Onderzoek: ‘Kwart bedrijven verwerkt declaraties nog handmatig’

Nederlandse bedrijven die declaraties handmatig verwerken, besteden gemiddeld 41 uur per maand aan dit tijdrovende proces. Dit leidt tot inefficiëntie en hoge kosten. Meer dan 25% van de bedrijven hanteert nog steeds een handmatige aanpak, ondanks de beschikbaarheid van digitale oplossingen. Dat blijkt uit onderzoek van International Card Services.

• Kwart bedrijven verwerkt declaraties handmatig, kost 41 uur/maand
• Digitaal declareren bespaart tijd, kosten en vermindert fouten
• Zakelijke creditcards bieden voordelen, werkgevers vaak terughoudend

Het handmatig verwerken van declaraties zorgt voor frustratie bij medewerkers. Drie op de tien financieel verantwoordelijken vinden dat hun bedrijf te veel tijd kwijt is aan dit proces. Bovendien ervaren werknemers het voorschieten van kosten als vervelend, vooral bij hogere bedragen zoals zakenreizen. [Artikel gaat verder na de volgende alinea]

Kleine bedrijven vaker handmatig, grote bedrijven digitaal

Vooral kleine en middelgrote ondernemingen met 1 tot 50 medewerkers verwerken declaraties nog handmatig. Grotere bedrijven maken vaker gebruik van digitale oplossingen, waardoor ze minder tijd kwijt zijn aan het declaratieproces.

Onvolledige declaraties leiden tot vertraging

Twee derde van de bedrijven geeft aan dat er regelmatig bonnen ontbreken bij ingediende declaraties. Dit zorgt voor vertraging in de verwerking en verhoogt de werkdruk voor financiële medewerkers.

Roep om vernieuwing declaratieproces

Eén op de drie medewerkers vindt dat het huidige declaratieproces vernieuwd moet worden. Ruim de helft geeft aan dat een digitaal declaratiesysteem uitkomst zou kunnen bieden. Zo’n systeem bespaart tijd, kosten en verkleint de kans op fouten.[Artikel gaat verder na de volgende alinea]

Zakelijke creditcards bieden voordelen

Werkgevers zijn vaak terughoudend met het verstrekken van creditcards aan werknemers. Volgens David Compier, Chief Commercial Officer van ICS, is dit een gemiste kans. Een declaratiesysteem in combinatie met een zakelijke creditcard kan zorgen voor een overzichtelijker proces waarbij uitgaven direct zichtbaar zijn en medewerkers geen kosten meer hoeven voor te schieten.

Digitalisering leidt tot efficiënter declaratieproces

Door het declaratieproces te digitaliseren, kunnen bedrijven aanzienlijk tijd en kosten besparen. Onderzoek van Aberdeen Group toont aan dat geautomatiseerde declaraties kunnen leiden tot een tijdsbesparing van 35% voor het totale onkostenbeheer. Bovendien kunnen de kosten voor het afhandelen van declaraties met maar liefst 75% dalen. Onlangs kondigde de aanbieder van reis- en declaratiebeheersoftware, SAP Concur aan de AI-mogelijkheden verder uit te breiden om het declaratieproces nog efficiënter te maken.