Tien gouden regels om te voorkomen dat u terugvalt van business partner tot scorekeeper.

Het kan niet worden ontkend dat de CFO steeds meer wordt geconfronteerd met een levensgroot dilemma: aan de ene kant meedenken in het management team over strategische beslissingen, aan de andere kant onafhankelijk en kritisch het lijnmanagement tegengas geven op aspecten als de financiële verslaggeving en interne controle.

Een dergelijk dilemma wordt alleen opgelost door een én/én-keuze, niet door een compromis. De CFO als geniale reconciliator! Een uitdaging van de eerste orde. En alle publiciteit over het functioneren van de CFO kan hierbij als wind in de rug fungeren, zodat u de positie van de financiële functie kunt verankeren in het hart van uw organisatie. Maar er is wel werk aan de winkel. Tien gouden regels die van hulp kunnen zijn.

1. U zult uw boekhouding op orde krijgen en betrouwbare informatie produceren – maand na maand, kwartaal na kwartaal en jaar na jaar. Informatie die bovendien voldoet aan alle gewekte verwachtingen. U bent geen Sinterklaas, dus verrassingen worden niet op prijs gesteld.

2. Maak gebruik van de wet- en regelgeving van de heren Sarbanes, Oxley en Tabaksblat. U heeft de volle aandacht van het management. Administratieve organisatie, interne controle en risk management zijn niet langer belemmeringen; u heeft nu de kans om zaken voor eens en altijd goed te regelen.

3. Gooi de luiken van de financiële functie open. Externe en interne stakeholders verwachten een transparante informatievoorziening, niet een black box, waarin op hoog niveau gegoocheld wordt met cijfers. Bij u zitten er géén lijken in de kast.

4. Word business partner door veel te communiceren en te integreren met de werkvloer. Het management is onzeker geworden en wil meer van de financiële functie zien dan alleen een maandelijkse rapportage. Maak gebruik van uw status als rots in de branding, van uw reputatie van betrouwbare partner. Exploiteer uw financiële kennis. Organiseer bijvoorbeeld trainingen ‘Finance-for-non-financial managers’. Het mes snijdt aan twee kanten: het verhoogt uw aanzien als financieel expert én het verbetert de financiële discipline in de lijn.

5. Concentreer u behalve op uw financiële verslaggeving ook op de managementinformatievoorziening. Als u achter het stuurwiel van de managementinformatie zit, wordt niet alleen de controle gecentraliseerd, maar wordt ook een eenduidige, ondernemingsbrede aansturing tot stand gebracht. U laat bovendien zien dat u informatie ‘just-in-time’ levert: de resultaten van de winteruitverkoop zijn niet pas in april beschikbaar en projectverliezen worden niet na verzending van de einddeclaratie bekend.

6. Uniformeer de primaire en secundaire processen van uw onderneming. Vermijd doublures in procedures, systemen en werkwijzen. Als u toch bezig bent de onderneming ‘in control’ te krijgen, is inzicht verkrijgen in bestaande processen stap één. Een logische vervolgstap is dan: hoe kan de procesinrichting simpeler, welke besparingen zijn te realiseren?

7. Haal de financiële administratieve discipline aan binnen de onderneming. Hoe hoger deze discipline, hoe minder inefficiënte en dure bureaucratie nodig is om de onderneming draaiende te houden. Dus personeelsdeclaraties worden op tijd en conform richtlijnen ingediend, accountmanagers controleren verkoopfacturen, en bestellingen zonder geautoriseerde bestelbon worden niet geaccepteerd.

8. Handel uw jaarlijkse budgetcyclus binnen één maand af. Besteed uw energie en die van uw managers liever aan accurate maandelijkse ‘forecasts’, die gebaseerd zijn op reële scenario’s. Heeft er ooit een onderneming geld verdiend door een in beton gegoten begroting?

9. Voeg waarde toe aan de onderneming door uit secundaire processen strategische waarde te halen. Maak bijvoorbeeld gebruik van de waardevolle klanteninformatie die verscholen zit in uw debiteurenadministratie. Of maak van uw verkoopfactuur waarlijk het visitekaartje van de onderneming.

10. Tot slot: maak keuzes in de bovenstaande negen regels. U kunt ze nooit alle negen tegelijkertijd oppakken, maar uw omgeving zal u aanwijzingen geven welke ervan prioriteit hebben. Het begint vaak met de roep om ‘in control’ te komen, aangevuld met het correct voorspellen van het resultaat. Niet lang daarna bent u onmisbaar in het verbeteren van het resultaat en helpt u mee aan het bouwen van de business.

Door Loek Meijers