Ontwikkeling Finance functie: De uitdagende weg naar business partnership

De nieuwe Financial
Om te kunnen zorgen voor een gezonde business met een optimale winstgevendheid is betrokkenheid van financials bij de business steeds meer noodzakelijk. De Financial is meer dan ooit thuis in de business van zijn organisatie en kent de knoppen waar aan gedraaid kan worden om betere resultaten te behalen. Om als Financial deze toegevoegde waarde te kunnen leveren en zich te kunnen verdiepen in de business en natuurlijk ook de markt waarin een organisatie opereert, speelt het outsourcen van werkzaamheden ook een rol. De ontwikkeling van financials als business partner is makkelijker gezegd dan gedaan. Bij Capgemini zijn er al mooie resultaten behaald, maar ook nog veel stappen te maken.

De begrippen die wij vinden passen bij een business partner, aangezien er geen harde definitie van is.

De eerste stappen: het LEAN traject
Binnen Capgemini zijn er in de afgelopen jaren twee trajecten van start gegaan, te weten een LEAN traject en een PROFIT traject. Hieronder zullen kort de ervaringen van het LEAN traject gedeeld worden, daarna volgt een uitgebreider verslag van het, momenteel nog lopende, PROFIT traject.

De finance community van Capgemini bestaat uit ongeveer 80 professionals waarvan het grootste gedeelte controller is. Deze werken verspreid over de verschillende business units van Capgemini. Daarnaast is er een Financial Shared Service Center waar de standaard financiële processen plaatsvinden, het grootste deel van deze processen wordt uitgevoerd op offshore locaties.
__________________________________________________________________________________
Volg de training de Controller als Businesspartner
Wilt u als controller doorgroeien? De beste controllers vervullen hun rol als inhoudelijk vakman, bekwaam adviseur, begeleider & coach. In deze training krijgt u inzicht in de stappen die nodig zijn om een onmisbare businesspartner te worden. Meld u hier aan.
__________________________________________________________________________________

Binnen de finance community (zowel onshore als offshore) is twee jaar geleden een LEAN (Capgemini LEAN Foundations) traject van start gegaan. Het doel hiervan is te bepalen welke activiteiten binnen de (financiële) processen waarde toevoegen voor de klant, welke dat niet doen, en op deze manier te zorgen voor procesverbeteringen. Hierbij zijn verschillende LEAN Foundations gebruikt, zoals Value Stream Mapping en Daily stand up meetings. De voordelen voor de finance community van dit LEAN traject zijn het grootst te noemen op deze gebieden:

• Transparantie: het is nu duidelijke wie wat doet binnen de finance community. Bijvoorbeeld: welke werkzaamheden vallen nu onder de verantwoordelijkheid van het Shared Service Center en welke liggen bij de controllers.

• Hergebruik: rapportages en werkwijzen worden makkelijker gedeeld tussen de controllers van de verschillende units. Dit bespaart onder andere tijd.

• Samenwerking: de samenwerking tussen alle financials is sterk verbeterd, dit middels tweemaandelijkse finance meetings en projectgroepen op het gebied van salescontrol, projectcontrol en andere ‘hot topics’.

PROFIT: de weg naar business partnerschap
Het PROFIT programma is ruim een jaar geleden opgestart binnen Capgemini en staat voor Professionalisering van het Financieel Talent. Dit is een programma ontwikkeld door de Capgemini Academy en de deelnemers zijn acht high potentials binnen de finance community. In het 1-jarige programma staat de ontwikkeling van soft skills centraal met als doel te groeien naar een business partner rol. Naast de soft skills trainingen zijn ook coaching door de business en intervisie onderdeel van het programma.

Een paar bijzondere voorbeelden van trainingssessies die de groep gevolgd heeft:

• Paarden letterlijk in beweging krijgen, het leerdoel is: hoe sterker je in je schoenen staat en hoe meer je overtuigd bent van je doel, des te makkelijk je dit ook zal bereiken en kunnen overbrengen op anderen.

• Je cirkel van invloed vaststellen voor jezelf in je eigen organisatie. Hier gaat het om welke mensen je kent en op wie je invloed uit kan oefenen. Dit is handig bij het vaststellen van je doelen en het plan van aanpak om dit doel te bereiken.

Sweet victory: Ons team tijdens onze actieve sessie, waarbij we door de bossen renden en zelf een vlot moesten bouwen.

• Debatteren over de doodstraf. Hier gaat het om hoe je je boodschap overbrengt. Welke impact heeft een goede voorbereiding op de uitkomst van een vergadering of presentatie?

• Om 5 uur ’s ochtends als groep door het bos rennen met een grote waterkruik en afsluitend in een 10 meter hoge paal klimmen. In deze zeer actieve sessie was het leerdoel hoe teamspirit en samenwerking je prestaties positief kunnen beïnvloeden.

Na deze sessies gevolgd te hebben, krijgt de groep een eindopdracht mee. Deze luidt als volgt: het uitrollen van een ‘business partner’ plan voor de gehele finance community, met als startpunt een kick off dag voor iedereen. Het doel is dat iedere Financial binnen Capgemini een business partner zal zijn.

Het masterplan: Business Partner
Om een interessante kick off dag te organiseren, de juiste sprekers te vinden en de beste activiteiten te regelen moet er eerst een plan komen. Natuurlijk houdt dit plan niet op na de kick off dag, maar zal dit een traject worden van 1 á 2 jaar waarin de ontwikkeling als business partner centraal staat. Om dit plan op te stellen is input van de business het allerbelangrijkst. Zonder contact met de business kun je geen business partner zijn. De PROFIT groep doet interviews met het management van Capgemini en vraagt wat hun verwachtingen zijn van een business partner. De belangrijkste vraag is hoe Finance hen kan ondersteunen bij het behalen van de business doelstellingen. Tevens worden natuurlijk ook andere stakeholders naar hun mening gevraagd, bijvoorbeeld stakeholders binnen de finance community zelf.

Na alle input verzameld te hebben besluit de groep het plan aan te vliegen door het opstellen van vier verschillende stromingen, deze zijn:

• Financial engineering & deal shaping: de betrokkenheid van finance bij het vormgeven van deals is belangrijk en gewenst vanaf het allereerste beginstadium dat een deal speelt. Dit zorgt ervoor dat een deal met een klant financieel goed in elkaar zit en ook voldoende bijdraagt aan de winstgevendheid van een organisatie. Tevens kan finance meedenken over ‘new business models’ en vernieuwende afrekenmethoden.

• Management advisory: het adviseren van het management met daarbij de business doelstellingen als uitgangspunt. Rapporteren over de stand van zaken met betrekking tot KPI’s, marge verbeteringsvoorstellen doen en deze uitvoeren. Verder is de professionalisering van de maandelijks terugkerende rapportagestromen een speerpunt binnen deze stroom.

Voorkant voor onze uitnodiging voor de business partner kick off dag.

• Plan Do Check Act (PDCA): binnen finance wordt weinig geëvalueerd omdat de maandelijkse deadlines elkaar in rap tempo opvolgen. In deze stroming zal gewerkt worden aan een verbeterde PDCA cycle.

• ImpAct: deze stroming is overkoepelend over de andere stromingen en hierin staan soft skills centraal (impact maken en acteren).  Deze zijn ontzettend belangrijk want met alleen financiële vaardigheden word je geen business partner. Je moet inlevingsvermogen hebben, mensen kunnen overtuigen, (jezelf) kunnen presenteren en in staat zijn om op verschillende niveaus te kunnen communiceren. Een trainingsplan zal bijdragen aan de ontwikkeling van de soft skills, evenals persoonlijke én business coaching.

Uitdagingen
Natuurlijk is de groep ook uitdagingen tegengekomen. Als eerste bijvoorbeeld de definitie ‘business partner’. Wat houdt business partnerschap precies in? Wat is het verschil met business control? Kan iedereen business partner zijn? De groep stelt dat iedereen business partner kan zijn op zijn of haar eigen niveau en ook de functie die iemand uitoefent maakt niet uit. Effectieve persoonlijke vaardigheden en business kennis maakt iedereen tot een business partner! Daarnaast zien veel personen het nut niet van business partnerschap. Om iedereen binnen de finance community (en daarbuiten) mee te nemen in deze ontwikkeling is betrokkenheid van groot belang. Daartoe zijn brainstormsessies gehouden, interactieve sessies tijdens de tweemaandelijkse finance meeting en zoals eerder genoemd, de interviews met de stakeholders.

Tot slot
De weg naar business partnerschap is geen gemakkelijke, maar wel een zeer uitdagende en leerzame! Doe net als Capgemini en laat een groep high potentials dit uitdagende project aanpakken, succes gegarandeerd!

Rozemarijn Nieuwenhuizen is business controller binnen Capgemini. Voor meer informatie over het PROFIT project of om ervaringen te delen, kan je haar bereiken op: rozemarijn.nieuwenhuizen@capgemini.com