Moderne strategieën en technologie voor inkoop en besteding

Door Medius

De afgelopen jaren hebben corporate finance en procure-to-pay processen (inkoop en besteding) snelle en ingrijpende veranderingen ondergaan. Corporate finance, accounting en inkoop vormen de basis van elke onderneming, moeten voldoen aan de wettelijke normen en een nauwkeurige financiële rapportage kunnen garanderen.

Door de coronapandemie neemt de economische onzekerheid wereldwijd toe. Het strategisch belang van deze functies groeit omdat ze de koers van de onderneming bepalen en het schip financieel door woelige wateren moeten loodsen.

CIO’s en IT-professionals moeten de onderliggende drijfveren van deze nieuwe inkoop- en uitgavenstrategieën begrijpen, de nieuwe en opkomende bedrijfsvereisten en hun technologische implicaties.

Werkkapitaal is essentieel
Het is belangrijk om allereerst een thema onder de loep te nemen dat centraal staat in de nieuwe wereld van corporate finance: werkkapitaal. Het werkkapitaal is een financiële maatstaf die de voor een bedrijf beschikbare operationele liquiditeit weergeeft en wordt berekend door het verschil tussen de vlottende activa op de balans en de vlottende passiva te nemen.

Als de vlottende activa kleiner zijn dan de vlottende passiva, zal er een werkkapitaaltekort ontstaan en zal er onvoldoende kasstroom zijn om de dagelijkse bedrijfsactiviteiten te ondersteunen. Het is de taak van de CFO, de treasurer en/of de controller om dat te voorkomen door de juiste werkkapitaalstrategieën in te voeren en voorraden, handelsvorderingen (de verdiensten), schulden (wat verschuldigd is) en liquide middelen (leningen en investeringen) te beheren.

Hoewel er talloze manieren zijn om netto werkkapitaal vrij te maken, passen veel organisaties de eeuwenoude praktijk van het verhogen van het beschikbare netto werkkapitaal toe door facturen aan leveranciers te laat te betalen om zo te kunnen profiteren van de float. Hoewel het te laat betalen van leveranciers al vele jaren een financiële strategie is, kan het diezelfde leveranciers economisch benadelen. Bovendien gaat die strategie in tegen de belangrijke ondernemingsdoelstelling om de toeleveringsketen niet in gevaar te brengen.

Veel CFO’s streven maximale besparingen na, door kortingen op vroegtijdige betalingen toe te kennen. Die optie kan echter voordelen opleveren door de reële kans te benutten om schulden te gelde te maken en zo risicoloze rendementen te behalen. In plaats van, of als aanvulling op, meer traditionele werkkapitaalstrategieën.

Technologische implicaties
Het early pay-scenario is een enorme paradigmaverschuiving en cloud computing, analytics en dashboarding spelen stuk voor stuk een sleutelrol in de ondersteuning van deze nieuwe financiële strategieën.

Samenwerking is een van de grootste uitdagingen voor een organisatie. De controller is verantwoordelijk voor de boekhoudafdeling, terwijl de treasurer toezicht houdt op het financiële departement. CFO’s en de corporate treasurer werken samen strategieën uit, waardoor de cashflow wordt geoptimaliseerd. Hierdoor blijven de controller en de inkoop- en boekhoudafdeling buiten het overleg over de werkkapitaalstrategie, terwijl ze in werkelijkheid allemáál moeten samenwerken. Door iedereen toegang te geven tot dashboardfuncties kan de samenwerking via gedeelde gegevens worden verbeterd.

Wanneer schulden worden gezien als een kans om geld terug te verdienen, is het vanzelfsprekend van belang om de cyclus van factuur tot betaling te automatiseren en zo verzekerd te zijn van deze nieuwe inkomstenstroom. Er wordt niet alleen tijd bespaard, maar werknemers kunnen zich ook beter concentreren op meer strategische activiteiten, zoals analyse.

Natuurlijk is het niet nodig om alle aangeboden kortingen voor vroegtijdige betalingen te accepteren; daarom is het voor de liquiditeitsprognose en -planning cruciaal te weten of en wanneer u bepaalde leveranciers betaalt. Analyses in real-time van essentiële gegevens, inclusief benchmarks van concurrenten, kunnen organisaties helpen om prestaties te monitoren en effectief in de omgeving van het ‘nieuwe normaal’ te navigeren.

Cloud computing, analytics en dashboarding kunnen als voedingsbodem fungeren voor nieuwe en creatieve werkkapitaalstrategieën om organisaties groei en rendement te blijven geven. In zowel de beste als de slechtste scenario’s.

Over Medius
Medius is een toonaangevende wereldwijde leverancier van cloudgebaseerde oplossingen voor spend management. De modulaire suite van Medius voor spend management omvat oplossingen voor sourcing, contractbeheer, inkoop, automatisering van crediteuren en leveranciersbeheer, evenals tools voor gegevensinzicht die zorgen voor controle, naleving en kostenbesparingen gedurende het gehele source-to-pay-proces.