Samenwerken op basis van spreadsheets

Organisatiebelang versus individueel belang

De individuele medewerker heeft vooral behoefte aan een instrument om zijn werk zelf snel te kunnen doen. Spreadsheetprogramma´s spelen in op die behoefte door een compleet zelf in te richten werkomgeving aan te bieden. De gebruiker bepaalt de wijze waarop hij zijn berekeningen in de spreadsheet opzet geheel autonoom. Daar is niets mis mee zolang de berekeningen maar voor louter persoonlijk gebruik worden gemaakt. Anders wordt dit wanneer ook anderen van (de uitkomsten van) deze berekeningen gebruik (moeten) maken.
Kenmerk van een organisatie is dat er wordt samengewerkt. Het organisatiebelang (samenwerken) verdraagt zich om een aantal redenen niet met het gebruik van spreadsheets:

· Controleerbaarheid
De wijze waarop de individuele medewerker zijn berekeningen heeft gemaakt zijn niet of moeilijk controleerbaar omdat de spreadsheet in een persoonlijke map op het netwerk is opgeslagen. Foutieve berekeningen komen daardoor niet of te laat aan het licht.
· Consistentie
Omdat gegevens in een spreadsheet decentraal kunnen worden opgeslagen wordt het ontstaan van verschillende versies (met verschillende gegevens) in de hand gewerkt. Binnen de kortste keren is onduidelijk welke versie nu leidend is.
· Aggregatie
Het samenvoegen van gegevens uit spreadsheets van verschillende medewerkers is tijdrovend en bijzonder foutgevoelig.
· Toegankelijkheid
Informatie die in de gegevens van spreadsheets besloten ligt is niet of zeer moeilijk voor de organisatie te ontsluiten. Hergebruik en analyse van informatie wordt met spreadsheets bijzonder lastig. De continuïteit van werkzaamheden komt al snel in gevaar wanneer medewerkers de organisatie verlaten, bijvoorbeeld in verband met vakantie of ontslag.
· Backup gegevens
Spreadsheets die voor de organisatie vitale gegevens of informatie bevatten kunnen vaak eenvoudig gewist, gekopieerd of verplaatst worden. Gegevens in spreadsheets zijn centraal niet of nauwelijks te beheren. Organisaties die vitale gegevens in spreadsheets opslaan zijn extreem kwetsbaar voor calamiteiten en kwaadwillenden.

Conclusie

Wat betekent het bovenstaande nu voor het gebruik van spreadsheets in uw organisatie? De vuistregel is dat samenwerken op basis van spreadsheets beter vermeden kan worden. Wanneer periodiek op substantiële schaal moet worden samengewerkt, bijvoorbeeld bij het opstellen van een begroting of managementrapportages, loont het de moeite te investeren in oplossingen die uitgaan van centrale dataopslag in een database. Omdat deze oplossingen de eerder genoemde nadelen van spreadsheets niet kennen worden de investeringen zeer snel terug verdiend.