Terugvragen van buitenlandse BTW in de EU: Tijdrovend en ingewikkeld?

Bij bedrijven die regelmatig zaken doen in het buitenland kunnen de bedragen aan BTW aanzienlijk oplopen. Uit de praktijk blijkt dat veel bedrijven deze BTW niet terugvragen in verband met de administratieve rompslomp. Taalbarrières en uiteenlopende voorwaarden per EU-lidstaat maken de procedure tijdrovend en ingewikkeld.

Dit heeft als gevolg dat het internationale bedrijfsleven jaarlijks vele miljarden euro’s aan terugvorderbare BTW misloopt. Dit is onnodig aangezien de BTW in EU-lidstaten teruggevraagd kan worden door middel van speciale teruggaafprocedures; de Achtste Richtlijn teruggaafprocedure (voor bedrijven gevestigd in de EU) en de Dertiende Richtlijn teruggaafprocedure (voor bedrijven gevestigd buiten de EU).

Hoe de teruggaafprocedure in zijn werk gaat en waardoor het komt dat de procedure als tijdrovend en ingewikkeld wordt beschouwd.

Procedure
Om de BTW in een EU lidstaat terug te kunnen vragen moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

1. Vul een speciaal teruggaafformulier in
In principe is in de EU een standaard teruggaafformulier beschikbaar dat gebruikt zou moeten kunnen worden in alle EU-lidstaten. Diverse EU lidstaten eisen echter toch dat een formulier moet worden gebruikt dat alleen voor deze lidstaat bruikbaar is en dat ook in de lokale taal moet worden ingevuld (bijvoorbeeld Italië en Spanje). Verder eisen bepaalde lidstaten dat het verzoek in tweevoud of drievoud moet worden ingediend (bijvoorbeeld België en Spanje). Per lidstaat moet dus worden uitgezocht wat de specifieke voorwaarden zijn.

2. De originele facturen of invoerdocumenten moeten worden meegestuurd.
De Belastingdiensten in de diverse EU-lidstaten zullen alleen overgaan tot teruggaaf van BTW indien originele facturen of invoerdocumenten worden meegestuurd met het teruggaafverzoek. Zodra het verzoek is toegekend, wordt een stempel op de facturen gezet of worden de facturen geperforeerd voordat de facturen worden teruggestuurd, zodat de facturen niet nogmaals kunnen worden ingediend. Het is dus van belang om ervoor te zorgen dat altijd originele facturen beschikbaar zijn.

In sommige EU lidstaten (bijvoorbeeld Frankrijk en Hongarije) mogen facturen slechts mee worden genomen in een teruggaafverzoek indien ze ook zijn betaald. Deze lidstaten zullen vragen om naast de originele factuur ook een betalingsbewijs mee te sturen.

3. De facturen moeten voldoen aan de wettelijke vereisten.
Verder moeten de facturen voldoen aan de wettelijke factuurvereisten die gelden in de EU omdat anders ook het gevaar bestaat dat de aftrek wordt geweigerd. In de praktijk is vaak de tenaamstelling van facturen niet duidelijk (denk bijvoorbeeld aan hotelfacturen die op naam van de gast worden uitgereikt in plaats van op de naam van het bedrijf).

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de facturen in ieder geval op naam van het juiste bedrijf worden uitgereikt zodat het voor de Belastingdienst duidelijk is dat de BTW daadwerkelijk verschuldigd is door het bedrijf dat om teruggaaf verzoekt. Ook komt het regelmatig voor dat op een factuur ten onrechte BTW is vermeld. Het is dan ook aan te raden de facturen eerst grondig te analyseren alvorens deze mee te sturen.

4. Bij de Belastingdienst in het land waar het bedrijf is gevestigd moet een verklaring worden opgevraagd dat het bedrijf belastingplichtig is voor de BTW (de hoedanigheidsverklaring).
De verklaring van de Belastingdienst kan door Europese bedrijven worden aangevraagd bij de Belastingdienst die competent is voor dit bedrijf. Indien meerdere teruggaafverzoeken per jaar worden gedaan, hoeft slechts 1 hoedanigheidsverklaring per jaar te worden opgestuurd.

Aangezien in niet-EU landen vaak geen BTW systeem bestaat, geldt voor bedrijven die in deze landen zijn gevestigd dat zij een verklaring moeten opvragen bij de Belastingdienst dat zij belastingplichtig zijn.

Deadline indienen teruggaafverzoek
De deadline voor het indienen van een BTW teruggaafverzoek over een bepaald jaar is in principe 30 juni van het daaropvolgende jaar. Voor BTW die in rekening is gebracht in 2007 dient dus uiterlijk op 30 juni 2008 een teruggaafverzoek te worden ingediend.

Indien substantiële bedragen aan buitenlandse BTW in rekening worden gebracht, dan is het aan te raden om teruggaafverzoeken per kwartaal in te dienen. Per EU lidstaat zijn minimum bedragen vastgesteld om kwartaalverzoeken in te kunnen dienen.

Normaal gesproken zou de EU lidstaat binnen een termijn van 6 maanden de teruggaaf moeten verlenen. Helaas houden sommige EU lidstaten zich nog steeds niet aan deze termijn.

Aftrekbeperkingen
Voor bepaalde kostensoorten gelden in de EU lidstaten aftrekbeperkingen, bijvoorbeeld met betrekking tot eten en drinken, benzinekosten, hotelovernachtingen en entertainment kosten. Een aantal grote EU lidstaten met betrekking tot de belangrijkste kostensoorten aangegeven welke aftrekbeperkingen er zijn, vindt u terug in de tabel in het Tijdschrift Financieel Management.

Problemen voor bedrijven die zijn gevestigd buiten de EU
Sommige EU lidstaten geven slechts BTW terug aan bedrijven die buiten de EU zijn gevestigd als het land waar dit bedrijf is gevestigd ook een teruggaaf verleend aan bedrijven die in die EU lidstaat zijn gevestigd (het reciprociteitsbeginsel).

Voor landen die geen BTW systeem kennen (bijvoorbeeld de Verenigde Staten) of waarmee de EU lidstaat geen speciale afspraak heeft gemaakt, kan dit betekenen dat de EU lidstaat geen teruggaaf verleend. Voorbeelden zijn bijvoorbeeld Italië en Spanje. Indien grote aankopen worden gedaan in die lidstaat kan het dus aantrekkelijk zijn voor een multinational om een EU entiteit (die wel recht heeft op aftrek van voorbelasting) binnen het concern de aankopen te laten doen.

Uitbesteden teruggaafverzoeken
In de praktijk blijkt dat bedrijven die momenteel wel BTW terugvorderen dit werk vaak uitbesteden aan bureaus die gespecialiseerd zijn in teruggaafverzoeken. Zij verzorgen het hele traject, zijn op de hoogte van alle procedures en onderhouden daarnaast het contact met de lokale belastingautoriteiten om een spoedige teruggaaf van BTW te realiseren. Dit voorkomt dat BTW teruggaafverzoeken onnodig worden geweigerd en de BTW alsnog een kostenpost wordt.

Karlijn de Wilde, VAT Manager bij VAT Resource BV.
Het bedrijf levert ondernemingen BTW-ondersteuning op maat, waarbij VAT Resource BV zich met name richt op BTW teruggaaf verzoeken, BTW Accounting, BTW Management en BTW Automatisering. info@vatresource.com.

Aandachtspunten bij het indienen van een BTW teruggaafverzoek:
1. Ga na of het mogelijk is om per kwartaal BTW terug te vragen en let anders op de deadline van 30 juni;
2. Zorg dat de originele facturen worden meegestuurd en dat deze facturen voldoen aan de factuurvoorwaarden die gelden in de EU;
3. Ga na welke specifieke voorwaarden per EU lidstaat gelden (zoals een speciaal formulier, het indienen in de lokale taal, het indienen van verzoeken in meervoud, teruggaaf pas mogelijk indien de facturen zijn betaald);
4. Voor bedrijven gevestigd buiten de EU is in sommige EU lidstaten geen teruggaaf mogelijk.