Meer inkomsten met Newbase

In 2004 bracht Biemans Accountants als eerste accountantskantoor de gehele interne automatisering onder in de cloud. De ervaring die het kantoor op deed leidde tot een logische vervolgstap: klanten op weg helpen om ook 'web based' te worden.  

“Weg met oud ijzer!”, zegt Oscar Hofs, directeur van Biemans Accountants. Binnen Biemans heeft oud ijzer – lees: servers 'on premise'- afgedaan. In 2004 stapte het kantoor over en werden zij volledig 'web based', dat wil zeggen dat de gehele automatisering in de cloud is ondergebracht.

De voordelen waren aanzienlijk maar werden beperkt doordat de klanten van Biemans nog veelvuldig documenten op papier aanleverden. “Wij moesten destijds meer dan 200.000 documenten op jaarbasis verwerken”, herinnert Hofs zich. “Daar kwam in 2010 verandering in. Toen zijn wij de financiële administraties gaan verwerken op basis van het inscannen van de inkoop- en verkoopfacturen. Dat hebben we ingericht als een volledig geautomatiseerde administratiestraat waarbij we scansoftware, administratieve software, jaarrekeningsoftware en belastingsoftware aan elkaar hebben gekoppeld, met de financieel administratieve software van Twinfield als basis.”

Klant naar de cloud

Een logische vervolgstap was om ook de klanten van Biemans naar de cloud te brengen. “We hadden tenslotte veel kennis en expertise opgedaan, zoveel dat we klanten zelf konden gaan begeleiden om naar de cloud over te stappen. En we hadden een groot netwerk opgebouwd van IT-ers die technische ondersteuning konden bieden.”

Behalve voor Twinfield, koos Biemans voor het ERP-systeem Newbase. ” Als aanvulling op Twinfield is Newbase perfect: waar je met Twinfield de financiële administratie kunt bijhouden, is Newbase geschikt voor klantenbeheer en voor projecten- en urenadministratie. Samen dragen ze bij aan een betere bedrijfsvoering: de financiële data die Twinfield verschaft, kun je gebruiken om met Newbase beter inzicht te krijgen in je eigen activiteiten dit geeft je meer grip op je klanten en een helpt bij het verbeteren van het beheer van de operationele activiteiten.”

Nieuwe inkomstenstroom

Tegelijkertijd is het begeleiden van klanten om in de cloud te gaan werken voor Biemans Accountants ook een middel om een nieuwe inkomstenstroom op gang te brengen. Een interessante uitbreiding nu de accountant steeds minder verdient aan de traditionele activiteiten omdat deze in toenemende mate automatisch plaatsvinden. “Wij zetten in op advies en implementatie van ERP-software van Newbase”, aldus Hofs. “We geloven dat de automatisering van de hele administratieve organisatie betrouwbaardere en beter bruikbare data oplevert. Data die wij weer kunnen gebruiken als basis voor onze analyses en adviezen.”

Oscar Hofs vervolgt: “Wij willen ons steeds meer richten op de primaire vastlegging van gegevens bij onze klanten om zo de kwaliteit van de 'bron' te bewaken in de wetenschap dat de kwaliteit van de output dan ook is gegarandeerd. Op deze wijze kunnen we de data van de klant efficiënter verwerken en verrijken met analyses en advies. Heel wat anders dan onze oude werkzaamheden zoals het bijhouden van de administratie, het samenstellen van de jaarrekening en de belastingaangifte.”

Groeimogelijkheden

Sinds 2015 heeft Biemans Accountants bij tien klanten Twinfield en Newbase geïmplementeerd. Voor de komende jaren verwacht Hofs nog meer interesse te kunnen wekken. “Weliswaar komen niet alle klanten in aanmerking, aangezien ze te klein zijn of omdat er branchespecifieke oplossingen bestaan, zoals bijvoorbeeld voor de bouw of voor de autobranche. Maar voor vele branches is dit niet het geval en in zo’n geval biedt Newbase uitkomst.” Al met al zijn er groeimogelijkheden te over: zeker 200 van hun klanten zijn wat Hofs betreft 'prospects'.

Om hen over de streep te trekken, is het vooral zaak hen bewust te maken van de voordelen van complete automatisering van de administratieve organisatie. Dat is niet altijd even eenvoudig. “Je hebt ondernemers die het lastig vinden om te automatiseren. Of juist ondernemers die zelf al het nodige hebben geautomatiseerd, waardoor het lastig te combineren valt met onze oplossing. We moeten het vooral hebben van de groep die bewust is gemaakt van de voordelen van automatisering”, besluit Hofs: “MKB-ondernemers die nog flink wat automatiseringsslagen moeten maken en graag tot actie overgaan als de baten opwegen tegen de kosten.”