Projectcontrol tijdens crises (3) Veranderende eisen

Een serie blogs over projectcontrol tijdens crises.

BLOG – In dit derde deel van de serie over projectcontrol in tijden van crises staat de vraag centraal of de oorspronkelijke eisen die aan het projectresultaat worden gesteld, nog steeds gelden. Dat is immers helemaal niet vanzelfsprekend nu de wereld op z’n kop staat.  

Door Theo van Houten. Hij is hoofddocent Bedrijfseconomie en onderzoeker bij het lectoraat Financial Control van de hogeschool van Arnhem en Nijmegen en auteur van meerdere boeken.

In deel twee ben ik uitgebreid ingegaan op twee belangrijke succesfactoren met betrekking tot een project: wordt het tijdig opgeleverd en blijft de uitvoering binnen het budget? Maar dit zijn niet de enige relevante succesfactoren. Sterker nog, ze zijn niet eens de belangrijkste: het gaat er uiteindelijk om dat het projectresultaat voldoet aan de wensen en verwachtingen van de (in- of externe) gebruiker én dat het project daadwerkelijk waarde toevoegt aan de 'staande organisatie'.

Het is daarom belangrijk dat je als (project)controller ook op dit punt rapporteert en adviseert. En nu we midden in een crisis zitten, is dit helemaal van het grootste belang, want de kans is aanzienlijk dat eisen omtrent het eindresultaat van projecten veranderen en de waardecreatie wijzigt.

De project balanced scorecard

Om je rol als intern adviseur en sparringpartner rond veranderende eisen goed te vervullen, kun je als (project)controller gebruik maken van de door Heemstra e.a. (2010) ontwikkelde ‘project balanced scorecard’. Deze scorecard – die overigens met de door Kaplan en Norton ontwikkelde balanced scorecard niets van doen heeft – kent vier perspectieven.

Andere doelen

Zoals gezegd, in dit deel staat vooral het product- en resultaatperspectief centraal. De vraag die gesteld moet worden luidt: moet het project nog steeds hetzelfde opleveren nu de omstandigheden zo gewijzigd zijn en is dat ook mogelijk? Je komt daar alleen achter via communicatie met stakeholders.  Wil de opdrachtgever nog steeds hetzelfde? Het antwoord op deze vraag is bepalend voor het verdere verloop van het project en daarmee de inrichting en beheersing.

Er moet dus in kaart gebracht worden wat de eindgebruiker wil – dat is niet per se dezelfde persoon of groep als de opdrachtgever – en of de opdrachtgever het hiermee eens is (die laatste trekt immers 'de portemonnee'.  Kortom, je wil weten of de scope van het project verandert. Is dat het geval, dan moet er (wellicht) een nieuw plan van aanpak gemaakt worden met een nieuwe begroting en tijdsplanning. Om te achterhalen of er andere wensen zijn, moet overlegd worden met de stakeholders: er worden bijvoorbeeld informatiebijeenkomsten georganiseerd, nieuwsbrieven verstuurd of focusgroepen gecreëerd.  

Andere routes

Maar ook als de scope niet verandert en de eisen hetzelfde blijven, is er werk aan de winkel. Gaat het de projectorganisatie lukken om het projectresultaat volgens de specificaties op te leveren? Daar moet helderheid over komen, dus ook binnen de projectorganisatie moet overlegd worden en ook daar kun je als (project)controller een rol bij spelen. Aanpassingen hebben immers gevolgen voor doorlooptijden en kosten en van jou wordt verwacht deze effecten te berekenen.

Ook kun je de projectmanager assisteren door hem of haar op bepaalde zaken te attenderen. Hoe zit het bijvoorbeeld met de noodzakelijk resources nu we in een lockdown fase zitten? Zijn grondstoffen beschikbaar (en zijn alternatieven niet ineens veel goedkoper?) en geldt dat ook voor onderaannemers? Je komt dan dus vanuit het product-/resultaatperspectief in het projectbeheersingsperspectief en ook op die samenhang dien je als sparringpartner de projectmanager te wijzen.

Communicatie, geen spreadsheetmanagement

Mijn boodschap: blijf niet achter je oude exceloverzicht zitten, want dat klopt vast niet meer. Pak nu je rol als sparringpartner en zorg ervoor dat de 'blik naar buiten' wordt gericht, waarna een vertaalslag 'naar binnen' wordt gemaakt. Zorg er dus voor dat er gecommuniceerd wordt met de eindgebruikers en opdrachtgevers van het project. Van het toepassen van de project balanced scorecard gaat daarbij een stimulerende en sturende werking uit, want het helpt je de juiste accenten te leggen. Kies vervolgens de juiste kritieke prestatie-indicatoren en registreer hoe daar op gescoord wordt. Je hebt dan een prima basis om het project zelfs in deze bijzondere tijden succesvol te laten zijn.

De blogs in deze serie:

• (1) Hoe kan je als (project) controller bijdragen aan het succes van een spoedproject?
• (2) Hoe houd je als (project) controller tijdens deze crisis de vinger aan de pols van lopende projecten?
• (3) De crisis verandert projecten. Hoe blijf je toch in control van een succesvol resultaat?
• (4) Hoe weet je als controller dat je aan de bel moet trekken om een project voortijdig te stoppen?

Lees ook de blogs van Theo van Houten over duurzame bedrijfsvoering.