Naar geautomatiseerde factuurverwerking, maar hoe?

Door Hans van der Kolk, Sales Manager Easy Systems.

Je zit aan je bureau en kijkt eens rond over de afdeling. Stilte, iedereen is druk aan het werk. De hoeveelheid werk is de afgelopen jaren flink gegroeid en inmiddels is het zover dat jullie het eigenlijk niet meer aankunnen. Facturen stapelen zich op en de afdeling krijgt steeds meer telefoontjes van leveranciers die de status van hun factuur willen weten.

Wat doe je? Iemand erbij of wordt het tijd om te kijken of je dit op kunt lossen met behulp van software?? Je besluit je te verdiepen in het laatste. Zonder hulp van collega’s, want iedereen is toch al zo druk.

Doe het niet alleen

Herkenbaar? Organisaties waarbij de werkdruk te hoog wordt, doen er zeker goed aan om zich te verdiepen in automatisering en procesoptimalisatie. De valkuil is wel dat – juist vanwege die werkdruk – besloten wordt om er niet al te veel mensen bij dit soort zaken te betrekken. Dit met als argument dat ze dan gewoon door kunnen werken. Dat lijkt efficiënt, maar je mist dan ook waardevolle input. Bovendien is het eenvoudiger mensen te overtuigen als ze gelijk bij een project betrokken worden.

Afkijken mag

Hoe vaak hoor je niet iemand zeggen dat nieuwe collega’s altijd een frisse blik met zich meebrengen. Iemand die in staat is verder te kijken dan zijn neus lang is. Iemand die niet die ‘vastgeroeste’ blik heeft die mensen hebben die al een aantal jaar bij hetzelfde bedrijf actief zijn. Je hoeft niet per se nieuwe collega’s in dienst te nemen om die frisse blik te krijgen. Ga eens inspiratie opdoen bij andere bedrijven! Hoe hebben andere organisaties een dergelijk project aangepakt? Waar liepen ze tegenaan? Je hoeft niet het wiel opnieuw uit te vinden en tegen dezelfde dingen aan te lopen.
Meer weten over de aandachtspunten en valkuilen?

In het webinar ‘Wat zijn de aandachtspunten en valkuilen bij het overstappen naar geautomatiseerde factuurverwerking’ gaat mijn collega Bob van Zalingen in op verschillende vragen die spelen bij dergelijke projecten.

Heel veel kijkplezier!

(foto’s: Easy Systems; Oleg Magni, Pexels)