Projectcontrol tijdens crises (1) Succesvol spoedproject

Een serie blogs over projectcontrol tijdens crises.

BLOG – Corona hakt er op tal van manieren flink in. Een van de gevolgen van de crisis waar organisaties tegenaan lopen, is dat sommige lopende projecten ineens heel veel hinder ondervinden en vrijwel stil komen te liggen, terwijl er ook plotseling andere projecten bijkomen die bijzonder urgent zijn. Hoe ga je daar als organisatie en (project)controller mee om?

Door Theo van Houten. Hij is hoofddocent Bedrijfseconomie en onderzoeker bij het lectoraat Financial Control van de hogeschool van Arnhem en Nijmegen en auteur van meerdere boeken.

Meteen een oproep aan jou als lezer: denk mee en reageer! De crisis waarin we verkeren is ongekend; niemand van ons  weet precies hoe we het moeten aanpakken, maar door kennis en ervaringen te delen, komen we er gezamenlijk vast uit. Dus op- en aanmerkingen zijn meer dan welkom.

Succesvolle projecten

In dit eerste deel van deze serie staan spoedprojecten centraal. De vraag die ik wil beantwoorden: hoe kan je als (project)controller bijdragen aan het succes van zo’n project?

Om die vraag te kunnen beantwoorden moeten we eerst bepalen wat we met een succesvol project bedoelen. Kort samengevat, luidt het antwoord: een succesvol project levert een resultaat op dat voldoet aan de eisen van de in- of externe gebruikers van het ‘eindproduct’ dat een project oplevert en dit ‘eindproduct’ is tijdig opgeleverd, niet duurder dan noodzakelijk en het voldoet aan de specificaties die vooraf zijn vastgesteld. Voorbeelden van mogelijke eindproducten zijn: noodlocaties in de gezondheidszorg, tijdelijke voorzieningen om thuis te kunnen werken of digitaal te kunnen vergaderen, een speciale helpdesk voor klanten, de aanschaf van beschermende middelen voor medewerkers et cetera.

Gevolgen mislukkingen

Het gaat vaak mis bij projecten: de kosten worden overschreden, de oplevering is later dan gepland en/of het eindresultaat is niet wat ervan verwacht werd. Op zich is dat niet zo gek, want een project heeft een uniek karakter. Het is daarom voor de (in- of externe) opdrachtgever vaak lastig onder woorden te brengen wat het project precies moet opleveren, kostenramingen zijn vaak problematisch en ook een planning vaak moeilijk te maken. Zeker in deze tijd waarin organisaties regelmatig spoedeisende projecten starten, kunnen de gevolgen van mislukkingen groot zijn. Het belangrijkste probleem dat op kan treden is dat het resultaat niet voldoet aan de wensen en eisen en/of te laat wordt opgeleverd. Maar ook kostenoverschrijdingen kunnen grote problemen met zich meebrengen. Elke organisatie wordt immers ook financieel geraakt door deze crisis en een deel loopt de kans deze crisis niet te overleven. Onnodige kosten moeten daarom vermeden worden.

Veelvoorkomende problemen en hun oplossing

Er is veel onderzoek gedaan naar oorzaken van fouten rond projecten. Door de oorzaken nader te analyseren en te koppelen aan de kennis en vaardigheden die van een professionele (project)controller verwacht mogen worden, kan bepaald worden hoe we als controllers onze rol kunnen pakken en een positieve bijdrage kunnen leveren aan het projectsucces. In onderstaande tabel wordt een en ander nader uitgewerkt voor een drietal potentiële problemen.

Juist nu zijn er veel spoedeisende projecten en deze zijn vaak op twee manieren enorm belangrijk voor jouw organisatie. Ze zijn soms van doorslaggevend belang om deze crisis goed door te komen, maar ook geldt dat de financiële gevolgen van zelfs succesvolle projecten dusdanig groot kan zijn dat ze na afloop van de crisis toch nog de ondergang van jouw organisatie kunnen betekenen. Vandaar mijn oproep aan jou om je als (project) controller actief te bemoeien met de spoedeisende projecten die nu lopen en bij te dragen aan het projectsucces.

Nooit was het begrip proactiviteit voor een controller relevanter dan op dit moment.

De blogs in deze serie:

• (1) Hoe kan je als (project) controller bijdragen aan het succes van een spoedproject?
• (2) Hoe houd je als (project) controller tijdens deze crisis de vinger aan de pols van lopende projecten?
• (3) De crisis verandert projecten. Hoe blijf je toch in control van een succesvol resultaat?
• (4) Hoe weet je als controller dat je aan de bel moet trekken om een project voortijdig te stoppen?

Lees ook de blogs van Theo van Houten over duurzame bedrijfsvoering.