Marktplaats advocatuur Liever geen Nederlands kantoor

Outsourcing van bedrijfsactiviteiten vindt steeds vaker plaats, zelfs van activiteiten die tot voor kort tot de corebusiness werden gerekend. Zo ook bij een beursgenoteerde onderneming die besloot alle IT-activiteiten te outsourcen. Honderden personeelsleden op meerdere continenten en alle hard- en software zouden worden ondergebracht bij een andere onderneming.

Een aanbesteding van de juridische werkzaamheden werd als middel gekozen om zo de beste dienstverleners op dit gebied in kaart te brengen. De zoektocht naar kantoren die aan de aanbesteding mee konden doen, strekte zich voornamelijk uit tot kantoren in Londen en de VS. De Nederlandse advocatuur, alle mooie folders ten spijt, kan zonder samenwerking met buitenlandse kantoren nu eenmaal niet de benodigde kennis en ervaring bieden die voor een outsourcingsproject van enig kaliber vereist is.

Omdat een groot deel van de IT-activiteiten in Europese landen plaatsvindt, moesten de kantoren ook stevig geworteld zijn in Europa. Naast reeds bestaande samenwerkingsverbanden tussen kantoren aan beide zijden van de oceaan ontstonden er ook spontane samenwerkingsverbanden, die in een enkel geval binnen een weekend werden opgetuigd.

In de groep van bieders bevonden zich ook drie huisadvocaten. Deze drie kantoren vormden eveneens transatlantische allianties. Enkele New Yorkse kantoren meenden de samenwerking met hun Europese counterparts te kunnen beperken tot het tegen uurtarief laten verifiëren van de locale contracten. Dit New-York-centrische denken was niet wat de opdrachtgever in gedachten had bij de selectie van een kantoor voor deze omvangrijke opdracht. Toen een alleen biedend New Yorks kantoor een Europese partner zocht, bleek dat het bod naar boven moest worden bijgesteld, omdat geen van de in aanmerking komende kantoren bereid was slechts de rol van bijwagen te vervullen. Dit leidde tot afhaken voor het einde van het aanbestedingsproces. Uit de grafiek blijkt de nationaliteit van de kantoren.

HYBRIDE
Bij een project waarbij men verwacht tientallen procenten te besparen op jaarbudgetten van honderden miljoenen euro’s, is prijs niet de belangrijkste factor voor de selectie van een advocatenkantoor. Opvallend was de overmacht in kennis en ervaring van de Amerikaanse kantoren. Het hoeft dan ook niet te verbazen dat de shortlist bestond uit drie kantoren, waarbij de Amerikaanse kantoren steeds de lead counsel waren. Dat betekent dat zij ‘hoofdaannemer’ waren, met Europese kantoren die als onderaannemers meewerkten.

Kwaliteit, beschikbaarheid en ervaring op het desbetreffende vakgebied waren enkele van de bepalende criteria voor de keuze van het kantoor. Ook bij deze aanbesteding was de prijs wederom niet de bepalende factor.

Het uiteindelijk geselecteerde kantoor had reeds voor miljarden aan ‘contract value’ aanbesteed in de IT-sector. Bovendien waren er een aantal bijkomende redenen om dit kantoor in te schakelen. Het kantoor treedt nooit op voor de bedrijven die de werkzaamheden gaan overnemen (de ‘vendors’), maar alleen voor bedrijven die hun activiteiten aan derden outsourcen. Dit brengt mee dat er nauwelijks belangenconflicten ontstaan, waardoor de praktijk probleemloos kon groeien. Er zijn zelfs tientallen specialisten die zich uitsluitend met outsourcing bezighouden, van wie er meer dan tien zogenaamde ‘hybrids’ zijn: advocaten die naast hun rechtenstudie ook een master’s of Ph.D. behaald hebben in de computerwetenschappen.

Deze hoge mate van specialisatie stelt het betrokken kantoor in staat de vendors jaarlijks uit te nodigen om de knelpunten bij contractonderhandelingen te bespreken. De besprekingen op individueel bedrijfsniveau kunnen tot een minimum worden beperkt en er kan volop gebruik worden gemaakt van standaardclausules die hun waarde bij andere IT-outsourcingsprojecten hebben bewezen.

‘SPREAD’
De ‘spread’ tussen de drie huisadvocaten mag wel opvallend worden genoemd. De hoogst biedende huisadvocaat is ruim twee keer duurder dan de laagst biedende. Twee van de huisadvocaten hebben zich zeer ingespannen om het werk binnen te slepen. Dit uitte zich onder meer in de grootte van de delegaties die werden ingezet bij besprekingen met de opdrachtgever.

Tevens viel het verschil in relevante ervaring op. Zoals vaker het geval is, blijkt de in Nederland aanwezige kennis en ervaring sterk achter te lopen bij Amerikaanse kantoren. Dat hoeft geen bezwaar te zijn, maar wanneer het gaat om projecten waarmee in de loop van jaren miljarden bespaard moeten worden, dient men zich toch wel af te vragen of men de juiste advocaat heeft voor de klus die moet worden geklaard.

Paul de Jonge is directeur/general counsel van Legal BenchMarket International B.V. pdejonge@legalbenchmarket.nl