inkoop een bijdrage kan leveren aan uw organisatie voor het behalen van competitieve voordelen.

3. Ga verder dan kostenbesparing: Zorg ervoor dat ICT inkoop niet alleen wordt ingezet voor het realiseren van besparingen. ICT inkoop kan op veel meer vlakken waarde creëren voor de organisatie door het verstrekken van inzicht, het verhogen van de betrokkenheid van leveranciers en het organiseren van  risico- en contractmanagement. Om management steun te krijgen voor uw veranderingen moet u duidelijk de toegevoerde waarde van de voorgestelde verandering laten zien.

4. Organiseer contractmanagement: Om structureel de prestaties van ICT inkoop te verhoging is het van belang contractmanagement goed in te richten en uit te voeren. Start met het in kaart brengen van de huidige contracten en opsporen van eventuele ontbrekende documenten. Zorg ervoor dat de afspraken en voorwaarden duidelijk en toegankelijk zijn voor alle contractgebruikers. Ga vervolgens na voor welke contracten het zinvol is om de relatie met de leverancier verder uit te diepen.

5. Wees proactief in het risicomanagement: Door tijd en energie te investeren in risicomanagement kan ICT inkoop de organisatie helpen om risico’s te verminderen. Organiseer samen met uw ICT professionals en ICT leverancier(s) een risicosessie. Waarbij gezamenlijk de risico’s worden geïdentificeerd en passende beheersmaatregelen. Hierdoor komt uw organisatie meer ‘in control’ en wordt tevens de kloof tussen ICT en inkoop kleiner!

Drs. Marno van Houten en mr. drs. Ramon Abbenhuis zijn als inkoop consultants werkzaam bij Supply Value, een inkoopadviesbureau dat sinds 2007 adviseert over inkoop en het stroomlijnen van de toeleveringsketen, waardoor organisaties meerwaarde kunnen creëren en hun rendement verhogen. Indien u interesse heeft in het volledige onderzoeksrapport kunt u Marno of Ramon een email sturen.

__________________________________________________________________________________ Meer weten over Finance & IT?

Bent u als financial (mede) verantwoordelijk voor het bewaken van het IT budget?  Wilt u wél rendement uit IT investeringen halen?  Beschik over essentiële IT kennis die iedere financial paraat moet hebben. Drie tips:

1. Vergroot uw kennis met topartikelen over Finance & IT op FM.nl en CFO.nl
– Framework voor wel of niet investeren in IT
– Big data plaatsen Financial voor nieuwe uitdagingen
– Top 3 verborgen ICT kosten en hoe ze te herkennen
– Financiële instellingen betalen te veel voor ICT-systemen
– Lees tientallen artikelen uit de dossiers Finance & IT op FM.nl en Digital Transformation op CFO.nl

2. Bezoek Financial Systems 2014: Unlock the Power of Technology
Kom 22 mei 2014 naar Financial Systems, dé IT beurs voor financiële professionals.
– Ontmoet meer dan 30 topaanbieders en 1.000 professionele bezoekers op één dag
– Compleet overzicht van de Nederlandse markt voor financiële software
– Doorlopend programma van expertsessies en productpresentaties
Ontdek de laatste trends en ontwikkelingen in Finance & IT op donderdag 22 mei in NBC Nieuwegein.
Registreren voor een gratis bezoek? Ga naar Financial-Systems.nl

3. Onmisbare IT kennis voor financials in de Masterclass Finance & IT (14 PE Uren)
Ontdek in deze masterclass hoe u als financieel verantwoordelijke betere keuzes maakt, het rendement verhoogt, kansloze projecten tijdig stopt en snel kunt ingrijpen waar nodig. 2 topexperts bieden u unieke inzichten, best practices, tips en praktijkervaringen. Volg de tweedaagse masterclass Finance & IT, voorkom veelgemaakte fouten en maak direct het verschil. U kunt zich voor één dag of beide dagen inschrijven. Meld u hier aan.
__________________________________________________________________________________